Hva må du som arbeidsgiver tenke på når du skal planlegge årets ferie? Hvilke regler gjelder for planlegging og fastsettelse av ferie? Har du som arbeidsgiver det hele ansvaret eller kan arbeidstaker bestemme ferien sin selv?
Både arbeidsgivere og ansatte har rettigheter og plikter med hensyn til planlegging og avvikling av ferie. Men hva er det viktigste du som arbeidsgiver må tenke på?
Det er arbeidsgivers ansvar at ansatte tar ferie
Arbeidsgiver har ansvar for at alle ansatte tar ut ferie i henhold til ferielovens bestemmelser. Det betyr at arbeidsgiver har aktivitetsplikt og en påseplikt når det kommer til ferieuttak. Samtidig har arbeidsgiver ansvar for å sikre forsvarlig arbeidsforhold og at det er nok ansatte på jobb.
Ferielovens § 5 uttrykker det på denne måten: «Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår».
Men de ansatte kan heller ikke nekte å ta ut ferie, og av samme paragraf fremgår det at: «Arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år».
Det kanskje ikke alle vet er at regler for ferieavvikling gjelder også for permitterte og ansatte som er i permisjon. Det finnes likevel unntak fra plikten til å ta ut full ferie, blant annet når den ansatte har opptjent lite feriepenger. I tillegg kan ansatte som er helt arbeidsuføre, grunnet sykdom samt ansatte som er i foreldrepermisjon, i visse tilfeller motsette seg å ta ut ferie.
Webinar | Planlegging av årets ferie
Gratis webinar - Har du kontroll på årets feriepenger?
Hvor mange feriedager må ansatt ta ut?
Ferieloven fastsetter at all ferie skal tas ut innenfor ferieåret. Dette innebærer fire uker og en dag for ansatte under 60 år, og fem uker og en dag for ansatte som har fylt 60 år. Basert på en fem-dagers arbeidsuke gir dette henholdsvis tjueen feriedager (ansatte under 60 år) og tjueseks feriedager (ansatte 60 år eller eldre).
Dersom det er inngått avtale om avtalefestet ekstra ferie, bestemmer denne avtalen om de ekstra feriedagene må tas ut i løpet av året. De fleste arbeidsgivere i Norge har avtalt fire ekstra feriedager, hvilket gir fem uker ferie for ansatte under 60 år, og seks uker ferie for ansatte 60 år eller eldre.
Hvilke regler gjelder for nyansatte og ferie?
Dersom du har nyansatte som startet å jobbe enten i fjor (opptjeningsåret) eller i år (ferieåret) og som nylig har avsluttet skolegang, vil disse ha begrenset opptjente feriepenger. Disse ansatte kan motsette seg å ta ut ferie. Imidlertid kan de kun motsette seg uttak av de dagene hvor feriepengene ikke er tilstrekkelige.
Andre ansatte som kan motsette seg ferieuttak kan være ansatte som i opptjeningsåret:
- var langtidssykmeldt
- var i foreldrepermisjon
- hadde ulønnet permisjon
- var permittert
- har andre grunner til begrenset opptjente feriepenger
Vær oppmerksom på at ansatte som har byttet arbeidsgiver i løpet av opptjeningsåret, og som har mottatt lønn hele året, ikke kan nekte å ta ut ferie. I slike tilfeller har den ansatte opptjent feriepenger for hele foregående år og må ta full ferie hos den nye arbeidsgiveren. Dette gjelder selv om alle feriepengene ble utbetalt ved avslutningen av det tidligere arbeidsforholdet.
Drøfting og varsling av ferie
Arbeidsgiver skal drøfte fastsettingen av ferien og sette opp ferielister i god tid før ferien. Drøftingene skal foretas med den enkelte ansatte eller tillitsvalgt så tidlig som mulig, og sees i sammenheng med reglene om varsling av fastsatt ferie. Dersom enighet ikke oppnås, er det arbeidsgiver som fastsetter ferien innenfor rammene som ferieloven legger opp til, for eksempel at ansatte har rett på tre uker sammenhengende ferie på sommeren.
Ansatte skal informeres om fastsatt ferie så tidlig som mulig, og senest to måneder før ferien starter. Dette bør tas hensyn til når ferie planlegges.
Hva må jeg tenke på ved ferieplanlegging? Se vår guide.
Når sommer- og hovedferien er avviklet anbefales alle arbeidsgivere så tidlig som mulig på høsten å sikre at de har full oversikt over antall feriedager til gode. Gjenstående feriedager planlegges inn slik at arbeidsgiver sikrer at all ferie tas ut før årets slutt. Dersom det er feriedager til gode ved årsskiftet, kan ti feriedager (to uker) overføres til neste år, men merk at det er viktig at du som arbeidsgiver sikrer at feriedagene tas ut og at en ikke lager problemer for senere år.
Når det gjelder avtalefestede feriedager – normalt fire feriedager – så kan disse overføres til neste år i tillegg til de to ukene som er mulig å overføre i henhold til ferieloven.
Kan ferie avvikles fritt slik arbeidsgiver ønsker?
Nei, arbeidsgiver kan ikke avvikle ferie helt fritt etter eget ønske. Arbeidsgiver må som herover nevnt drøfte ferien med ansatte før ferien fastsettes.
I tillegg er det tre punkter som arbeidsgiver må sikre:
- Ferie skal avvikles i løpet av ferieåret – noe som betyr at arbeidsgiver ikke kan forskyve ferie til neste år eller kreve at ferie tas ut på forhånd.
