Når en virksomhet går fra manuelle HR-prosesser til digitale prosesser gjennom implementering av et HR-system, er endringsledelse et nødvendig verktøy for å lede ansatte gjennom prosessen.
Ved endring må både den tekniske og den menneskelige siden ivaretas
I Prosci sin Research Hub vises det til at sannsynligheten for en suksessfull endring går fra 13 % ved dårlig endringsledelse til 73 % ved god endringsledelse, og til hele 88 % ved en utmerket endringsledelse.
Figuren fra Prosci Change Management Program illustrerer hvordan både den tekniske og den menneskelige siden må ivaretas for at organisasjonen skal komme fra nå-situasjon, gjennom en endringsprosess, til en ønsket fremtidig situasjon.
Endringskapasitet og hvordan endringsledelse påvirker kostnader
En endringsprosess er både tid- og ressurskrevende og dermed også forbundet med store kostnader. I boken «Endringskapasitet» fra 2011 deler Meyer og Stensaker kostnader i forbindelse med endringsprosjekter inn i tre kategorier:
- Tap av produktivitet
- Tap av effektivitet
- Direkte utlegg og investeringer
De to første variablene blir ofte undervurdert i kost-nytte-analyser, men kan helt klart påvirkes og reduseres, gjennom godt planlagt og vel gjennomført endringsledelse. Veien til suksess innebærer et bevisst forhold til involvering, en strukturert tilnærming til endringsledelse og en forståelse for og minimering av motstand mot endringen.
Få hjelp til planlegging og gjennomføring av endringsprosesser
Involvering er viktig for å lykkes med endringsprosesser
Beslutning om å ta i bruk et HR-system tas som regel av ledelsen i organisasjonen. Ved implementering av et nytt HR-system, så er det mange organisasjoner som involverer ledere og eventuelt medarbeidere først ved opplæring og trening i systemet. Veien til mål kan bli humpete selv om ansatte lærer seg hvordan HR-systemet skal brukes. Nøkkelpersoner må involveres underveis.
Ta med arbeidstakere som tilfører kompetanse, erfaring og innsikt i beslutningsprosessen rundt valg av HR-system. Involver de som kan påvirke beslutningen. Dette bør være brukere på ulike nivåer i organisasjonen, som kan fronte og fremsnakke beslutningen som tas.
De fleste HR-system tilpasses organisasjonen. En grundig prosessgjennomgang av hva som fungerer og hva som må forbedres, gjennom involvering av viktige ressurser innenfor hver brukergruppe, er viktig for at systemet skal fungere optimalt. Flere perspektiver gir bedre løsninger.
Det er også viktig å være bevisst i valget av hvem som skal tas med i test-fasen. Arbeidstakere med førstehåndserfaring med arbeidsprosesser kan identifisere feil og mangler som resterende test-team ikke har oppdaget. UAT (User Acceptance Testing) skal utføres av et utvalg av sluttbrukere, helst fra ulike avdelinger og nivåer i organisasjonen. Tilbakemeldinger gir innsikt i brukervennlighet og funksjonalitet, og involvering i testfasen øker sannsynligheten for støtte til det nye systemet.
Benytt de involverte parter som støttespillere og bygg endringsnettverk. Endringsagenter med tilgang på informasjon og innsikt fungerer som rollemodeller i den videre prosessen.
Webinar | Hvordan involvere ansatte i en endringsprosess
Hvordan tilrettelegge for en vellykket implementering av HR-system gjennom ADKAR-modellen
ADKAR er Prosci sin endringsledelsesmetode. Det er en strukturert tilnærming til endringsledelse, gjennom fasene Bevissthet (Awareness), Ønske (Desire), Kunnskap (Knowledge), Evne (Ability) og Forsterkning (Reinforcement).
Metoden setter søkelys på individuelle endringsprosesser, på å ta endringsmotstand på alvor, med mål om å endre følelsene til en positiv holdning.
Berørte parter må først få en forståelse for endringen. Toppledelsen må kommunisere hvorfor de har valgt å implementere et HR-system, samt selge inn det valgte HR-systemet til brukerne. Skal både ledere og medarbeidere ta i bruk HR-systemet, er det en fordel å spisse kommunikasjonen inn mot den enkelte brukergruppe. Effektiviseringsbehov, prosessforbedring og GDPR-kontroll er åpenbare grunner for at organisasjoner skal investere i et HR-system. Om ledelsen i tillegg evner å kommunisere til den enkelte brukergruppe hvilke fordeler et slikt system har for dem, bidrar det til at de fremtidige brukerne både ser behovet og ønsker systemet velkomment.
