Hjemmekontor: Hva er reglene?

Mange arbeidgivere har lagt til rette for mer arbeid på hjemmekontor enn før, og arbeidstakere og arbeidsgivere opplever nok at denne måten å jobbe på fungerer bra for mange, og at man er vel så effektiv.  

Arbeidsgivers tilbud om og tilrettelegging for hjemmekontor kan være positivt både for den ansatte og for arbeidsgiver. Når omfanget av hjemmekontor blir større oppstår behov for en bedre tilpasset arbeidssituasjon hjemme hos de ansatte, og dette utløser andre problemstillinger enn om arbeidet bare utføres på arbeidsgivers kontor:  

• Kan det dekkes utstyr til hjemmekontoret og hva med de skattemessige konsekvensene?  
• Kan man få betalt for lokalene som brukes til kontor? 
• Må det være en avtale om hjemmekontor? 

Hvilke utgifter kan arbeidsgiver dekke ved hjemmekontor?  

Ved arbeid på hjemmekontor er det vanlig at arbeidsgiver dekker nødvendig utstyr. Dette kan være skrivepult, stol, datautstyr, m.m. Arbeidsgiver kan dekke dette skattefritt under visse forutsetninger.  

I tillegg bruker ofte ansatte et eget rom i boligen. Dersom det er tilfellet, er det også mulig å få dekket utgiftene for dette.    

Dekke utgifter ved hjemmekontor  

Når en ansatt bruker deler av sin bolig til kontor er det som sagt ikke uvanlig at arbeidsgiver dekker utgifter som faller på dette kontoret. Dette kan gjøres på flere måter, som for eksempel godtgjørelse eller utleie av boligen til arbeidsgiver.      

For at det skal kunne gis en skattefri godtgjørelse til hjemmekontor må det være et eget rom i den ansattes hjem som kun brukes av arbeidstaker til hjemmekontor.  

Bruker den ansatte et kombinert rom, som for eksempel stue eller et soverom til hjemmekontor, kan ikke dette behandles etter reglene for hjemmekontor. 

Har den ansatte et slikt rom, er det flere måter å beregne godtgjørelse på. Dette avhenger blant annet av om den ansatte eier boligen selv eller leier boligen.  

Gis det en slik godtgjørelse, må dette opplyses om i a-meldingen.  

Godtgjørelse til hjemmekontor i fritakslignet bolig  

Det kan gis en godtgjørelse med et standardbeløp på kr 2128 pr år. Dette beløpet skal ikke avkortes, selv om den ansatte har hatt hjemmekontor kun deler av året.  

Alternativt kan den ansatte summere opp faktiske kostnader som faller på hjemmekontoret og betale det i stedet. Dette kan for eksempel være strøm, vask, forsikring, ol.  

Utgifter som også gjelder øvrige deler av boligen, må fordeles forholdsmessig. Utgifter som også gjelder øvrige deler av huset, som for eksempel vask, må eventuelt fordeles. Dette kan være et aktuelt alternativ dersom dette overstiger kr 2128pr år.  

NB! 
Det kan ikke beregnes noe godtgjørelse for egen vask av hjemmekontoret.  

I begge tilfeller må det lages en utgiftsoppgave som angir at det er et eget rom som brukes til hjemmekontoret, samt en spesifisering av hva som kreves. Oppgaven må signeres.   

Godtgjørelse dersom boligen leies  

Benyttes et eget rom utelukkende til hjemmekontor i en leid bolig, kan det gis en godtgjørelse tilsvarende faktisk påløpte kostnader knyttet til hjemmekontoret. Dette gjelder andel av kostnader til husleie, strøm, vask osv  

Utleie av lokaler til arbeidsgiver  

Vi ser ofte at arbeidsgiver og arbeidstaker inngår avtale om leie av kontorlokaler hos arbeidstakeren. Leiebeløpet som avtales er ofte mye høyere enn det som kan gis i godtgjørelse etter reglene omtalt over.  

Fordelen med en slik ordning er at om dette er et reellt leieforhold, så er leieinntekten skattefri i sin helhet for den ansatte. Leiebeløpet skal heller ikke rapporteres i a-meldingen.  

Det kan være aktuelt å inngå slik leieavtaler, men for at en slik leie skal være skattefri, må det være arbeidsgivers behov for kontor på nettopp dette stedet som er avgjørende. Det betyr at arbeidsgiver må overta full bruksrett til lokalene. Om det kun er den ansatte som eier boligen som benytter dette kontorlokalet, har skatteetaten i flere saker underkjent slike leieavtaler.  

