Jeg får ofte spørsmål fra arbeidsgivere om det er vanlig å forskuttere sykepenger til ansatte eller ei. Praksisen er ganske bransjeavhengig og noen ganger avgjort av regler i tariffavtale. Uansett om du forskutterer ytelser fra NAV eller ei, er det en del ting du bør ta stilling til og være klar over:
- Er du sikker på at du alltid ber NAV refundere omsorgspenger ved sykt barn når det har gått mer enn 10 dager?
- Har du ansatte med hyppig bruk av egenmelding som du dekker arbeidsgiverperioden på?
Jeg vil påstå at bedriften din må ha svært god kunnskap om reglene for retten til sykepenger.
Jeg ønsker her å gi deg en oversikt over reglene for refusjoner fra NAV – slik at din virksomhet ikke dekker mer av kostnadene enn dere er forpliktet til.
Arbeidsgiverperioden
Arbeidsgiverperioden trer inn ved sykefravær og varer i 16 kalenderdager. Mange arbeidsgivere er ikke påpasselige nok med å kontrollere eventuelt fravær før sykmeldingen starter. Alt sykefravær, både sykmeldinger og egenmeldinger de siste 16 dagene før sykmeldingen, skal med. Det er derfor viktig at du har et godt system for å holde oversikt over sykefravær. Regelen betyr at om en ansatt har hatt 3 egenmeldingsdager de siste 16 dagene før en sykmelding, vil sykmeldingen være den fjerde dagen i arbeidsgiverperioden. Dette er det viktig å ha kontroll på, slik at du ikke dekker unødvendig med sykepenger.
Ytelser uten arbeidsgiverperiode
Det er dessverre slik at det utbetales en del sykepenger, med arbeidsgiverperiode – som skulle vært en annen ytelse, uten arbeidsgiverperiode. Som arbeidsgiver er det viktig at du har oversikt over disse ytelsene og kan bistå dine ansatte når de har mottatt en feilaktig sykmelding. Sykepenger skal kun gis ved fravær som klart skyldes egen sykdom. Dette betyr at en sykmelding på grunn av en konflikt på arbeidsplassen som hovedregel ikke gir rett til sykepenger. Jeg ser at en del ansatte mottar sykmelding i tilfeller hvor de har rett til:
- Omsorgspenger
- Pleiepenger for pleie av nærstående i livets sluttfase
- Pleiepenger for sykt barn
Felles for disse ytelsene er at de ikke har en 16 dagers arbeidsgiverperiode. Dermed blir det unødvendig dyrt for deg når feil ytelse utbetales. Enda viktigere er det at du som arbeidsgiver må sies å ha et ansvar for å bistå ansatte slik at de ikke krever urettmessig ytelse fra NAV. Det er også viktig å huske på at sykepengeretten er begrenset.
Vær påpasselig slik at ikke foreldre med syke barn bruker opp sykepengeretten sin før de faktisk selv er syke.
Unntak for arbeidsgiverperioden – hyppig fravær
Det er ikke alltid slik at du skal betale arbeidsgiverperioden. Folketrygdloven §8-20 åpner for at både ansatte og ledere søker om unntak for arbeidsgiverperioden i de tilfeller der kronisk eller langvarig sykdom fører til hyppigere fravær.
Jeg opplever at mange virksomheter kjenner til reglene for unntak ved kronisk sykdom, men regelen er mer vidtrekkende enn dette. Du søker også unntak i de tilfeller der ansatte har en plage, skade eller sykdom som tidvis fører til fravær. En frozen shoulder for en barnehageansatt er et slikt eksempel, eller et vondt kne hos en håndverker. Er du klar over at du kan få unntak for arbeidsgiverperioden når en ansatt har hyppig bruk av egenmeldinger? Det er ikke et krav om at sykdommen, skaden eller plagen skal ha ført til sykmeldinger. En ansatt kan slite med vondt i hodet som fører til bruk av 3-4 egenmeldinger hvert år, da kan du velge å søke om unntak. Det er uansett NAV som tar den endelige beslutningen på om fraværet er tilstrekkelig for å få et vedtak.
Hvordan søker du refusjoner fra NAV?
Du leverer inn skjemaet NAV 08-20.05 som er delt i to alternativer, ett for hyppig bruk av egenmelding og ett for andre tilfeller. Skjemaet er lettfattelig og krever ikke mye arbeid. Husk at dette er noe du gjør så raskt som mulig – ikke vent til neste fravær! Vedtaket vil kun gjelde fra søknadsdatoen, ikke tilbake i tid.
