Ferieplanlegging: Slik forbereder du de ansattes ferie

Har du en plan for årets ferieavvikling?

God ferieplanlegging er smart for deg som arbeidsgiver og for dine ansatte. En god plan for avvikling av ferie gjør det enklere for deg som arbeidsgiver å få bemanningskabalen til å gå opp. Ansatte ønsker også ofte å få avklart ferien sin så tidlig så mulig, slik at de kan planlegge og bestille transport, overnatting og lignende.

Ferieloven støtter også at ferien skal planlegges i god tid. Du har både plikt til å drøfte ferien med ansatte og å sørge for at de får beskjed om fastsatt ferietidspunkt.

Arbeidsgiver bestemmer ferien innenfor ferielovens rammer

I henhold til ferielovens § 5 skal du som arbeidsgiver sørge for at ansatte får ferie hvert ferieår. I dette ligger det at du kan pålegge de ansatte å ta ferie. Arbeidsgiver har styringsrett når det gjelder ferieavviklingen.

Men de ansatte er ikke uten rettigheter. Arbeidsgiver må forholde seg til enkelte rammer i ferieloven.

• Blant annet har ansatte rett til tre uker sammenhengende sommerferie i perioden 1. juni til 30. september (dette kalles hovedferieperioden). Selv om de ansatte har rett til 3 uker sammenhengende ferie i denne perioden bestemmer arbeidsgiver likevel når i denne perioden ferien skal avvikles
• Ansatte kan kreve at restferien avvikles samlet i løpet av året. Også her bestemmer arbeidsgiver når ferien skal avvikles

Dersom ansatte har feriedager til gode ved årets slutt, så overføres disse til neste ferieår. Her har ferieloven til dels strenge regler, du kan lese mer om de viktigste feriereglene her.

Ansatte kan i utgangspunktet ikke nekte å ta ut ferien sin

Etter hovedregelen i ferieloven skal arbeidstakere avvikle full ferie hvert ferieår. Likevel har ansatte noen rettigheter med hensyn til å ikke måtte ta ut full ferie i løpet av året dersom det ikke er nok feriepenger til å dekke opp lønnsbortfallet under ferien.

Ansatte som ikke har nok feriepenger kan motsette seg ferie

Ansatte som ikke har opptjent nok feriepenger til å dekke opp for lønnsbortfallet under ferien, kan motsette seg å ta ut full ferie.

Dette er aktuelt for ansatte som i fjor

• kun arbeidet deler av året, for eksempel ved avsluttet skolegang
• var langvarig sykmeldt
• hadde permisjon uten lønn
• var permittert
• byttet arbeidsgiver/stilling og hatt en økning i sin lønn
• o.l.

Vær likevel klar over at ansatte plikter å ta ut ferie tilsvarende opptjente feriepenger.

Webinar | Få oversikt over feriereglene

Klassisk misforståelse rundt ferieavvikling

Vi opplever ofte at våre kunder har ansatte som har skiftet arbeidsgiver i opptjeningsåret, og som mener de ikke trenger å ta ut full ferie hos sin nye arbeidsgiver. Argumentet er gjerne at tidligere arbeidsgiver betalte ut feriepengene ved fratreden i opptjeningsåret.

Dette er en typisk misforståelse. Ansatte som har vært i arbeid hele fjoråret kan ikke nekte å ta ut ferie, selv om tidligere arbeidsgiver har utbetalt feriepenger ved sluttoppgjøret i fjor. Har den ansatte fått økt lønn hos den nye arbeidsgiveren, kan likevel den ansatte motsette seg den ferien hvor feriepengene ikke dekker opp for lønnsbortfallet.

Ferie under sykdom og foreldrepermisjon

Ansatte som er 100 % arbeidsuføre grunnet sykdom kan motsette seg å avvikle ferie. Blir den ansatte syk før ferien starter kan ferien kreves utsatt. Dette må i så fall kreves senest siste arbeidsdag før ferien starter.

Har den ansatte blitt syk under ferien kan den ansatte kreve at de sykedagene som “kolliderer” med ferien tilbakeføres til feriesaldoen. Dette må kreves innen rimelig tid etter at arbeidet er gjenopptatt etter ferien.

Ved sykdom må arbeidsuførheten dokumenteres med legeerklæring.

Arbeidsgiver kan ikke, uten arbeidstakers samtykke, legge ferie til permisjonstiden hvor det ytes foreldrepenger etter folketrygdloven. Den ansatte kan likevel kreve å avvikle lovbestemt ferie i slik permisjonstid.

