7 gode tips for å stille sterkere ved bokettersyn

Mange bedrifter ønsker gode tips om hvordan de kan unngå bokettersyn. Det er dessverre ikke mulig å få – enkelt og greit fordi alle norske bedrifter kan bli utsatt for kontroll. Likevel finnes det flere grep du kan ta for å redusere sjansen for bokettersyn, og for å gjøre prosessen smidigst mulig dersom kontrollørene skulle banke på akkurat din dør.

Hva er bokettersyn?

Kort oppsummert er bokettersyn skattemyndighetenes kontroll av norske virksomheter. Bedrifter har regnskapsplikt nettopp for å kunne hente ut korrekt informasjon til rapportering, og for at myndighetene skal kunne etterkontrollere opplysningene. I hovedsak er bokettersyn et middel for å bekjempe skatteunndragelse og annen økonomisk kriminalitet. Men mange har også opplevd at slurv eller misforståelser av regelverk over tid har bidratt til høye ekstraregninger i kjølvannet av en kontroll.

Hvorfor får jeg bokettersyn?

Bedrifter kontrolleres som regel basert på tilfeldig utvelgelse. Ingen skal føle seg trygge på at de aldri vil bli gransket nærmere. Andre ganger handler det om såkalte bransjekontroller, hvor Skatteetaten har satt opp bestemte fokusområder. Kontrollen kan være avgrenset til ett enkelt tema, eller den kan ta for seg alt innen skatt, bokføring, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift. Hvis det ikke foreligger mistanke om kriminelle forhold, vil du normalt få varsel før en kontroll.

Feil og mangler kan gi store konsekvenser

Dersom bokettersynet skulle avdekke feil eller mangler i papirene dine, kan det få konsekvenser. Skatteetaten kan beslutte å endre ligningen din så langt bakover i tid som ti år. Dette vil da omfatte skatter og avgifter som ville ha påløpt over disse ti årene, pluss renter. Avhengig av individuelle forhold kan det også legges på tilleggsskatter, tilleggsavgifter og tvangsmulkt. I verste fall kan det ende med politianmeldelse. 

Den beste måten å være forberedt på et eventuelt bokettersyn, er å ha skikkelig orden i papirene og å være sikker på at regnskapet er ført korrekt helt fra begynnelsen av. Dette kan løses internt i bedriften ved hjelp av et solid nettbasert regnskapssystem, og/eller gjennom ekstern eksperthjelp og rådgivning. Uansett om du fører hele, eller deler av, regnskapet selv, er det bedriften din som må ta de økonomiske konsekvensene dersom det oppdages avvik. Heldigvis finnes det flere grep du kan ta allerede i dag.

Slik stiller du sterkest ved bokettersyn

1. Hold skikkelig orden i regnskapet.

Alle bilag, avtaler og annen dokumentasjon må registreres og føres korrekt hele året igjennom. Et godt regnskapssystem reduserer risikoen for slurv og feil. Under et bokettersyn går skattemyndighetene grundig til verks, derfor vil det også innebære en del ekstra jobb fra bedriftens side. Jo lettere det er for deg å hente fram spesifikk dokumentasjon, kanskje fra flere år tilbake, jo lettere vil det være for deg å samarbeide. Ikke bare sparer du tid, du vil også oppfattes som mer samarbeidsvillig og strukturert av kontrollørene.

2. Sørg for å ha den rette kompetansen.

Kan du nok til å føre regnskapet selv? Hvis verken du eller andre i bedriften din har tilstrekkelig kompetanse til å føre regnskap, bør du hente inn ekstern hjelp. Avhengig av hvor mye tid og kunnskap dere har internt, kan du velge å sette ut hele, eller deler av, regnskapsføringen til en ekstern autorisert regnskapsfører. Sørg for å velge en med solid kompetanse som kjenner det markedet du opererer i, som også kan dele oppgaver med deg, eller jobbe med deg i dine systemer, ved behov.

