Mange bedrifter har alt for høye IT-kostnader. Det kan være flere grunner til det, men som regel har det sammenheng med tidligere IT-investeringer og leverandøravtaler. Her er våre 6 viktigste tips til å redusere dine IT-kostnader med inntil 50 prosent.
1. Få oversikt over dine IT-kostnader
Det høres kanskje enkelt ut, men mange bedrifter har ikke en klar formening om hvor mye de egentlig bruker på IT. IT-kostnader griper typisk inn i alle deler av virksomheten. Nettopp derfor er det vanskelig å ha en fullstendig oversikt over hvor mye dette egentlig koster.
Det enkleste er å se på fjorårstallene, da kan du se på året som helhet for å være sikker på at du får med alt. Sjekk leverandørreskontro for å få oversikt. Du burde også se nærmere på de aktuelle fakturaene.
Det er som regel flere leverandører som leverer en eller annen form for IT; lisenser, forskjellig IT-utstyr, forhandler av økonomi- og/eller fagapplikasjon, leverandør av drift- og supporttjenester, konsulenttimer, og så videre. Listen kan være lang. Skaff deg en komplett oversikt snarest mulig. Her kan det være mye å spare!
2. Kritisk blikk på avtaler og bindingstid
IT er i stadig endring. Det blir bedre, raskere og mer fleksibelt. Og ikke minst, det blir billigere. Dette taler til din fordel, og er noe du burde utnytte for å kutte i dine IT-kostnader. Det er ikke lenger nødvendig å binde seg til lange avtaler for å få best mulig pris fra din IT-leverandør, uansett om det er programvare (økonomi- eller fagapplikasjon) eller leverandør av drifts- og supporttjenester. Den tiden er forbi.
Velg en løsning som ikke binder deg økonomisk over tid.
Hvordan er situasjonen hos deg? Er du bundet av avtaler med lang bindingstid? Har du sjekket alternativer? Hvis du har tidligere investert i egen IT-infrastruktur, så kan det lønne seg å vurdere alternative løsninger allerede nå. Da har du større fleksibilitet til å velge den løsningen som passer best for deg når avskrivningen nærmer seg slutten.
Kjøp av programvare eller tjenester som virket gunstig for noen år siden er sannsynligvis både dyrere og mindre fleksibelt i dag. Dessuten finnes det mange skybaserte alternativer hvor du kun betaler løpende med svært kort oppsigelsestid. Det er også mye rimeligere, totalt sett.
3. Leie, ikke eie
Dette er trolig den sterkeste drivkraften i IT-bransjen for tiden. Vi snakker om skytjenester hvor programvareleverandøren selv tilbyr sin programvare som en tjeneste via internett. Det vil være en bedre løsning for deg, ikke minst i kroner og øre. I tillegg flyttes den økonomiske risikoen fra deg til leverandøren.
Istedenfor at du kjøper og eier programvaren, og alt hva det innebærer av oppgraderinger, vedlikehold, drift, support og så videre, så leveres dette i sin helhet fra programvareleverandøren selv. Det er en tjeneste, tilgjengelig fra nettleseren din.
Du betaler en fast pris pr. måned, som regel er dette knyttet til de som bruker løsningen, det vil si en pris pr. bruker pr. måned. Alle oppgraderinger, vedlikehold, drift og oppetid, etc. dekkes av programvareleverandøren, ikke deg. Alt er bakt inn i den faste prisen pr. bruker pr. måned. Det gjør regnestykket mye bedre for deg.
Alle programvareleverandører har en skystrategi for sine løsninger, og de fleste tilbyr nå sin programvare som skytjeneste.
4. Moderne og fremtidsrettet IT-løsning
Det finnes i hovedtrekk tre forskjellige IT-løsninger å velge mellom, uansett hvilken bransje bedriften din hører til. Det kan være store kostnadsforskjeller mellom de ulike løsningene, i mange tilfeller opptil 50 prosent forskjell mellom den dyreste og rimeligste løsningen.