Husk å drøfte ferien med dine ansatte!

Selv om du som arbeidsgiver bestemmer ferien og i praksis har det siste ordet, stiller ferieloven likevel krav til drøfting av ferien med de ansatte. Drøftingen kan gjennomføres med den enkelte ansatte, eller med tillitsvalgt.

Tanken bak plikten til å drøfte ferien er å gi den ansatte mulighet til å påvirke når ferien skal avvikles.

Drøftingen skal gjøres i god tid før ferieavvikling. Hva som er god tid er ikke direkte definert i ferieloven, men det må gjøres så tidlig at du kan overholde fristen for å underrette den ansatte om fastlagt ferie.

Oppnås ikke enighet om når ferien skal tas, har arbeidsgiver siste ord. Husk at arbeidstaker har rett til tre uker sammenhengende ferie i løpet av hovedferieperioden (1. juni til og med 30. september).

Ansatte skal ha beskjed om fastsatt ferietidspunkt

Dette omtales i ferieloven som arbeidsgivers underretningsplikt. De ansatte kan kreve at du underretter om tidspunktet de har fått ferie tidligst mulig og senest to måneder før ferien starter. Vi anbefaler at du gir skriftlig beskjed om fastsatt ferie for å unngå tvil om når den skal avvikles.

Ved særlige grunner kan underretning gis med en senere frist enn to måneder, for eksempel ved driftsmessige forhold som gjør det vanskelig å varsle tidligere.

En god plan for ferie er viktig

Som nevnt stiller ferieloven krav til at arbeidsgiver i god tid drøfter og underretter om fastsatt ferie. Det krever at du har en god plan for gjennomføring.

Siden ansatte kan kreve å bli underrettet senest to måneder før feriestart bør du sørge for at feriekabalen går opp i tide.

Eksempel på årlig ferieplanlegging:

Få dine ansatte til å sette opp sine ønsker for årets sommerferie så snart som mulig. For å overholde fristen for underretning bør årets sommerferie være avklart og underrettet om i løpet av april.

Last ned vår gratis ferieplanlegger her

Hva gjør du med ansatte som ikke vil ta ut ferien sin?

Vi hører det fra arbeidsgivere hvert år. Noen ansatte har ikke ønske om å avvikle all ferie i løpet av året. Skal du som arbeidsgiver akseptere det?

Nei. Ferieloven skal sørge for at ansatte får ferie og den nødvendige hvile i løpet av året. I tillegg gir ferieloven deg som arbeidsgiver en soleklar plikt til å sørge for at ansatte avvikler ferie. Får ikke den ansatte avviklet all ferie i løpet av året, kan det avtales at inntil 2 uker ferie overføres til neste år.

Hva med ferie for de som er eller har vært permitterte?

Permitterte ansatte får dagpenger fra NAV. NAV betaler feriepenger av dagpenger.

Feriepenger på dagpenger utbetalt i opptjeningsåret får betydning for ferieuttaket

Du må planlegge ferieuttak selv om ansatte har vært permittert i opptjeningsåret. Ferielovens regler gjelder også for ansatte som er eller har vært permittert. Feriepenger ansatt har opptjent hos deg må utbetales når ferien avvikles, eventuelt i juni. I tillegg får de ansatte som har vært permittert i opptjeningsåret feriepenger fra NAV for den perioden de var permittert.

Når du fastsetter hvor mange feriedager de ansatte må ta ut, skal du ta med feriepenger fra NAV i beregningen. Disse feriepengene setter altså noen begrensninger for hvor mange dager den ansatte kan motsette seg å ta ut.

Webinar | Grunnlag og utbetaling av feriepenger

Trenger du hjelp til feriekartlegging og planlegging?

Azets har verktøyene for holde oversikt over feriedagene til ansatte og bred erfaring med å utarbeide interne ferieregler som tilfredsstiller lovkravene.

Azets kan hjelpe med spørsmål rundt ferieavvikling, feriepenger, endring av rutiner og andre HR-relaterte spørsmål. Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat.

Få hjelp til HR-administrasjon
Cozone Employee - HR-systemet som knytter ansatte, ledelse og lønn sammen. Systemet lar deg registrere og godkjenne ferie.

Gratis webinar om ferieplanlegging for dine ansatte

I dette 30 minutters webinaret gir vi deg oversikt over feriereglene.

Webinar | Ferieplanlegging for ansatte