Det er flere vurderingsmomenter som må tas hensyn til i slike tilfeller. Jeg går ikke mer inn på det i dette her. Har du behov for en gjennomgang eller ønsker flere råd, ta gjerne kontakt med Azets.   

Hva slags utstyr til hjemmekontoret kan dekkes?  

Arbeidsgiver kan dekke nødvendig utstyr den ansatte har behov for på hjemmekontoret. Dette kan dekkes på flere måter;  

• Utlån fra arbeidsgiver 
• Ansatt får utstyret arbeidsgiver har kjøpt  
• Arbeidstager kjøper utstyret og får dette refundert fra arbeidsgiver 

Utlån av kontorutstyr – utplassering hos den ansatte  

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr til hjemmekontor skattefritt til den ansatte, under forutsetning av at hovedformålet med utlånet er til bruk i arbeidet.  

Ved utlån av skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. legger skatteetaten til grunn at hovedformålet normalt er til bruk i arbeidet, og dermed skattefritt.  

Det må i noen sammenhenger likevel trekkes en grense, der hvor utstyret benyttes både i jobb og privat. For eksempel der det lånes ut en stol eller skjerm som også er spesielt egnet til gaming eller underholdning.  

Datatutstyr har egne regler og kan skattefritt lånes ut når utplasseringen er begrunnet i bruk i arbeidet. Dette gjelder også om datautstyret brukes privat.   

Arbeidsgiver gir kontorutstyret til den ansatte - arbeidstaker blir eier av dette  

Tidligere har oppfatningen vært at den ansatte måtte skattlegges for utstyret dersom vedkommende får det av sin arbeidsgiver.  

Men, i en uttalelse fra 18.11.20 skriver Skattedirektoratet at den ansatte kan få utstyret skattefritt av arbeidsgiver dersom hovedformålet med anskaffelsen er til bruk i arbeid på hjemmekontor.  

Arbeidsgiver må derfor vurdere om hovedformålet er å bruke utstyret i jobben. I denne vurderingen må det legges vekt på noen forhold:  

• Prisen på utstyret 
• Egnetheten for privat bruk 
• Utstyrets beskaffenhet, for eksempel hvor vanlig det er å ha denne typen utstyr i private husholdninger eller om det er utstyr som typisk er arbeidsrelatert 
• Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover 
• Grunnen til at arbeidsgiver velger å overdra eiendomsretten til utstyret fremfor å låne det bort 

Hva om den ansatte kjøper kontorutstyret og får dette refundert av arbeidsgiver?  

Skattedirektoratet skriver i uttalelsen at arbeidstager også kan kjøpe utstyret og få dette refundert av arbeidsgiver, uten at det medfører noen skatteplikt.  

Den avgjørende vurderingen i denne sammenheng er også hva slags utstyr dette gjelder, samt hva som er hovedformålet med anskaffelsen.   

Husk at det i så fall må leveres bilag til arbeidsgiver. Det er viktig at formålet med refusjon av kontorutstyret er angitt på bilaget, eventuelt reiseregning/utleggsskjema.   

Må man ha en skriftlig avtale om hjemmekontor?  

Ansatte som har hjemmekontor som en fast ordning skal ha en skriftlig tilleggsavtale med arbeidsgiver om dette. Denne avtalen skal være skriftlig.  

Dette følger av «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem». I henhold til denne forskriften skal det inngås en skriftlig avtale om hjemmekontor som omhandler blant annet:  

• omfanget av hjemmearbeidet 
• arbeidstid for hjemmearbeidet 

• eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver 
• dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet 
• eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv. 
• eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen 
• eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr 
• eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter. 

Denne forskriften gjelder, som tidligere nevnt, bare dersom bruk av hjemmekontor er en fast ordning. Kortvarig eller midlertidig arbeid på hjemmekontoret krever ikke en slik avtale.  

Arbeidstid på hjemmekontoret  

Fra og med 1. juli 2022 gjelder også arbeidsmiljølovens alminnelige regler om arbeidstid forhjemmekontor. Den arbeidstiden som er avtalt ved arbeid på arbeidsgivers kontor, gjelder derfor også ved arbeid hjemme.  

Arbeid etter kl 21:00 anses som nattarbeid. Dette er ikke tilltatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig, eller at det oppstår et spesielt behov. Det samme gjelder søndagsarbeid fra og med lørdag kl 18:00 til søndag kl 22:00. 

Mer om hjemmekontoret:

• Slik jobber du trygt og effektivt fra hjemmekontoret
• Kunsten å være tett på når alle er på hjemmekontor
• Hvordan gjennomføre effektive digitale møter?
• Digital ledelse: Hvordan lede digitalt?