Tradisjonelt har ikke HR meldt seg først som deltakere i IT-prosjekter og kanskje heller ikke blitt invitert. Men er det lurt?
En fellesnevner for alle prosjekt er at de involverer mennesker. Og hvem i bedriften kjenner godt til de ansatte? HR-avdelingen selvfølgelig. HR har innsikt i de ansattes kompetanse til å bidra i et prosjekt og er en god partner til å vurdere reaksjoner ved implementering. Hvis prosjektet involverer transformasjon, er også HR-avdelingen riktig å inkludere ved endring og organisasjonsutvikling.
Prosjekter kjennetegnes ved en definert oppgave, et definert mål, og som oftest innen en tids- og ressursramme (Wikipedia). Mer spesifikt kan vi si at et IT-prosjekt involverer utvikling og implementering av informasjonsteknologi, for eksempel et ERP-system.
Man hører ofte at prosjekter feiler og at en ikke får tatt ut ønsket effekt. Det er ikke uten grunn at man får over 4 millioner treff på Google ved å søke “why projects fail”.
Noen fellesnevnere for at prosjekter feiler i større eller mindre grad er mennesker, prosesser og kommunikasjon.
Innenfor disse områdene har HR-avdelingen virkelig sin kompetanse og styrke
5 kompetanseområder HR kan bidra med i IT-prosjekter
I den nyeste kompetansemodellen fra Dave Ulrich viser han til fem områder hvor HR kan bidra inn i organisasjonen. Områdene kan illustreres slik:
Ved å kombinere disse kompetanseområdene kan HR aktivt støtte virksomheten innen blant annet mennesker, prosess og kommunikasjon. Kompetanseområdene er direkte overførbare til IT-prosjekter, og spesielt til de områdene som ofte medvirker til at prosjektene feiler.
1. Bidra til forenkling
Prosjekter har ofte tilhørighet i en del av organisasjonen og medfører noe nytt for organisasjonen. De som jobber i prosjektet og kan “faget” har sin egen terminologi og kanskje også forståelse for hvorfor prosjektet er viktig. Resten av organisasjonen henger ikke nødvendigvis med på dette, og derfor er det viktig med god kommunikasjon. HR har kunnskap om hvordan organisasjonen jobber med internkommunikasjon, og hvem i organisasjonen man når ut til ved å bruke de formelle kanalene. For en prosjektleder er HR en ypperlig samarbeidspartner når det skal lages en kommunikasjonsplan, og til å sikre at språket som brukes vil forstås utenfor prosjektgruppen.
2. Tilgjengeliggjøre informasjon
I mange bedrifter er HR ansvarlig for intranett eller intern kommunikasjon. For et prosjekt er det avgjørende å nå alle interessenter og HR er en god partner. Ved et digitaliseringsprosjekt hvor man skal endre både prosesser og kultur, er det viktig med en god interessentanalyse samt en vurdering av motstand for endringen. Også her kan HR støtte ved å anaysere hvor i organisasjonen man kan forvente motstand, og hvordan man kan møte den.
Blogg | Hvordan lykkes med endringsledelse
3. Fremme samarbeid
Prosjekter er ofte satt sammen av ressurser som kommer fra forskjellige avdelinger og har forskjellige kompetanseområder. Derfor bør man tenke på teamsammensetning når prosjektet opprettes og at sammensetningen medfører at ansatte som vanligvis ikke samarbeider må jobbe sammen. HR er den perfekte partner i dette arbeidet! HR kjenner hele organisasjonen og kan ha tilgang til personlighetstest som innspill ved opprettelse av nye team. HR har også innsikt via medarbeiderundersøkelser og dialog med ledere om hvordan man kan sikre god teamsammensetning. For eksempel er det viktig at et prosjekt består av forskjellige personlighetstyper som sikrer balanse mellom innovative løsninger, kvalitetssikring og tidsmessig gjennomføring.
I større organisasjoner er det viktig å ivareta partssamarbeidet og drøfting med tillitsvalgte. For eksempel kan også et IT-prosjekt komme under Arbeidsmiljøloven § 8-1 og bør drøftes mellom partene.
Webinar | Bruk tavlemøter til prosjektledelse og målstyring
4. Medarbeiderutvikling
HR kan bidra med oversikt over organisasjonens totale kompetanse og identifisere ressurser og riktig kompetanse for prosjektet. HR kan se om det er kompetanse som mangler internt og må leies eksternt. I tillegg kan HR bidra til å identifisere ansatte som ønsker eller bør utvikles innen prosjektmetodikk, eller løsninger som prosjektet skal jobbe med og på den måten bidra til medarbeiderutvikling og organisatorisk læring. Her kan HR være en partner for å sikre kontinuitet og kommunikasjon.
5. Pådriver for strategisk forretningsutvikling
En HR-partner har god oversikt over organisasjonens overordnede mål og er derfor en viktig bidragsyter for å sikre at et prosjekt har forretningsmessig betydning. HR kan støtte prosjektet ved å sette opp beslutningsgrunnlag og sikre forankring, men også bidra inn i prosjektet med overordnet fokus, støtte av ressurser for gjennomføring og være en pådriver ved implementering av endrede praksiser i organisasjonen. Din HR-partner kan også sikre endringsledelse i prosjektet og involvering av interessenter.
Webinar | Få kunnskap og kompetanse til å lede endringsprosesser
Bruk HR i ditt prosjekt
HR-avdelingen er ikke den man tenker på først ved opprettelse av IT-prosjekter, men når det erfaringsmessig er faktorer som mennesker, prosesser og kommunikasjon som er fellesnevnere i prosjekter som feiler, må vi tenke nytt. HR kan bidra til at du får en god balanse av personlighetstyper og team fit, sikre rekruttering av prosjektmedlemmer, bidra aktivt til internkommunikasjon, gi innspill til en grundig interessentanalyse og bistå med at ditt prosjekt møter organisasjonens overordnede mål.
Azets kan hjelpe deg!
Ønsker du å vite mer, eller har du spørsmål knyttet til involvering av HR? Azets har ledende kompetanse innen HR, og kan hjelpe deg med å få på plass gode prosjekter tilpasset din virksomhet. Våre HR-rådgivere hjelper deg gjerne med endringsprosesser som skaper forpliktelse og gjennomføring. Ta kontakt for en uforpliktende prat.