En god endringsleder bistår toppledelsen slik at kommunikasjonen treffer flest mulig så organisasjonen er motivert for endringen. Tillitsskapende endringsagenter med nødvendig innsikt, positiv holdning og gode kommunikasjonsferdigheter hjelper flere i organisasjonen til å ville ta i bruk et nytt HR-system.
Erfaring fra tidligere systemendringer og digitaliseringsprosjekter er viktig ved vurdering av hvordan opplæring i HR-systemet skal foregå. Klasseromsundervisning med maks 20-30 deltagere rett før go-live, er å anbefale. Fordelen med et testmiljø er at deltagerne kan gjøre oppgaver i systemet etter hver teoretiske bolk. Læringseffekten er best gjennom praktisk trening. I tillegg sikrer en med en slik timing at kunnskapen kommer raskt i bruk.
Lett forståelig skriftlig veiledning, eventuelt videosnutter, er nødvendig når kunnskapen skal ut i praksis. I de fleste organisasjoner er den digitale kompetansen ulikt fordelt, og tiden det tar å lære seg et nytt system er individuelt. Vis respekt for ulike behov gjennom individuelt tilpasset support. En organisasjonskultur som aksepterer at en prøver og feiler i en periode, er avgjørende for grad av vellykkethet for digitaliseringsprosjektet.
Det siste steget i ADKAR-modellen er forsterkning. Forhåpentligvis har de fleste «feilene» i HR-systemet blitt avdekket før go-live, men når en tar i bruk et nytt system, vil det alltid dukke opp forbedringspunkter. Dersom vi har satt av ressurser som sørger for at HR-løsningen optimaliseres etter organisasjonens ønsker og behov, lykkes vi også med å hente ut gevinstene.
Motstand og endringsagentens roller
Prosci beskriver de fem rollene en endringsagent utfører i en endringsprosess med forkortelsen CLARC, det vil si Communicator (Formidler), Liaison (Bindeledd), Advocate (Talsmann), Resistance manager (Leder gjennom motstand) og Coach.
En dedikert endringsagent formidler til de berørte hvordan de påvirkes av endringen, sikrer toveis kommunikasjon og viser tydelig støtte til det nye HR-systemet.
Involvering av endringsagenter under hele prosessen styrker også deres evne til å lede gjennom motstand. Endringskurven til Kübler-Ross beskriver ulike psykologiske reaksjoner på endring. God relasjonskompetanse hos personalledere, kan bidra til at den nedadgående endringskurven blir mindre bratt og tidshorisonten frem til forpliktelse forkortes.
Endringsagentens rolle som coach hjelper berørte parter gjennom sjokk, fornektelse, frustrasjon og depresjon.
Les mer: Relasjonskompetanse som nøkkel til vellykket endringsledelse
Sammenligning av ADKAR-modellen og endringskurven til Kübler-Ross
Lykkes vi med endringsledelsen gjennom de to første stegene i ADKAR-modellen, Bevissthet og Ønske, reduseres risikoen for mye motstand mot endring.
En god endringsleder er bevisst på at ulike deler av organisasjonen bruker ulik tid i de forskjellige fasene og befinner seg på ulike stadier. Tilpass derfor tiltak der det er mulig og hensiktsmessig. Parter med et sterkt ønske om å ta i bruk det nye systemet, kan rykke tilbake til frustrasjonsstadiet dersom de kjenner på et overveldende krav til ny kunnskap eller de kan rykke til depresjons-stadiet dersom de opplever manglende mestringsfølelse når de tar i bruk systemet.
God endringsledelse bidrar til at de som strever opplever seg sett og forstått og at de får støtten og tiden de trenger for nødvendig mestringsfølelse.
Gratis webinar om ansattes endringsvilje
Om Azets | Prosjekt- og endringsledelse
En god prosjektledelse med både HR-, lønn- og tech-kompetanse er avgjørende for en vellykket implementering av et HR-system. Veien fra manuelle til digitale prosesser krever et bevisst arbeid med endringsledelse. Ofte har ikke organisasjoner denne kompetansen selv, eller de riktige interne ressursene har ikke nok tid å investere i implementeringsprosjektet.
Våre erfarne konsulenter kan som prosjektleder, endringsleder eller prosjektdeltager arbeide sammen med de riktige ressursene i din organisasjon for en smidig og vellykket implementering. Gjennom endringsledelse for å sikre samarbeid mellom mennesker, prosesser, teknologi og data, kan vi hente ut potensialet i digital transformasjon. Vi har rådgivere med lang erfaring innen planlegging og gjennomføring av endringsprosesser. I prosjekter gir vi kontinuerlig oppfølging og støtte til ledere og medarbeidere slik at hele endrings- og implementeringsprosessen blir smidig og vellykket.
Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat!