3. Oppretthold god kommunikasjon med regnskapsfører. 

God regnskapsføring stiller noen krav til skriftlig kommunikasjon mellom deg og regnskapsføreren din. For det første må dere ha en skriftlig avtale som spesifiserer oppdraget og konkretiserer aspekter ved avtalen, som for eksempel omfang av rapportering. I aksjeselskaper kreves rapportering fra daglig leder til styret minst hver fjerde måned, men det er vanlig å avtale to-månedlig rapportering fra regnskapsfører for ekstra oversikt og kontroll. Det må også foreligge en skriftlig fullmakt hvis regnskapsføreren skal sende inn oppgaver på vegne av deg.

I tillegg kan det være lurt å plukke opp telefonen med jevne mellomrom. Spør hvis det er noe du lurer på. Bruk gjerne et byrå som også tilbyr økonomisk rådgivning, slik at du kan ta de riktige beslutningene for bedriften din.

4. Sett av nok tid.

Har du tid til å føre regnskapet selv? Hastverk er lastverk – også med bokføringen. Selv om hverdagen er travel, må du sette av nok tid til bilagshåndtering og bokføring. Slik unngår du unødvendig stress og kan føle deg trygg på at regnskapet er ført korrekt. Ta høyde for alt rundt selve oppgaven som skal utføres, for eksempel skal dokumentene organiseres, feil korrigeres og tall hentes ut. Uforutsette hendelser må medregnes og avbrytelser fører ofte til at samme oppgaven må utføres flere ganger.

Har du ikke nok tid, eller heller ønsker å bruke den på andre ting, kan du sette ut hele, eller deler av, regnskapet. Da vil du kunne spare tiden din, uten å miste oversikt. I dag finnes nemlig nettbaserte regnskapsløsninger hvor du når som helst kan få tilgang til rapportene dine. Da vil du ha oversikt over resultat, balanse, saldobalanse, kundefordringer og leverandørgjeld, så lenge du er på en pc eller nettbrett med nettilgang.

5. Hold orden på datoene.

Sørg for å ha oversikt over alle frister og innleveringer. Slik slipper du å komme bakpå med rapporteringen og unngår konsekvenser som tilleggsskatt og lignende. Er du en som stadig glemmer viktige frister, er det også lettere å komme i Skatteetatens søkelys. Med planlegging og god oversikt over kalenderen, slipper du dette.

For å sørge for å huske alt i tide, kan du få automatiske påminnelser på alle regnskapsfrister og -innleveringer rett inn i din egen kalender, helt gratis.

6. Ikke glem den elektroniske dokumentasjonen.

Ha system i innboksen: e-poster er også viktige dokumenter, spesielt hvis de bekrefter inngåtte avtaler eller inneholder annen dokumentasjon for inntektsgenerering. Bruk mappesystemet aktivt på en måte som er logisk for deg, enten det er å lage egne mapper for hver av kundene og leverandørene dine, eller å sortere direkte i mapper som kalles “inngående” og “utgående”. Et godt tips er uansett å få alle ferdigbehandlede e-poster raskt over i riktig mappe, slik at du slipper å møte en stappfull og kaotisk innboks hver gang du logger deg på e-posten.

7. Alt skal kunne dokumenteres.

Papirarbeidet vil naturlig nok variere fra bedrift til bedrift, men fakturerer dere for timebruk, så ha et ordentlig system for timeregistrering. Kjører dere mye bil, så sørg for strukturert bruk av kjørebok. Husk at pakksedler og kvitteringer også skal spares, all dokumentasjon av bokførte opplysninger er som verdipapirer å regne.

Hos Azets får du all den hjelpen du trenger til regnskapsføring og økonomisk rådgivning. Avhengig av dine behov, kan du velge mellom en personlig regnskapsfører og rådgiver som tar hele regnskapet ditt, en enkel pakkeløsning til faste lave priser med regnskapsfører på nett, eller hjelp til deg som tar regnskapet selv, men har behov for ekstra støtte i enkelte perioder.