Åpenhetsloven – hvordan følge den og samtidig styrke konkurranse­evnen

Hva er åpenhetsloven?

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Loven pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling) retningslinjer for flernasjonale selskaper. Et av hovedprinsippene i OECDs retningslinjer er at virksomheten skal bidra til en bærekraftig utvikling, og utføre aktsomhetsvurderinger for å sikre at de ikke bidrar til negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø.

Hvem gjelder åpenhetsloven for?

Det er ca. 9 000 bedrifter i Norge som er direkte berørt av loven. Store deler av norsk næringsliv blir i løpet av kort tid indirekte berørt, eksempelvis som leverandør til en direkte berørt virksomhet. Det er derfor viktig at alle virksomheter har forståelse for hva åpenhetsloven går ut på og hva som kreves.

Loven gjelder for større virksomheter hjemmehørende i Norge, og virksomheter som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Til forskjell fra annen definisjon av “større virksomheter” ser vi nå at terskelen er vesentlig lavere!

Med større virksomheter menes virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

• Salgsinntekt: 70 millioner kroner
• Balansesum: 35 millioner kroner
• Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

Morselskaper skal regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet.

Webinar | Hva går åpenhetsloven ut på og hva må du gjøre for å etterleve den?

Håndheving av åpenhetsloven og sanksjoner ved brudd

Forbrukertilsynet fører tilsyn med at loven overholdes av de berørte foretakene i Norge. Tilsynet utføres på eget initiativ eller etter henvendelse fra andre. Det betyr at om noen varsler om at ditt selskap kan ha brutt åpenhetsloven kan Forbrukertilsynet velge å utføre tilsyn. Dersom Forbrukertilsynet finner at en virksomhet handler i strid med loven kan Forbrukertilsynet innhente bekreftelse på at det ulovlige forholdet skal opphøre, eller fatte vedtak som forbud, påbud, tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Vedtaket gjelder i fem til ti år og bedriften må dokumentere at forholdene som vedtaket gjelder for ikke lenger er aktuelle og at bedriften er i henhold til åpenhetsloven for å avslutte vedtaket.

Lignende lover er innført i andre EU-land og er i tråd med utviklingen i resten av Europa. Med fokuset på bærekraft, klima, miljø og sosiale forhold forventes det et vesentlig trykk fra offentlige myndigheter, fokus på dette i konkurransesammenheng og etablering av forretningsforbindelser, og at bedrifter er i henhold til åpenhetsloven.

Du er berørt, her er stegene du må utføre nå:

1. Gjennomføre aktsomhetsvurderinger
2. Offentliggjøring av rapport og redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
3. Legge til rette for å svare ut innsynsretten for “enhver”

Stegene er ikke bare en sjekkliste, men krever arbeid, involvering av flere i virksomheten samt strukturert arbeidsmetodikk for å svare ut lovkrav i henhold til OECDs retningslinjer. Det er viktig å påpeke at OECD sine retningslinjer er mer helhetlige enn hva åpenhetsloven krever informasjon om. Åpenhetsloven fokuserer hovedsakelig på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, mens OECD sine retningslinjer også fokuserer på sysselsetting, miljøvern, korrupsjon, forbrukerinteresser, vitenskap og teknologi, fri konkurranse og skatt. Loven, rådgivere og veiledere viser til OECD sine retningslinjer. Så om du velger å kun svare ut det nødvendige, hvilken påvirkning får det for virksomheten din i en konkurransesituasjon hvor andre svarer mer helhetlig?

Det viktigste er å komme i gang, så kan både metodikk, rapportinnhold og hvordan dere jobber med å avdekke- og forhindre risikoer i virksomheten forbedres over tid. Vi anbefaler å gjøre forberedende arbeid allerede i 2022 slik at du enkelt kan svare ut informasjonskrav samt oppdatere rapporten og være i henhold til loven i 2023.

Få hjelp til å utføre kravene i Åpenhetsloven

1. Hva er en aktsomhetsvurdering?

En aktsomhetsvurdering er en prosess hvor ledelse, nøkkelpersoner og ofte leverandører/forbindelser deltar for å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielt negative konsekvenser av sin virksomhet.

Berørte bedrifter må utføre aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med retningslinjer fra OECD. Dette skal ifølge loven utføres regelmessig (minst årlig) og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten opererer innen, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Aktsomhetsvurderinger består av følgende seks punkter og er ufravikelige:

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
2. Kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser
3. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning/skade
4. Overvåk gjennomføring og resultater
5. Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert
6. Sørg for, eller samarbeid om gjenoppretting der det er påkrevd

En aktsomhetsvurdering er ikke en skrivebordsøvelse eller noe som bør sees lett på. Samtidig er det ikke så komplisert om man benytter rett metodikk og malverk, og gjør arbeidet repeterbart og implementerbart i virksomheten. Det er nettopp å komme i gang, å forankre arbeidet i bedriften, etablere rutiner og arbeidsmetodikk for aktsomhetsvurderingen som sørger for etterlevelse og konkurransefortrinn i markedet.

Hva skal det redegjøres for?
Enkelt forklart skal det redegjøres og rapporteres om hvordan virksomheten fremmer respekt for (jobber med, retter opp, og forhindrer brudd på) grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester hos seg og sine leverandører.