- Ansatte kan kreve tre sammenhengende uker med ferie i hovedferieperioden, som er mellom 1. juni og 30. september. Resten av ferien, kjent som restferie, skal tas ut i løpet av året.
- Ansatte har også rett til å kreve at den lovregulerte restferien tas ut sammenhengende. Lovregulert restferie består av seks feriedager (totalt tjueen feriedager minus femten feriedager i hovedferien).
Når arbeidsgiver følger disse spillereglene vil arbeidsgiver ha en stor grad av fleksibilitet til å kunne fastsette ferie slik at dette passer for virksomheten.
Hva skjer når ansatt har feriedager til gode ved årets slutt?
Dette er et vanlig spørsmål vi får fra våre kunder. Selv om ferieloven krever at all ferie skal tas ut, er det mange tilfeller hvor dette ikke skjer eller kan skje. Årsakene kan variere og kan handle om driftsmessige forhold, sykdom, permisjon mv.
Hva bør du som arbeidsgivere gjøre i slike situasjoner?
Overføring av feriedager til neste år
Ferieloven lar deg overføre opptil 10 feriedager til neste år med en skriftlig avtale. Arbeidsgiver og arbeidstaker må være enige for at overføringen skal skje.
Feriedager til gode når den ansatte har vært syk eller vært i foreldrepermisjon
Ansatte som er helt arbeidsuføre på grunn av sykdom eller er i foreldrepermisjon, kan motsette seg å avvikle ferie i slike perioder. Feriedager som står igjen ved årets slutt blir automatisk overført til neste ferieår. Disse dagene kan ikke strykes fra saldoen, utbetales som feriepenger eller lønn, uansett årsak. Overføring av disse dagene anses ikke som et brudd på ferieloven.
Overføring uten avtale - automatisk overføring
Hvis du ikke avtaler overføring av feriedager med ansatte, bryter du ferieloven om det står restdager igjen 31. desember. Alle feriedager som ikke er avklart for overføring skal overføres, inkludert dager på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon. Manglende ferieavvikling grunnet arbeidsgiver gir arbeidstaker rett til erstatning i tillegg til overføring av feriedagene.
Feriedager kan ikke strykes, og lønn eller feriepenger kan ikke utbetales for disse dagene ifølge ferieloven.
Avtalefestet tilleggsferie
Dette gjelder arbeidsgivere som har utvidet ferie (ferieloven pluss avtalefestet ferie) til fem uker for ansatte under 60 år, og seks uker ansatte 60 år og eldre. Disse avtalefestede feriedagene reguleres ikke av ferieloven, så de strenge reglene gjelder kun lovfestede dager.
Slike avtalefestede feriedager kan avtales overført til neste år, men kan også avtales å utbetales ved årets slutt og strykes fra feriesaldoen. Merk likevel at virksomheter som er bundet til tariffavtale kan ha regler som begrenser denne muligheten.
Kan 60-åringene bestemme ferieuttak selv?
Flere hevder at når de fyller 60 år, kan de bestemme ferien sin selv. Dette er ikke helt riktig, samtidig har disse ansatte større mulighet til å bestemme tidspunkt for ferieuttak enn andre ansatte.
Ansatte som fyller 60 år i løpet av ferieåret har rett til en ekstra ferieuke, og de kan selv bestemme når denne uken skal tas ut, forutsatt at det varsles minst to uker i forkant. Merk likevel at alle andre ferieuker er underlagt de ordinære reglene knyttet til drøfting og fastsettelse.
I tillegg er det viktig at ansatt som fyller 60 år eller er eldre tar ut den ekstra ferieuken innenfor ferieåret, da det ikke er anledning til å overføre denne til neste år. Ferielovens regler om overføring av inntil to uker, eventuelt med tillegg av de fire avtalefestede feriedagene, gjelder også for personer som har fylt 60 år.
Hvordan skal feriepenger håndteres når feriedager overføres?
Når feriedager overføres, bør feriepengene også overføres til neste ferieår og utbetales når ferien tas. Hvis feriepengene allerede er utbetalt og ferietrekk ble utført samtidig, vil lønn tilsvarende ferietrekket betales ut ved avvikling av de overførte feriedagene.
Har du timelønnede ansatte bør feriepenger utbetales når ferie faktisk tas. Timelønnede mottar ingen lønn når de tar ferie, og vil derfor ha et lønnsbortfall når ferie tas ut etter at alle feriepenger er utbetalt. Dette er uheldig og ikke i tråd med ferieloven.
Hvilke regler gjelder for feriepenger for de avtalefestede dagene?
Arbeidsgiver og arbeidstaker har noe mer fleksibilitet når det gjelder håndtering av avtalefestede dager, inkludert feriepenger. Hvis begge parter blir enige om å fjerne de ekstra feriedagene, er det tillatt å utbetale feriepenger, eller lønn for disse dagene ved årets slutt.
Har du spørsmål?
I Azets har vi mye kompetanse på HR og lønn, og gode løsninger for digital administrasjon av ansatte. Vårt HR-system Cozone Employee knytter ansatte, ledelse og lønn sammen. Azets kan hjelpe med spørsmål rundt ferieavvikling, feriepenger eller om du trenger bistand til endring av rutiner. Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat.
Gratis webinar om feriepenger
Gratis webinar om ferieplanlegging for dine ansatte
