De aller fleste har en prøvetid på 6 måneder i alle nyansettelser, men ingen plan for hvordan man skal bruke tiden. I denne bloggen vil jeg forsøke å forklare hva innholdet i prøvetid bør være og hvordan du aktivt kan benytte prøvetid til virksomhetens beste.
Du har kanskje opplevd å ha ansatt feil person – en person som ikke leverer faglig eller resultatmessig slik du hadde forventet? Spørsmålet er om det bare er den ansattes feil, eller om det skyldes manglende forventningsavklaring, opplæring eller krav fra dere som arbeidsgiver? Jeg opplever ofte at arbeidsgivere trenger hjelp i forbindelse med oppsigelse av ansatte, som på en eller annen måte er feil for jobben. De fleste har allerede jobbet ut prøvetiden og ofte har de vært ansatt i flere år med økende misnøye fra arbeidsgiver. Det som er synd er at mange av disse tilfellene kunne vært løst allerede i prøvetiden.
Du har anledning til å avtale opp til 6 måneder prøvetid. I den perioden er oppsigelsestiden kortere enn vanlig og kan være så kort som 14 dager. Prøvetiden er en periode som skal gi den nyansatte en retrettmulighet samt gi deg som leder en anledning til å prøve ut om dette er en korrekt ansettelse.
Du som leder må gjennomføre noen konkrete aktiviteter i prøvetiden, for å finne ut om dette er et ansettelsesforhold som skal fortsette etter prøvetid.
Disse aktivitetene må settes i et system, for seks måneder går så utrolig fort og det er for sent å finne ut at du må gjøre noe et par uker før prøvetiden er omme.
Det koster å ansette nye medarbeidere, blant annet i tid til rekruttering, opplæring og introduksjon til ny arbeidsplass. De aktivitetene som du skal ha i prøvetiden er både der for å forsikre deg om at du gjorde en riktig ansettelse, men også for å få den nyansatte opp og stå så raskt som mulig. Om dere ikke har en plan for onboarding av nyansatte og en opplæringsplan, vil du få mye igjen for å etablere slike. Disse planene skal inneholde alle de aktivitetene du som leder bør ha i prøvetid og alle krav som stilles til den nyansatte. Målet ditt bør være at du skal ha en nyansatt som så raskt som mulig yter det samme som øvrige ansatte og leverer gode resultater.
Hvis jeg drev din virksomhet ville jeg passet på at planen blant annet inneholdt:
- Hva er virksomhetens kultur? Hva er det som forventes av de ansattes adferd og hva er viktig på nettopp din arbeidsplass?
- Hvilke forventninger og krav har du for egenlæring, initiativ, arbeidsinnsats og resultat i prøvetid?
- Hva skal læres og når? Lag en kortfattet opplæringsplan med tidslinje for de første 6 måneden, deleger ansvar for den opplæringen kolleger kan gjøre.
- Påse at opplæringsplaner blir fulgt og signert ved hver milepæl.
- Ha minst 2 samtaler med den nyansatte i løpet av prøvetiden
Mange ledere opplever krav til samtaler i prøvetid som tidstyver, men disse er helt avgjørende for at du skal få nyansatte som leverer gode prestasjoner. Jeg tror mange tenker at vi må sette i gang med store systemer og prosesser som ingen tar seg tid til å gjennomføre.
Nøkkelen er å finne en plan som er gjennomførbar og inneholder det som er viktig for din virksomhet.
Ansetter du selgere vil det være viktig å sette tydelige krav til salgstrening og salgsaktiviteter. Er det en rørlegger du ansetter er det helt sikkert andre prestasjonskrav som er vesentlige. Uansett yrke vil du komme langt med å ha to evalueringssamtaler som tar for seg hvordan den ansatte trives, hvilken opplæring som er gjennomført, hvilke mål som har vært satt for prestasjon og opplæring – og en evaluering av hvordan den ansatte har prestert. Sett så opp behov for videre opplæring, konkrete tilbakemeldinger på hvilken adferd, arbeidsprestasjon eller annet som må forbedres og innen hvilken frist. Husk at de fleste av dine nyansatte kommer fra en tidligere arbeidsgiver og at de gjennom samtalen kan gi deg gode tips til hva som kan forbedres på din arbeidsplass.
Jeg erfarer at tydelig oppfølging i prøvetid skaper nyansatte som føler seg velkommen og forstår hva som forventes av dem, samt ledere som er trygge på at ansettelsen er riktig.
Noen ganger er det dessverre slik at du vil oppdage at du har ansatt feil person. Da blir alle de aktivitetene du har gjort som leder helt avgjørende for at du skal kunne gå til saklig oppsigelse. Selv om den ansatte er i prøvetid må ansettelsen være saklig begrunnet. Høyesterett har imidlertid uttalt at «terskelen for oppsigelse i slike tilfeller er noe, men ikke helt ubetydelig, lavere enn det som ellers gjelder» Du kjenner sikkert til at du i oppsigelser grunnet ansattes egnethet må ha tung dokumentasjon, gjerne skriftlige advarsler mm. I prøvetid har man lagt lista litt lavere.
Det vesentlige vil være at du kan dokumentere opplæring, oppfølging, krav og evaluering for å kunne gå til en gyldig oppsigelse i prøvetid og derfor blir de aktivitetene du har gjort helt avgjørende.
Ingen eller mangelfull opplæring og oppfølging vil føre til at du ikke kan gå til oppsigelse. En oppsigelse på et slikt mangelfullt grunnlag vil føre til at den blir kjent usaklig og vil kunne føre til erstatningskrav.
En rolle som endres over tid kan ikke tillegges ny prøvetid. Er det imidlertid snakk om en ansatt som går over i en helt ny rolle, for eksempel en lederstilling, så vil du kunne avtale ny prøvetid. Jeg vil anbefale deg å gjøre det i de tilfeller der stillingen er vesentlig annerledes enn det den ansatte har hatt. Det er kostbart å ansette feil ledere og noen ganger er en svært dyktig ansatt likevel ikke den lederen du trodde han skulle bli. Høyesterett har uttalt at dersom du må si opp en slik ansatt så har vedkommende rett til å gå tilbake til sin opprinnelige stilling.
Ser du at dere trenger bedre rutiner for onboarding, opplæring eller oppfølging i prøvetid? Azets har et rådgivningsteam innenfor HR som står klare til å hjelpe deg med rutiner tilpasset din virksomhet. Ta kontakt for uforpliktende prat.