Overholder mine leverandører lovkrav om arbeidsforhold?

Handler jeg med leverandører i land med sannsynlighet for korrupsjon og brudd på menneskerettigheter?

Hva med produsenten min i utviklingsland, er det sannsynlig at de driver med tvangsarbeid?

2. Årlig rapportering og redegjørelse

Etter at åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022, har virksomheter som er omfattet av loven plikt til å foreta aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Loven pålegger virksomhetene å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene innen 30. juni hvert år – første gang 30. juni 2023.

Rapporten om bedriftens arbeid og aktsomhetsvurderinger skal inneholde:

• Generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører og samarbeidspartnere.
• Faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger
• Iverksatte eller planlagt iverksatte tiltak for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultat eller forventede resultater av tiltakene.

Flere punkter er sammenfallende med Regnskapsloven §3-3 c og kan samskrives i en felles redegjørelse så lenge alle krav svares ut tilfredsstillende.

Rapporten og redegjørelsen skal publiseres på selskapets nettside og/eller være enkelt tilgjengelig ved forespørsel.

3. Informasjonskrav

Fra 1. juli 2022 kan enhver kreve informasjon om hvordan virksomheter som omfattes av åpenhetsloven håndterer negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Enhver kan altså være en privatperson, fagforening, arbeidstaker, organisasjon, stiftelse, journalist, investor, andre virksomheter, offentlig forvaltningsorgan eller andre. Det er ikke krav om at den som ber om informasjon er norsk eller har tilknytning til Norge. Det er heller ikke krav om begrunnelse av informasjonskravet.

Virksomhetene skal gi informasjon innen rimelig tid og senest tre uker etter at informasjonskravet er mottatt. Det vil si at berørte bedrifter har 21 dager på seg til å svare ut et informasjonskrav. Det anbefales å etablere rutiner for hvordan slike informasjonskrav kan rettes og behandles i virksomheten. Det finnes noen få tilfeller hvor bedrifter kan avslå informasjonskrav. Ta kontakt med oss om du havner i en situasjon hvor det kan være ønskelig.

Fire steg for å lykkes med åpenhetsloven

1. Forankre ansvar

Ansvaret må forankres i styret og ledergruppen gjennom beslutning om forsvarlig drift i henhold til OECDs retningslinjer. Styret og ledelsen har ansvaret for at beslutningen implementeres i strategi, kultur og rutiner.

2. Gjennomfør aktsomhetsvurdering og risikoanalyse

Kartlegg risikoområder i verdikjeden, forstå bransje, land, kultur, produksjonsprosesser og leverandørkjede. Arbeidstakerrettigheter, miljø, skatt, antikorrupsjon, konkurranselovgivning, forbrukerinteresser og åpenhet. Sørg for implementering av rutiner i corporate governance, code of conduct, risk management system, innkjøpsprosedyrer, kontrakter og avtaler.

3. Prioriter og forebygg

Evaluer og prioriter risikoområder for utarbeidelse og implementering av konkrete risiko-mitigerende tiltak og handlinger. Det er sjelden mulig å ta tak i alle punkt samtidig. Velg derfor ut de mest alvorlige og start med de. Jobb så med å forebygge, forhindre og rette opp eventuelle negative påvirkninger bedriften har innen OECDs retningslinjer.

4. Måling og rapportering

Utarbeid måleparametre (KPI’er) for monitorering og måling av implementerte tiltak. Utarbeid rapport og redegjørelse om åpenhetsloven, samt evaluering og forbedring mot neste periode. Utvikle en helhetlig rapportering for virksomheten med bærekraft som overhengende tema.

Få hjelp til å bærekraft og bærekraftsrapportering i din bedrift

Hvordan bruke åpenhetsloven til å styrke konkurranseevnen?

Åpenhetsloven berører nærmere 9 000 virksomheter i Norge direkte og mange flere indirekte. Om du ikke er direkte berørt er det stor sannsynlighet for at en eller flere i din verdikjede er berørt, og kanskje din argeste konkurrent, eller største kunde?

I anbud, konkurranser og i avtaler vil det etter alt å dømme komme klausuler vedrørende åpenhetsloven og hvordan din virksomhet er i henhold til den. Flere av våre kunder har den siste tiden blitt møtt med åpenhetsloven ute i markedet. Felles for de alle er at det er svært viktig for deres konkurranseevne at de har dokumentasjon på plass umiddelbart. Med tanke på innsynsretten på 21 dager, for virksomheten og verdikjeden, har man ikke tid til alt arbeidet og å svare ut innsynskravet i tide. Det fører til en vesentlig motivasjon for å gjennomføre de fire stegene nevnt tidligere, så snart som mulig.

Det er forretningsmessig uklokt å ikke ta åpenhetsloven på alvor og forberede virksomheten på skjerpede krav.

Hvordan kan Azets hjelpe?

Azets har metodikk, erfaring og kompetanse til å bistå deg slik at du er i henhold til lovkrav. Om ønskelig kan vi også oppbevare rapporten for deg, så du alltid har den enkelt tilgjengelig ved behov.