Hvordan spare tid og jobbe smartere med HR-oppgavene?
Har du systemer og er kommet godt i gang med digitaliseringen? Ikke stopp her. Ta en gjennomgang av dagens rutiner og prosesser, og spill på lag med både leder og ansatt. Her får du 3 tips til å digitalisere HR-oppgavene.
1: Samle opplevelser av HR-prosessene og lytt til andres utfordringer
Hvor bør du starte?
Start i det små. Det viktigste er at du kommer i gang og kartlegger hva din bedrift er tjent med å digitalisere. Har du ikke muligheten til å gå “all in” med et nytt system - start med det grunnleggende.
Enten du jobber med HR eller er leder, still deg selv følgende spørsmål:
- Hvilke oppfølgingsprosesser med ansatte er tidkrevende?
- Hva oppleves som tungvint hos oss i dag?
- Har vi gode nok verktøy for våre ledere og HR?
- Er informasjon lett tilgjengelig for ansatte og vet de hvor de kan søke informasjon?
Ikke la svarene alene være avgjørende for videre fremdrift. Jobber du med HR - still de samme spørsmålene til lederne. Er du leder - still de samme spørsmålene til dine medarbeidere. Det du opplever som gode verktøy kan oppleves annerledes for andre.
2: Vurder HR-prosessene og behov for system
Når du har besvart spørsmålene over og samlet informasjon er det på tide å ta grep. Enten det er sykefraværsoppfølging, vaktplanlegging eller onboarding bør du med lederhatten på gjøre en vurdering av situasjon og forbedringspotensensialet. Kanskje dere allerede har verktøyene tilgjengelig, men ikke bruker de fullt ut? Er manglende opplæring og utnyttelse av system årsaken?
Dersom du har et system som ikke strekker til, eller mangler system for noen eller flere av HR-oppgavene, er det mange muligheter i dagens marked.
De fleste har systemer for regnskap og lønn. Noen har systemer for adgangskontroll, andre for kunderegister. Så hvorfor mangler du et skikkelig HR-system? Et godt digitalt HR-system bygger oppunder HR-prosessene og effektiviserer HR-arbeidet i din bedrift.
I et kundemøte uttalte HR-ansvarlig følgende tankevekker: “Alle andre avdelinger på huset har systemer som forenkler hverdagen. Vi har regnskapssystem, kassesystem, lønnssystem og flere til. Men et HR-system for å ivareta det viktigste, nemlig oppfølgingen av ansatte, investerer vi først i nå”.
3: Digitaliser personalhåndboka!
Informasjon om rutiner og regler må være lett tilgjengelig å finne frem i. Stadige endringer i samfunnet og bedriften påvirker innholdet i personalhåndboka, og enkel navigering sparer tid for leder og ansatt.
Hva kan du enkelt forbedre?
Et eksempel på system som er forholdsvis lett å anskaffe og implementere og som gir stor effekt er en digital personalhåndbok. Med digital personalhåndbok får du:
- En personalhåndbok som alltid er oppdatert
- En sikkerhet om at lover og regler følges
- All relevant informasjon samlet på ett sted - lett å finne frem
- Enkelt å involvere flere bidragsytere, både interne og eksterne
Få en uforpliktende demo av personalhåndbok
Azets kan hjelpe deg!
Azets har et ledende kompetansemiljø innen digitalisering av HR-arbeidet med skybaserte løsninger. Vi hjelper deg gjerne med kartlegging og løsninger for HR-oppgaver i din bedrift. I digital personalhåndbok fra Azets får du gjennomgang av dine rutiner og en sparringspartner som alltid er tilgjengelig. Vi kan bistå med rådgiving av ledere knyttet til tolkning av lovverket, dersom dere har en spesifikk problemstilling dere lurer på.
