LEAN er en filosofi som handler om å kontinuerlig forbedre prosesser og skape merverdi for kundene. LEAN har sin opprinnelse fra Toyota i Japan, men har blitt en velbrukt metodikk også i andre bransjer.
Målet er å øke verdiskapingen ved å effektivisere, forbedre og forenkle prosessene. Her går vi nærmere inn på hvordan man kartlegger og forbedrer prosesser, og hvilke gevinster det gir.
Hva er en prosess?
En prosess defineres som et sett med oppgaver og aktiviteter som skal møte et kunde- eller forretningsbehov.
Hvordan kan vi skape en optimal prosess? I virkeligheten er det nok ikke mulig, men det finnes alltid rom for forbedring. Arbeidet med prosessforbedring bør derfor utføres kontinuerlig og gjentakende på de viktigste prosessene i virksomheten.
Tiden det tar å lede et produkt eller en tjeneste gjennom prosessen frem til leveranse, kalles ledetid. Ledetiden består av både arbeidstid og ventetid. Vi prøver å effektivisere aktivitetene og å fjerne ventetid mellom arbeidsoppgavene i prosessen.
Hvordan kan vi forbedre og effektivisere prosesser?
Prosesskartlegging
For å forbedre og effektivisere en prosess må vi forstå hvordan prosessen er i dag.
Ved å kartlegge prosessen får du innsikt og større forståelse for nåsituasjonen og hva som kan forbedres. Dette bør gjøres av personer som arbeider i prosessen. Deltagelse her bidrar også til felles forståelse. Personer fra ulike områder av prosessen får samme helhetsbilde.
Bildet under viser hvordan vi kan kartlegge en prosess steg for steg.
Kartleggingen gir oss innsikt i:
- Hvilke kunder skal prosessen levere til, og hvilke behov de har
- Hvor prosessen starter og slutter
- Hvilke ressurser, avdelinger og ansatte som er involvert i prosessen. Er man avhengig av nøkkelpersoner?
- Hvilken rekkefølge aktiviteter utføres, og forholdet mellom aktiviteter og ressurser.
- Utføres det aktiviteter som ikke gir verdi? Mangler det noen verdiskapende aktiviteter?
- Finnes det instrukser og prosedyrer? Er oppgavene standardisert?
- Hvilke kontrollaktiviteter som utføres, og evt. ikke utføres
- Looper, dobbeltarbeid eller gjenopptakelser på grunn av abrytelser, i prosessen
- Hvor i prosessen kan det oppstå feil eller risiko
- Hvor mye arbeidstid og ventetid brukes i snitt på hvert prosessteg?
- Hvor stor er variasjonen i arbeidstid og ventetid?
Når kartleggingen er gjennomført har vi større forståelse for prosessen og nåsituasjonen. Kanskje avviker utførelsen fra det vi forventet?
Vi ser hvor i prosessen problemer oppstår, og kan lettere se årsaker og konsekvenser. Dette gjør det lettere å finne løsninger som kan effektivisere prosessen og løse problemer permanent. Kartleggingen gir også nyttig innsikt for prioritering av videre forbedringsarbeid.
Hva skaper verdi?
Vi skiller mellom tre kategorier av aktiviteter i en prosess:
- Verdiskapende aktiviteter (for kunden)
- Nødvendige ikke-verdiskapende aktiviteter (f.eks HMS, offentlig rapportering)
- Sløsing (aktiviteter som verken er verdiskapende eller nødvendige)
Toyota definerte 7 kilder til sløsing som er sentralt i LEAN-filosofien:
- Overprosessering
- Transport
- Venting
- Lagring
- Overproduksjon
- Unødvendig bevegelse
- Feil/avvik.
I senere tid er det vanlig å inkludere en åttende kilde til sløsing: ubrukt kompetanse.
Med denne tidslinjen husker vi at prosesseffektivisering handler om å fjerne ventetid mellom aktivitetene.
Bildet av sløsingskildene kan hjelpe oss med å identifisere sløsing i arbeidet, og mellom hver arbeidsoperasjon. Vi kan for eksempel forsøke å:
- Forenkle aktiviteter
- Splitte aktiviteter
- Slå sammen aktiviteter
- Kombinere aktiviteter
- Flytte aktiviteter
Gevinster av prosesseffektivisering
Ved å effektivisere og forenkle arbeidsprosesser øker vi verdiskapingen for virksomheten. Strukturert arbeid med prosessforbedring kan gjøre leveransene rimeligere, raskere og med høyere kvalitet.
Å involvere medarbeidere i kartlegging og prosessforbedring kan også bidra til økt eierskap og engasjement. I tillegg kan arbeidet gi gevinster av tverrfaglig samarbeid, og at man får utnyttet innsikten til de som jobber tett på leveransene og kundene.
Vil du vite mer om hvordan du kan kartlegge og forbedre prosesser? Vi går nærmere inn på temaet i dette webinaret om effektive prosesser.