Når du har mottatt et vedtak:
Mottar du et vedtak gjelder dette gjerne for ett eller to år. Legg inn påminnelse om at du sender inn ny søknad før det gamle vedtaket går ut, med mindre den ansatte er helt frisk igjen. Et vedtak vil gi deg rett til å kreve refusjon fra første fraværsdag, uansett diagnose. Det betyr at du får refusjon for alle egenmeldinger og sykmeldinger den ansatte har, inklusiv feriepenger. Kravet om refusjon skjemaet NAV 08-20.12 og dette skal du sende inn selv om du venter på saksbehandling på selve vedtaket. Dette slik at kravet ikke blir foreldet.
Unntak for arbeidsgiverperioden – gravid
Når du har en gravid ansatt øker sannsynligheten for fravær. Her er søknadsprosessen og reglene for innsending av krav de samme som i punktet over, men vedtaket du får vil ha tilbakevirkende kraft. Det er gjerne slik at det går noen måneder før du er informert om at fraværet er svangerskapsrelatert. Søknadsskjemaet i disse tilfellene heter NAV 08-20.20. I det du sender søknad om unntak for arbeidsgiverperioden sender du derfor også inn krav om refusjon for alt fravær tilbake i tid.
I en del yrker kan mors arbeidssituasjon skade barnet, selv om mor ellers er frisk. I slike tilfeller skal det søkes om svangerskapspenger. Jeg opplever at det ofte gis sykmelding også i slike tilfeller og dette er feil. Mitt forslag er å gå i dialog med den ansatte og involvere NAV eller jordmor/lege. Svangerskapspenger har ingen arbeidsgiverperiode og vil gi samme utbetaling til mor som ved sykepenger. Et krav er at det ikke er mulig med omplassering i virksomheten for å unngå den skadelige situasjonen. For den ansatte er skillet mellom svangerskaps- og sykepenger viktig, da den sistnevnte ytelsen er tidsbegrenset.
Nyansatte
En ansatt må ha arbeidet i virksomheten din i 4 uker før han har rett på sykepenger og omsorgspenger ved sykt barn. For å kunne benytte egenmelding må det ha gått 2 måneder. Før dette må den ansatte kreve sykepenger direkte fra NAV. Retten til sykepenger fra første dag fra NAV vil avhenge av om den ansatte har vært i arbeid eller likestilt situasjon minst de siste 4 ukene umiddelbart før vedkommende ble syk. Det betyr at en ansatte som har hatt opphold i arbeid mellom to arbeidsgivere ikke vil kunne kreve sykepenger fra NAV fra første sykedag. Retten til omsorgspenger for sykt barn følger de samme reglene og en ansatt som har vært i arbeid de siste 4 ukene umiddelbart før barnet ble sykt kan kreve dette tilbake fra NAV. Egenmeldinger er ikke mulig å benytte før 2 måneders ansettelse hos nåværende arbeidsgiver, innen dette må den ansatte oppsøke lege ved første fraværsdag.
Forskutterer dere sykepenger og er usikre på hvordan dere løser slike situasjoner? Min oppfordring er å legge inn tydelige regler i ansettelsesavtaler, personalhåndbok eller lignende som gir dere rett til å la være å forskuttere i disse tilfellene.
Ansatt som har vært ute av arbeid i mer enn 14 dager
Om en ansatt har avbrudd i arbeid på mer enn 14 dager starter en ny opptjeningsperiode for rett til sykepenger fra arbeidsgiver. Har avbruddet vart i mer enn 4 uker vil retten til sykepenger fra NAV også kunne falle bort. Her er opptjeningstiden varierende, avhengig av hvilke type fravær det er snakk om. Lovbestemt ferie eller avbrudd på grunn av turnus skaper ingen ny opptjening. Her er noen eksempler:
- Foreldrepermisjon – 4 ukers opptjeningstid ved sykmelding og egenmelding
- Sesongarbeidere – 4 uker opptjeningstid på sykmelding og 2 måneder på egenmelding
- Ulønnet permisjon – 4 uker på sykmelding og 2 måneder ved egenmelding
Merk at reglene over gjelder sykepenger fra virksomheten. I en rekke tilfeller vil regler i Folketrygdloven gi den ansatte rett til sykepenger fra NAV. En ansatt som kommer tilbake fra en foreldrepermisjon, med foreldrepenger utbetalt fra NAV, vil ha rett på sykepenger fra NAV fra første fraværsdag. Har den ansatte tatt utvidet, ulønnet foreldrepermisjon eller ulønnet utdanningspermisjon vil de i svært mange tilfeller stå helt uten rett til sykepenger. NAV har en unntaksregel i Folketrygdloven § 8-47 som hjelper ansatte i noen få tilfeller der oppholdet i arbeid har vært på under 1 måned. Denne gir rett til sykepenger fra den 15. dagen, men kun på 65% av sykepengegrunnlaget.