Her er en kort oversikt:
a) On-premise
Bedriften din kjøper og eier alt IT-utstyret selv; fra servere, nettverk, og forskjellig programvare. Utstyret er plassert i bedriftens lokaler. Installasjon, drift, vedlikehold, etc. blir enten gjort av ansatte selv eller, mer vanlig, av en ekstern IT-leverandør. Investeringen beregnes over 3 eller 5 år. Økonomisk er dette som regel “midt på treet”, ikke dyrest men heller ikke den rimeligste. Dette er imidlertid en “gammeldags” løsning (stadig færre ønsker å eie IT-utstyret selv pga. økonomisk risiko og uforutsigbare ekstrautgifter). Dessuten blir bedriften “låst til” samme IT-løsning i de neste 3-5 årene (avhengig av nedskrivning). Dette i en tid hvor nye IT-løsninger lanseres i stadig hyppigere tempo – til en bedre og rimeligere pris enn tidligere.
b) Eksternt datasenter/ASP
Bedriften din inngår en forpliktende leieavtale med en ekstern driftsleverandør for levering av IT via internett, en såkalt ASP (Application Service Provider) løsning. Driftsleverandøren installerer, drifter og vedlikeholder de nødvendige programvarene i sitt eget datasenter. Dette er også bakt inn i prisen på leien. Oppgraderinger, med tilhørende konsulentkostnader, kommer i tillegg.
Slike IT-løsninger så dagens lys for nesten 20 år siden og er basert på gammeldags teknologi. Dette er altså ikke en moderne skyløsning hvor programvareleverandøren selv tilbyr sin programvare over internett. Hvis man ser på de totale IT-kostnadene, så er også slike ASP løsninger som regel dyrere enn de to andre alternativene (on-premise og nettsky).
c) Nettsky (abonnement)
Dette regnes som den beste og mest kostnadseffektive løsningen. Dine programmer leveres direkte fra programvareleverandører som tjenester (abonnement) via internett. Det krever ingen installasjon, vedlikehold, backup eller oppgraderinger. Dette håndteres av de aktuelle programvareleverandørene. Tjenestene (abonnementene) tilbys til en fast pris pr. bruker pr. måned.
5. Fokus på kjernevirksomheten
Mange bedrifter gjør fortsatt alt IT-arbeidet selv, fra enkle IT-support oppgaver og back-up løsninger til IT-strategi arbeid og annen IT-planlegging og implementering for å understøtte forretningsprosessene i bedriften. Det kan bli krevende, selv for den mest oppegående IT-orienterte ansatte. I tillegg til å prøve å være oppdatert på alle IT-relaterte kompetanseområder, så må det også planlegges spesielt ifm. mulig sykdom, ferie, etc. Det kan fort bli kostbart, og er sjelden god butikk for firmaet.
Det er vanligvis bedre, og rimeligere, å sette ut disse drifts- og supportoppgavene til en ekstern aktør som har særlig fokus på akkurat dette. Som regel tilbys dette til en fast pris pr. bruker pr. måned, så det er enkelt å planlegge disse kostnadene i forkant. Så kan bedriften isteden bruke mer tid og krefter på sin egen kjernevirksomhet – og sin egen bunnlinje!
6. Automatisering
Dette sier seg selv. Brukt riktig, så vil IT automatisere og effektivisere de interne arbeidsprosessene. Og selvfølgelig – kutte IT-kostnader.
Datamaskinbasert automatisering av ulike arbeidsoppgaver er forsåvidt ikke noe nytt, men bruk av ny teknologi kombinert med fremveksten av nettsky løsninger har aktualisert temaet i det siste. En rapport utarbeidet for Kunnskapsdepartementet analyserer hvordan digitalisering vil påvirke ulike yrker i Norge i tiårene som kommer.
I følge rapporten vil digitalisering og datamaskinell automatisering påvirke praktisk talt alle yrker til en viss grad. Det er i hovedsak to store grupper som trolig vil være spesielt mottakelige for digitalisering, med en sannsynlighet på over 95 prosent. Det er butikkmedarbeidere og kontoransatte. I tillegg nevnes regnskapsførere, selgere og resepsjonister.
IT-automatisering kan gi betydelige besparelser for den enkelte bedrift. På tide å se hvordan det står til med automatiseringen på din egen arbeidsplass?
