Vi lever i en tid der digitaliseringen skjer i høyt tempo. Dette merker vi som jobber i økonomi- og regnskapsbransjen svært godt.
Utviklingen skjer stadig – og den skjer raskt. Regnskapsarbeid løftes opp i den digitale skyen, og prosesser for dokumentbehandling flyttes fra arbeidsstasjoner på pulter til applikasjoner på smarttelefoner. Det hele skjer i tråd med effektiviseringen av samfunnet for øvrig.
Elektronisk fakturering er åpenbart forbruks- og ressursbesparende med hensyn til miljøet. Fysiske dokumenter digitaliseres og sendes i koder og filer over internett, i stedet for på papir med bil, tog, båt og fly.
Inngående og utgående faktura utgjør en betydelig del av et regnskap for svært mange bedrifter. Fakturaer kan imidlertid håndteres 100 prosent elektronisk. Å skape disse dokumentene, og håndtere prosessene knyttet til dem elektronisk, er effektivisering i praksis.
Elektronisk fakturering for leverandør – utgående faktura
Som leverandør i dag, møter man ofte krav fra kunder om at faktura skal kunne leveres i elektronisk format. For eksempel krever det offentlige at deres leverandører skal kunne levere faktura i EHF-format.
For å kunne levere faktura elektronisk trenger man et system som kan sende og motta faktura elektronisk. Man trenger også et kunderegister som er oppdatert med kundenes organisasjonsnummer, e-postadresse for fakturamottak, korrekt selskapsnavn og fakturaadresse.
Det finnes en rekke fordeler med å fakturere elektronisk:
- Faktura leveres raskt og effektivt til kunden.
- Man har til enhver tid full oversikt over sendemåte og status.
- Distribusjonskostnadene ved levering av en elektronisk faktura er lavere enn papir per post
- Mindre ressurskrevende faktureringsprosess, den praktiske delen av jobben er avsluttet når faktura er registrert og sendt i systemet
- Svært effektiv levering av faktura til kunder som kan motta elektronisk, eller som andrevalg på e-post.
Elektronisk fakturering for kunder – inngående faktura
Som kunde kan man også med fordel be sine leverandører om å levere faktura elektronisk. Slik kan man enkelt eliminere at fakturaer forsvinner på vei til regnskapet.
På samme måte som for leverandører og utgående faktura, trenger man som kunde et system som kan sende og motta faktura elektronisk. Man må også registrere bedriften sin med organisasjonsnummer i ELMA-registeret. Da har man fundamentet på plass og kan begynne å motta faktura elektronisk.
Fordeler for bedrifter som mottaker av elektroniske faktura:
- Effektivt mottak og videre behandling av faktura. Faktura kan raskt komme inn i en attestasjons- og videre til betalingsprosess.
- Unngå purringer, renter og gebyr, som kan bli en konsekvens av en for lang mottaks og behandlingsprosess for inngående faktura.
- Eliminerer en del ekstra administrasjon for oppfølging faktura.
Et nødvendig gode
Relasjonen mellom leverandør og kunde pleies godt igjennom effektiv fakturabehandling. Gode relasjoner er som kjent viktig å ta godt vare på. Man oppnår store miljøgevinster gjennom å benytte elektronisk fakturering. Samfunnet slipper unødvendig bruk av papir, distribusjon av fysiske faktura og tilhørende utslipp. Det konkrete kan ofte kjennes trygt og godt å forholde seg til. Men er fysisk faktura nødvendig? Jeg mener at svaret er nei. For de fleste bedrifter vil elektroniske faktura være et nødvendig gode.
Ta et smart, grønt og effektivt fakturavalg, du også!
