Ved å utføre en HR-analyse kan du finne informasjon om HMS-utfordringer, ansattes lønnsomhet og kompetansenivå. Årsaken til at bedrifter jobber med HR er jo nettopp for å styre og påvirke de ansattes motivasjon, engasjement, kunnskap og utvikling. Men hvordan vet du at tiltakene du du bruker gir effekt?
I 2012 ble det publisert en metaanalyse som kikket på HR-praksiser sin effekt på organisasjonen. Kort oppsummert kan funnene skisseres slik:
(Jiang, el al (2012): https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/amj.2011.0088)
Med andre ord; for hver krone du bruker på HR-analyse kan du få 13 kroner tilbake.
Hva er HR-analyse?
Kort fortalt kan en HR-analyse hjelpe deg å skape endring eller ta informerte avgjørelser basert på en god fremstilling av HR-data. Her er det to viktige elementer; du trenger data og du må kunne oversette dem til informasjon for beslutningstakere. I tillegg må tiltakene du bruker for å skape endring være vitenskapelig forankret.
La oss se på sykefravær som et eksempel. Si at du har høyt sykefravær i bedriften og dette fører til redusert produksjon. Hvordan kan du undersøke dette og finne tiltak for å få økt produksjonen? Ved å undersøke HR-data - HR-analyse - kan du finne mer informasjon. Er fraværet jevnt fordelt? Eller er det forskjeller mellom avdelinger, kjønn, alder, ansiennitet? Er det slik at en liten gruppe med samme leder forklarer mye av fraværet? Slike HR-analyser bidrar til at du forstår sykefraværet mer nøyaktig, og kan sette inn forskningsbaserte tiltak for å redusere fravær og øke produksjonskapasiteten.
Et annet eksempel er å bruke HR-analyse for å forstå turnover og vurdere onboarding. Ansettelser er en stor investering for alle bedrifter, og derfor er det lønnsomt å ha oversikt på turnover samt om onboarding fungerer. Eksempelvis kan en si at en nyansatt med 650.000 i årslønn som først blir produktiv etter 6 måneder har en rekrutteringskostnad på 325.000 + utgifter i forbindelse med utlysning og intervjuer. Hvis en da har høy turnover vil rekrutteringskostnadene øke og produksjonen synke. Ved å gå metodisk frem med HR-analyse kan en bruke tilgjengelig data for å identifisere årsaker til uønsket turnover, samt identifisere tiltak for å snu den negative trenden.
HR-analyser og modenhet
En grunnleggende faktor for all analyse er å ha oversikt og kontroll på dataene. Hvis du ikke har HR-data i et system, blir det utfordrende og tidkrevende å se sammenhenger. Datakvalitet er også avgjørende - du trenger å ha tillit til analysene dine for å unngå å bruke tid på diskusjoner om dataene er korrekte.
De fleste bedrifter driver med operasjonell eller avansert rapportering som er utgangspunktet for HR-analyse (se modell). Derfor vil jeg også fokusere på disse nivåene i denne omgang.
Det er vanlig å dele HR-analyse inn i 4 nivåer av modenhet:
Fremgangsmåte for HR-analyse
Jeg liker de fire trinnene Thomas Hedegaard Rasmussen viser til i sin bok “Målbar HR”; Ta utgangspunkt i bedriftens konkrete behov, bruke eksternt publisert forskning, verifiser og illustrer ved bruk av virksomhetens egne data og kommuniser resultater og anbefalinger (Rasmussen, 2013).
For at du skal lykkes med HR-analyse er det altså viktig å fokusere på et tema som din bedrift er interessert i eller har behov for. Gjerne et tema som allerede har vært diskutert i ledergruppen eller med andre beslutningstagere. På denne måten sikrer du at det er interesse for temaet og at du får “taletid”. Videre bør du søke etter forskning om temaet og på den måten finne forskningsbasert fakta om virkemidler og årsakssammenhenger. Samtidig må du starte å trekke ut data fra egne systemer. Nå kan du sammenfatte egne funn med ekstern forskning og presentere konkrete tiltak som har dokumentert effekt. Et godt tips her er å lage en enkel historie for å presentere funnene. For eksempel slik som utsagnet i starten her: for hver krone du bruker på HR-analyse kan du få 13 kroner tilbake. Et annet eksempel er å bruke visualisering for å fremheve funnene dine. Hvilket av eksemplene syns du er best?
Eksempel 1:
Eksempel 2:
Hvordan komme i gang med HR-analyse
Det er noen faktorer som kan være fornuftig å reflektere over når du starter med HR-analyse.
- Din bedrifts modenhet
- Datakvalitet
- Kompetanse for å analysere data
- Interesse i ledergruppe
Først å fremst så er det aldri for sent å starte med HR-analyse, og ingen prosjekter er for små. Er dette helt nytt må du starte med å samle data, sjekke kvalitet, organisere data og starte datainnsamling som mangler. Sett et parameter på det du ønsker å måle og bruk dem senere inn i analysearbeidet.
Er du allerede i gang med god kontroll på data og et HR-system som lar deg ta ut datasett, gjelder det å organisere dataene slik at du kan se sammenhenger. Også her bør du vurdere om du har riktig type data tilgjengelig.
Identifiser et prosjekt som bedriften interesserer seg for eller som støtter opp under strategien til bedriften. Det kan være et tema som HR er forventet å skulle levere en tiltaksplan for, et tema som engasjerer ledergruppen eller en utfordring bedriften står overfor.
Når det gjelder analyse så kommer du langt med excel. Her kan du gjøre avanserte statistiske analyser og det er kun kunnskap som stopper. Derfor bør du vurdere om du har tilgang på riktig kunnskap til å gjennomføre analyser. Fortrinnsvis er dette noe en bør investere i å ha internt slik at en enkelt kan komme i gang.
Anvendelige områder for HR-analyse er turnover, sykefravær, tilfredshet, onboarding, rekruttering, prestasjon vs salg, ledervurdering, kursvurdering og HMS-tall. I tillegg kan en kombinere disse områdene for å undersøke sammenhenger. Har du data fra medarbeiderundersøkelser vil dette være gode data å bygge videre på. Slike undersøkelser er ofte subjektive data og ved å kombinere dette med objektive data fra andre datakilder, har du et grundig datasett å jobbe videre med. Men det er egentlig ingen grenser for hvordan en kan bruke HR-analyse, og det gjør det ekstra gøy!
Azets kan bistå
Har du utfordringer med en problemstilling, eks høyt sykefravær, turnover, vurdering av ledertrening? Eller ønsker du bare å komme i gang med HR-analyse?
Våre rådgivere kan hjelpe deg med å komme i gang med HR-analyse slik at du kan ta beslutninger basert på fakta. Vi kan støtte deg i å starte opp med HR-analyse, være en sparringspartner eller gi råd i forskjellige faser av HR-analyse:
- Planlegging av prosess fra start til slutt
- Kvalitetssikring av data og eventuelle datakilder
- Utarbeide modeller for HR-analyser
- Analyse av modenhet for HR-analyse
- Rådgiver i prosessen
FAQ - Ofte stilte spørsmål om HR-analyse
Hva er HR-analyse?
Hvordan komme igang med HR-analyse?
