Har du kontroll på om de ansatte har feriedager til gode etter sommerferien?
Har du avklart med hver enkelt hva som skal gjøres med resterende feriedager? Skal de avvikles senere i år, kan de utbetales eller må de overføres til neste år?
Som arbeidsgiver har du en plikt til å sørge for at dine ansatte får ferie i løpet av året. Oppfyller du ikke denne plikten, er det en risiko for at ansatte kan kreve erstatning. Utestående feriedager kan derfor være en potensiell kostnad for deg om du ikke har en god plan for de ansattes ferie den siste delen av året.
I dette innlegget forklarer jeg hvorfor det er så viktig å ha oversikt over de ansattes restferie etter sommeren, og reglene du må kjenne til ved overføring og utbetaling av ferie.
Webinar | Planlegging av ansattes restferie
Husk ferielovens hovedregel!
Ferielovens hovedregel er at den ansatte skal ha full ferie i løpet av året, og at det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at det skjer. Dette følger av ferielovens § 5:
| “§ 5.Feriefritidens lengde (1) (Den alminnelige feriefritid) Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår.” |
Det er likevel ikke uvanlig at ansatte ikke får avviklet hele årets ferie i løpet av året. Hvilke plikter har du som arbeidsgiver i slike tilfeller? Har den ansatte noen plikter i denne sammenhengen?
Ferieregler du bør være oppmerksom på:
Skillet mellom lovfestet ferie og avtalefestet ferie
Ferieloven gir ansatte rett til 4 uker og 1 dag med ferie. Ansatte som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har rett til en uke ekstra ferie.
De fleste norske arbeidsgivere har imidlertid avtalt ferie ut over ferielovens feriedager. Det vanlige er 5 uker ferie, og 6 uker ferie for de som fyller 60 år i løpet av ferieåret. Det betyr at det mest vanlige er at det er gitt 4 dager ekstra ut over ferielovens dager.
Hvordan skal eller kan du forholde deg til disse ekstra dagene i forbindelse med ferieplanleggingen for dine ansatte? Det er ikke uvanlig å kalle disse 4 ekstra feriedagene for den “femte ferieuken”.
Ferieloven setter begrensinger på hva som er mulig å gjøre med den lovfestede ferien, både med hensyn til overføring og utbetaling av feriedager.
De ekstra avtalefestede feriedagene derimot er ikke styrt av ferieloven. Det betyr at arbeidsgiver står friere i forbindelse med planleggingen av disse dagene, da det ikke er nødvendig å strengt følge ferielovens bestemmelser for disse. Når det er sagt, så er det nok en del arbeidsgivere som anvender ferielovens bestemmelser også på de ekstra dagene.
Ansatte som starter i løpet av året
Nyansatte som tiltrer stillingen senest den 30. september har rett på full ferie. Vær likevel klar over at om den ansatte har avviklet hele eller deler av årets ferie før tiltredelse, så har ny arbeidsgiver ingen plikt til å gi den ansatte full ferie. Har den ansatte gjennomført all ferie før de begynte hos dere, har de ikke rett på mer ferie i år.
Du har ingen plikt til å gi den nyansatte ferie før vedkommende godtgjør hvor mange dager som er avviklet hos forrige arbeidsgiver. Hvordan den ansatte skal godtgjøre dette, reguleres ikke av ferieloven. Min erfaring er at det er vanlig å ha dette i en sluttattest, og i mange tilfeller står det på lønnslippen fra forrige arbeidsgiver.
Som arbeidsgiver er det derfor viktig å avklare hvor mye ferie nyansatte har tatt hos sin forrige arbeidsgiver. Har den ansatte ingen feriedager til gode, kan du selvsagt gi noen dager med ulønnet fri eller benytte ferie på forskudd.
Ved tiltredelse 1. oktober eller senere har den ansatte, i henhold til ferieloven, kun rett på èn uke ferie. Dette gjelder også om den ansatte har flere dager til gode fra forrige arbeidsgiver. Om det er avtalt 5 uker ferie, det vil si 4 dager ekstraferie, så er det ikke noe i veien for at disse kommer i tillegg til den ene uka som bestemmes av ferieloven, forutsatt at den ansatte også har disse dagene til gode fra forrige arbeidsgiver.
Hva skjer med de feriedagene som ikke er avviklet ved årets slutt?
Hovedregelen er at den ansatte skal ta ut full ferie hvert ferieår. Ferieloven har likevel regler som gir mulighet til å avtale overføring av 2 uker lovfestet ferie til neste ferieår. Vær klar over at dette er opp til avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og avtalen må være inngått skriftlig innen årets utløp.
Et spørsmål vi ofte får fra våre kunder er hva som skjer hvis en ansatt har flere feriedager til gode ved årets slutt enn disse 2 ukene. Blir feriedager over 2 uker slettet? Her er svaret i ferieloven helt tydelig, feriedager blir ikke borte! Alle lovfestede feriedager som står på feriesaldoen pr 31.12 i ferieåret skal overføres til neste ferieår.
Slike situasjoner som her skissert er helt vanlig, og i utgangspunktet anses det som et brudd på ferielovens bestemmelser. Likevel kan det være årsaker til at det er flere feriedager til gode ved årets slutt, f.eks. sykdom eller foreldrepermisjon. Se mer om det nedenfor.
Ved brudd på ferielovens bestemmelser kan arbeidsgiver i ytterste konsekvens bli erstatningsansvarlig, jf ferielovens § 7:
| «Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter §14». |
Hva med de avtalefestede dagene ved årets slutt?