Gir du en ansatt ett års utdanningspermisjon er det viktig å understreke at retten til sykepenger både fra dere og NAV først er tilbake etter minst 4 ukers arbeid!
Kort oppsummert: permisjon, lønnet eller ulønnet, på mer enn 14 dager vil frata retten til sykepenger fra arbeidsgiver inntil arbeidet er gjenopptatt og har vart i minst 4 uker.
Ferie rett etter foreldrepermisjon
Mange tar ut ferien sin rett etter foreldrepermisjon, uten å gjenoppta arbeidet først. I slike tilfeller vil opptjeningstiden på sykepenger først starte den dagen ferien er over og den ansatte er tilbake i arbeid. Med andre ord vil den ansatte måtte arbeide i 4 uker etter ferie før ny rett til sykepenger fra arbeidsgiver er tilstede. Hadde den ansatte gjenopptatt arbeidet innen ferien startet ville opptjeningstiden startet den dagen den ansatte gjenopptok arbeidet og ikke etter ferien.
Omsorgsdager sykt barn eller barnepasser
Ansatte med to barn under 12 år har rett til 10 omsorgsdager pr kalenderår, mer enn to barn gir rett til 15 dager. Foreldre til kronisk syke eller funksjonshemmede barn kan kreve 10 ekstra dager per barn per år.
Det vil si at du som arbeidsgiver må ha kontroll på hvor mange omsorgsdager som er brukt og påse at du søker refusjon hos NAV fra og med dag 11, via den Digitale inntektsmeldingen. Som arbeidsgiver har du plikt til å forskuttere disse dagene, så lenge den ansatte har opptjent seg rett til å bruke dem.
Forskuttering av sykepenger – dette skal du ha tilbake fra NAV
Med unntak av en del tilfeller forklart over, skal du som forskutterer sykepenger ha refundert sykepenger fra dag 17. Hva du fyller ut i inntektsskjema er avgjørende for at du mottar korrekt refusjon. Beregningen av sykepenger og hvilke lønn som skal med i inntektsgrunnlaget ble endret fra 1. januar 2019.
Beregning av sykepenger - slik gjøres det.
Det er viktig å være klar over at de nye reglene kan føre til at dine ansatte har rett på en annen beregning av sykepenger enn tidligere. Du har ikke mulighet til å avtale dårligere ordninger for dine ansatte enn det de har krav på ifølge Folketrygdloven!
Det er visse begrensninger i refusjonene fra NAV, da vi ikke har rett til ubegrenset med lønn og feriepengeopptjening under sykdom. Fra NAV vil du kun motta refusjon for:
- Maksimalt 6 Grunnbeløp (599 148,-) i 2019-2020
- Feriepengeopptjening på 10,2 % for de første 48 sykepengedagene i året
- Sykefravær hvor det er levert inn refusjonskrav via digital inntektsmelding
- For sykmeldinger der søknad om sykepenger er levert inn fra den ansatte til NAV innen 3 måneder
Full lønn under sykdom?
Hva har du avtalt med dine ansatte rundt forskuttering? Min erfaring er at en del virksomheter har utbetalt full lønn under sykdom, uten å egentlig være klar over hva de har avtalt med sine ansatte. Å forskuttere full lønn under sykdom er et svært stort gode. Om dere gjør dette må du påse at dine ansatte er klar over dette. Utbetaler dere full lønn og feriepengeopptjening på 12 prosent vil det si at du betaler langt mer enn det du får tilbake fra NAV. Ved et langtidsfravær på 11 måneder hos en ansatt med 650 000,- i årslønn vil den totale differansen være over 115 000,-.
Gjør en skikkelig vurdering
Hvis du forskutterer, må du være påpasselig med at dere kun forskutterer ytelser den ansatte faktisk har rett på, at dere har avtale om å ikke forskuttere der dere er i tvil om denne retten og at dere har tatt en vurdering av hvilke kostnader forskuttering av sykepenger påfører dere.
Ønsker du å digitalisere og effektivisere din personaladministrasjon?
LES MER OG FÅ EN GRATIS DEMO
