Fordringer, altså utestående beløp som kunder skylder virksomheten, er en viktig del av enhver bedrifts økonomi. Dårlig styring av fordringer kan føre til forsinkede innbetalinger, likviditetsproblemer og økt risiko for tap.
Heldigvis finnes det gode metoder for å optimalisere faktura- og kredittprosesser, noe som kan styrke virksomhetens økonomiske helse. Her er noen nyttige tips basert på Azets' råd om fakturarutiner og kredittsjekk:
1. Etabler gode fakturarutiner
Struktur og effektivitet i fakturaprosessen er avgjørende for å sikre at innbetalingene kommer til riktig tid. Her er noen grep for å forbedre rutinene:
- Send fakturaer raskt: Unngå unødvendige forsinkelser. Fakturaer bør sendes så snart leveransen eller tjenesten er levert. Jo raskere kunden mottar fakturaen, desto raskere kan du forvente betaling.
- Ha klare og korrekte fakturaer: Sørg for at fakturaen inneholder all nødvendig informasjon, som kundenummer, fakturadato, forfallsdato, beløp og betalingsdetaljer. Klare fakturaer reduserer risikoen for spørsmål og forsinkelser.
- Bruk elektronisk fakturering: Automatisering av fakturaprosessen kan spare tid og redusere feil. Elektronisk fakturering gir også bedre oversikt og gjør oppfølging enklere.
Webinar | Likviditetsstyring og utestående fordringer
Få hjelp til god likviditetsstyring og økt betalingsevne
Les også: Alt du trenger å vite om likviditet
2. Utfør kredittsjekk før inngåelse av avtaler
Før du inngår avtaler med nye kunder, er det viktig å gjennomføre en grundig kredittsjekk. En kredittsjekk gir innsikt i kundens økonomiske situasjon og betalingshistorikk. Dette kan hjelpe deg med å vurdere risikoen og sette opp riktige betalingsbetingelser.
- Identifiser risiko tidlig: Ved å kredittsjekke nye kunder kan du avdekke potensielle utfordringer før de oppstår. Dette gjør det mulig å justere betalingsvilkår, for eksempel å kreve forskuddsbetaling eller kortere betalingsfrister.
- Følg opp eksisterende kunder: Kredittsjekk er ikke bare for nye kunder. Det er også viktig å overvåke eksisterende kunders økonomiske situasjon, spesielt hvis de har store utestående beløp.
3. Ha klare purrerutiner
Dersom betaling uteblir, er det viktig å ha en effektiv plan for oppfølging:
- Send purring raskt: Jo lengre tid det tar før du sender en påminnelse, desto vanskeligere blir det ofte å få betalt. Send en vennlig purring så snart betalingsfristen er utløpt.
- Bruk inkassotjenester om nødvendig: Hvis kunden fortsatt ikke betaler etter flere påminnelser, bør du vurdere å bruke profesjonelle inkassotjenester. Dette kan bidra til å sikre at du får det du har krav på, samtidig som du opprettholder en profesjonell relasjon.
4. Fokus på kommunikasjon og relasjoner
En god relasjon til kunden kan i mange tilfeller være avgjørende for å unngå betalingsproblemer. Sørg for å ha tydelig og åpen kommunikasjon, og vær tilgjengelig dersom kunden har spørsmål om fakturaer eller betalingsbetingelser.
5. Overvåk likviditeten jevnlig
Selv om det er viktig å følge opp enkeltstående fordringer, er det også avgjørende å ha god oversikt over helheten. Bruk regnskapssystemer som gir deg oppdatert informasjon om innbetalinger, utestående beløp og likviditet.
Hold styr på alle innkommende og utgående fakturaer på ett sted. Enkelt og effektivt med Azets Invoice
Ved å kombinere gode fakturarutiner med systematisk kredittsjekk og oppfølging av fordringer kan du skape en mer stabil og forutsigbar økonomisk hverdag for virksomheten din. Effektiv håndtering av fordringer handler ikke bare om å få inn penger, men også om å bygge gode relasjoner og redusere økonomisk risiko.
