Noen ganger kan det være nødvendig for arbeidsgiver å endre ferien for en eller flere av sine ansatte. Hva skal til for at arbeidsgiver skal kunne endre en allerede fastsatt ferie? Ferieloven åpner for endring, men det stilles strenge vilkår for arbeidsgivers adgang til slik endring.
Er det behov for å endre den fastsatte ferien?
I utgangspunktet er både arbeidsgiver og arbeidstaker bundet av den avtalte ferien. Ansatte må kunne forvente at innvilget og varslet ferie går som planlagt.
Likevel kan det oppstå situasjoner hvor det er behov for å endre den planlagte ferien. Er både arbeidsgiver og arbeidstaker enige om en endring av fastsatt ferie, så er dette ikke noe problem. Men, der hvor det ensidig er arbeidsgiverens ønske om endring, stiller ferieloven opp noen vilkår for at endring kan gjøres.
Hva skal til for at arbeidsgiver ensidig kan endre ferien?
Ferieloven har åpnet for at arbeidsgiver i visse situasjoner kan endre en allerede fastsatt ferie. Reglene er imidlertid strenge, jf ferielovens § 6, nr 3:
|
§ 6.Feriefastsetting, endring og erstatning (3) (Endring av fastsatt feriefritid, erstatning mv) Tiden for ferieperiode som arbeidstaker har mottatt underretning om, kan endres av arbeidsgiver hvis det er nødvendig på grunn av uforutsette hendinger. Slik endring kan bare foretas når avvikling av den fastsatte ferien på grunn av uforutsette hendinger vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Arbeidsgiver skal på forhånd drøfte spørsmål om endring med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen. Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet. Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av en omlegging av ferien. Merutgifter som arbeidstaker ikke har gitt opplysninger om under drøfting, kan bare kreves erstattet i den utstrekning de fremstår som nærliggende følger av omleggingen. Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke i tilfeller hvor tiden for ferien endres etter §§ 8 og 9. |
Følgende vilkår må være oppfylt for at arbeidsgiver skal kunne endre ferien for sine ansatte:
- Det må ha oppstått uforutsette hendelser
- Gjennomføring av ferie etter planen må skape vesentlige driftsproblemer for arbeidsgiver
- Arbeidsgiver kan ikke skaffe stedfortreder
- Behovet for endring drøftes med de berørte ansatte
Alle disse punktene må være oppfylt for at arbeidsgiver skal kunne gå til det skrittet å endre ferien.
Reglene regulerer de tilfellene hvor det er behov for å endre en fastsatt ferie de ansatte har fått underretning om.
Når ansatte har fått innvilget sine ferieønsker har de kanskje bestilt reiser eller overnatting. En endring av ferietidspunktet vil dermed kunne være inngripende.
1. Uforutsette hendelser
En endring av ferien må være nødvendig på bakgrunn av uforutsette hendelser. Disse uforutsette hendelsene må være en situasjon arbeidsgiver ikke hadde oversikt over og dermed ikke mulighet til å ta høyde for da ferien ble bestemt.
Det at en ansatt for eksempel sier opp jobben, er normalt ikke en slik uforutsett hendelse som gir arbeidsgiver anledning til å endre ferien. Det er arbeidsgivers risiko at ansatte velger å si opp sin stilling, og det er noe arbeidsgiver må være forberedt på. Men, der hvor denne oppsigelsen medfører vesentlige driftsproblemer kan det stille seg annerledes.
2. Vesentlige driftsproblemer
Det er i tillegg et krav at avvikling av den fastsatte ferien, til tross for uforutsette hendinger, vil påføre arbeidsgiver vesentlige driftsproblemer.
Vær klar over at det ikke er tilstrekkelig at det kun oppstår driftsproblemer. Driftsproblemene må være vesentlige. Hva som anses som vesentlig fremgår ikke av ferieloven, og dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Det som er klart er at de problemene som vil oppstå om ferien går som planlagt, må være av et visst omfang og kunne medføre alvorlige følger for arbeidsgiveren.
3. Stedfortreder
Det er også et krav for arbeidsgivers mulighet for å endre ferien at det ikke er mulig å skaffe stedfortreder for den arbeidstakeren som skulle ha avviklet sin ferie.