De “strenge” reglene omtalt over er regulert i ferieloven og gjelder de lovfestede dagene. Hvordan forholder du deg til de avtalefestede ekstradagene ved årets slutt?
Det er helt i orden å avtale at disse dagene også skal overføres til neste år. Det vil si at om den ansatte også har disse dagene til gode, så er maksimal overføringsadgang 2 uker og 4 dager ferie. Vær da klar over at den ansatte neste ferieår har 7 uker og 4 dager ferie. Har du ikke en god plan for å avvikle denne ferien, kan det fort skape stor ulempe for deg som arbeidsgiver. Dette er feriedager den ansatte kan kreve!
Gode rutiner for planlegging av ferie er derfor viktig. Det gjelder både fastsettelse og oppfølging av ferie. Husk igjen at det er din plikt som arbeidsgiver å påse at de ansatte tar ut ferien sin.
Forskuddsferie?
Ferieloven åpner for at det kan avtales inntil 2 uker ferie på forskudd. Ved kombinasjon av lovfestede og avtalefestede feriedager kan dette utgjøre 2 uker og 4 dager ferie på forskudd.
Dette er ikke så vanlig, og omtales ikke nærmere i dette innlegget.
Hva gjør du om en ansatt blir syk når han er på ferie?
Ved sykdom før ferien starter kan den ansatte på visse vilkår kreve ferien utsatt eller ansatt kan få tilbake feriedager dersom vedkommende har vært syk i ferien. Hovedregelen er likevel at ferie skal gjennomføres i løpet av ferieåret til tross for sykdommen.
Les mer: Sykdom i ferien? Disse reglene bør du kunne
Restferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon
I noen tilfeller kan feriedager til gode ved årets slutt skyldes at ansatte har vært syke eller vært i foreldrepermisjon.
Ansatte som er helt arbeidsuføre (100% sykemeldt) kan motsette seg at ferien avvikles under sykdommen. Det samme gjelder når ansatte har foreldrepermisjon hvor det ytes foreldrepenger fra NAV.
Reglene for håndtering av restferie er de samme selv om årsaken til at det står feriedager til rest pr 31.12 er sykdom eller foreldrepermisjon. Det vil si at alle dager som står til rest ved årets slutt, eventuelt med unntak av de avtalefestede feriedagene, blir automatisk overført til neste ferieår.
Det er likevel ikke et brudd på ferieloven når mer enn 2 uker må overføres til neste ferieår på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon. Dette er utenfor arbeidsgivers kontroll.
Utbetaling av feriedager
Etter hovedregelen i ferieloven skal feriepenger betales til ferien. Likevel er det mange arbeidsgivere som betaler feriepenger en gang i året, og samtidig gjennomfører lønnstrekk for ferien. I slike tilfeller får den ansatte i stedet lønn når ferien avvikles.
Hva skjer med feriepengene eller lønnen som er trukket, når feriedagene overføres til neste år?
Reglene i ferieloven er ganske klare, feriepenger skal utbetales til ferien! Det vil si at feriepengene som hører til de dagene som overføres skal betales når den ansatte avvikler den overførte ferien. Tilsvarende betyr det at der hvor feriepengene er utbetalt tidligere mot lønnstrekk, så skal den ansatte ha tilbake lønnstrekket når ferien tas.
Det er med andre ord ikke anledning til å kjøpe ut ferien til dine ansatte. Dette er likevel annerledes når det kommer til de 4 ekstra avtalefestede dagene. Arbeidsgiver og arbeidstaker står fritt til å avtale om disse dagene skal strykes ved årets slutt og feriepenger eller lønn skal betales for disse.
Les mer: Dette må du vite om feriepengeutbetaling
Feriedager til gode ved oppsigelse
Ferie som ikke er avviklet ved opphør av arbeidsforholdet faller bort. De feriedagene den ansatte ikke har fått avviklet før fratreden, må eventuelt avvikles hos ny arbeidsgiver.
Når arbeidsforholdet opphører, skal opptjente feriepenger i inneværende år utbetales. Husk at dette er feriepenger som utbetales i opptjeningsåret og det må derfor trekkes skatt i disse feriepengene.
Feriepenger opptjent i fjor skal dekke lønnsbortfallet for årets ferie. Er det feriedager til gode ved fratreden må feriepenger for disse ikke avviklede feriedager utbetales. Er det utbetalt feriepenger tidligere mot lønnstrekk (f.eks. i juni), skal den ansatte ha utbetalt lønn for de ikke avviklede feriedagene. Disse feriepengene eller lønnen skal dekke lønnsbortfallet når den ansatte tar ferie hos ny arbeidsgiver.
Feriepengene eller lønn for ikke-avviklede feriedager skal utbetales siste vanlige lønningsdag før fratreden. Den del av feriepengene som ikke lar seg beregne innen dette tidspunkt, kan utbetales i forbindelse med det avsluttende lønnsoppgjør.
Kan utbetaling av feriepenger utsettes til neste år ved oppsigelse?
Det er ikke uvanlig at ansatte ønsker at årets opptjente feriepenger skal utbetales året etter. Et slikt ønske er normalt begrunnet i at det da ikke er skattetrekk i feriepengene.
En slik ordning er helt i orden, så lenge både arbeidsgiver og arbeidstaker er enige, og det avtales før opprinnelig forfall. Dette anses å være i orden både etter skattereglene og også etter ferielovens bestemmelser.
Har du spørsmål om ferie?
Har du spørsmål rundt reglene for ferie? Eller trenger du bistand til å få på plass gode rutiner eller systemer for oppfølging av ferieavvikling? I Azets arbeider et team med HR-rådgivere som gjerne bistår deg. Ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com.