Arbeidsgiver har en omfattende undersøkelsesplikt når det gjelder å forsøke å finne en mulig stedfortreder, og man er forpliktet til å søke en slik stedfortreder både innad i virksomheten og eventuelt utenfor virksomheten.
Om stedfortrederen ikke fullt ut kan bøte på de driftsproblemene som oppstår er ikke avgjørende, så fremt engasjering av stedfortrederen gjør at driftsproblemene ikke lenger er vesentlige.
4. Arbeidsgivers drøftingsplikt og den ansattes opplysningsplikt
Arbeidsgiver plikter på forhånd å drøfte spørsmålet om endring med de berørte ansatte. Dette betyr at drøftingen må foretas før det fattes en endelig beslutning om endring av fastsatt ferie, og før arbeidstakeren underrettes om endringen.
Arbeidstaker har også rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under denne drøftingen.
Det følger også av ferieloven at arbeidstaker, av eget tiltak, plikter å gi opplysninger om eventuelle merutgifter som vil kunne oppstå som følge av endringen av ferien, og som den ansatte vil kreve erstattet av arbeidsgiver.
Grunnen til at dette må opplyses om allerede under drøftingene, er at dette er et punkt arbeidsgiver må ta med seg i vurderingen av om ferien skal endres. Dette må måles opp mot kostnadene som følge av driftsproblemene som forventes å oppstå.
Om arbeidsgiver ennå ikke har underrettet ansatte om ferien, så står arbeidsgiver fritt til å endre ferietidspunktet.
I slike tilfeller er det den ansattes egen risiko om de har startet planleggingen uten å vite at ferieønsket er innvilget.
Plikt til å dekke eventuelle merkostnader
Der hvor arbeidsgiver oppfyller vilkårene for endring av ferien, fremgår det også av ferieloven at arbeidsgiver må erstatte eventuelle merutgifter ansatte blir påført som følge av endringen.
Som følge av at endring av ferie er i arbeidsgivers interesse, er det rimelig at arbeidsgiver pålegges et erstatningsansvar for eventuelle merutgifter arbeidstakeren måtte få som følge av omleggingen.
Hvilke utgifter kan arbeidstaker kreve erstattet?
Dette fremkommer ikke direkte av lovteksten, men det må være “dokumenterte merutgifter”. Dette kan for eksempel være:
- Avbestillingsgebyr
- Endringsgebyr
- Økte kostnader som følge av endringen, f eks pga at ferien må avvikles på et dyrere tidspunkt
Kravet om dekning av merutgifter omfatter kun de dokumenterte merutgiftene, og ikke eventuelle utgifter til oppreisning, tort og svie, velferdstap eller annen form for ulempeerstatning.
Hvilken personkrets omfatter arbeidsgivers erstatningsansvar?
I tillegg til den ansattes egne utgifter, må arbeidsgiver også dekke dokumenterte utgifter som påløper for medlemmer av den ansattes nærmeste familie. Dette fremkommer ikke direkte av ferielovens bestemmelser, men er lagt til grunn i forarbeidene til loven.
Med nærmeste familie tenker man på de den ansatte har et økonomisk fellesskap med, i første rekke på den ansattes ektefelle og barn, herunder også adoptivbarn. Også samboere med felles økonomi omfattes av kretsen “nærmeste familie”.
Merutgifter som påføres øvrige reiseledsagere, kan imidlertid ikke kreves erstattet.
Kan den ansatte selv be om endring av ferien?
Der hvor ferien er fastsatt kan ikke den ansatte selv kreve at denne ferien endres. Ferieloven har ingen bestemmelser som gir ansatte noen rettigheter til endring.
I slike tilfeller må man bli enig med arbeidsgiver om å eventuelt endre ferien. Ønsker arbeidsgiver at ferien skal gå som planlagt, må den ansatte akseptere det.
Når skal endret ferie avvikles?
Den eller de ansatte som berøres av endringen, er i utgangspunktet bundet av arbeidsgivers beslutning, når vilkårene er oppfylt.
Endring av ferie medfører at det blir fastsatt et nytt ferietidspunkt for den eller de ansatte som berøres av endringen. Avviklingen av denne ferien følger ferielovens alminnelige bestemmelser, herunder reglene om drøfting og underretning. Ansatte har også fortsatt rett til 3 uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden, 1. juni til 30. september.
