De fleste prøver nok å få budsjetteringen unna så fort som mulig og lar bedriften fortsette i akkurat samme retning som før. Det fører dessverre til at mange bedriftsledere går glipp av en utmerket mulighet til å løfte blikket og tenke på mulighetene for nye tjenester, produkter og markeder.
Gjennom prosessen kan dere se behovene til eksisterende kunder i nytt lys. Prosessen kan kaste lys på produktporteføljen, hvilken produkter og tjenester har muligheter og hvilken har svak utvikling.
Den kan også gi svar på muligheter som ligger i markedet, produktporteføljen skal utvikles og nye samarbeid etableres, og ikke minst, på kostnadssiden. Hvilken kostnader øker og legger press på marginene, og hvilken har vi kontroll på. Nettopp derfor er budsjettprosessen så viktig, siden den tvinger deg til å ta en gjennomgang av hele driften.
4 måter å sette opp budsjett
Det er flere måter å bygge opp et budsjett på:
- Passivt budsjett med innsikt:
Budsjett med historiske tall med endringer basert på innsikt om produkter, bransjen eller annet. - Passivt budsjett:
Fjorårets tall som budsjett for årets regnskap, med eller uten en lik prosentvis endringer på hele linjen. - Top down budsjett:
Sett rammene på toppnivå og jobb deg nedover. Her er utgangspunktet en ønsket situasjon om hvordan ting bør se ut. Her starter vi egentlig med summeringen. - Bottom up budsjett:
Vi starter i bunnen og jobber oss oppover. Alt summeres til slutt.
Metoden du benytter bør velges ut fra hva som er hovedfokuset. Er driveren kostnader bør historiske tall brukes som utgangspunkt, men om økte inntekter på topplinjen er det avgjørende, kan det som regel være mer hensiktsmessig å se på hva som kan være mulig å hente ut av markedet uten å bare se i sladrespeilet.
Alternativt kan ulike avdelinger ha forskjellige tilnærminger: Ledelsen kan jobbe top down, salg kan jobbe bottom up og økonomi kan ta for seg historiske tall og bruke innsikt for å finne ut hvilke kjente endringer som kan påvirke kostnadsbildet til neste år.
Ønsker du hjelp til å sette opp bedriftsbudsjett? Vi hjelper deg gjerne!
Likviditetsbudsjett
Budsjett eller prognoser er noe de aller fleste bedrifter i dag forholder seg til i en eller annen form. Det gir et godt overblikk over fremtidige inntekter og kostnader. Men for å kunne sove litt bedre om natten, anbefaler vi også å lage et likviditetsbudsjett - budsjettet som forteller deg om du klarer å betale regninger gjennom året, på forfall.
Lag likviditetsbudsjettet før du havner i pengeknipe
Mange lager et likviditetsbudsjett først når banken forlanger det eller etter at bedriften begynner å få purringer og gebyrer på ubetalte regninger. Men det er gode grunner til å lage et likviditetsbudsjett før du havner i en pengeknipe. Da kan du planlegge og iverksette tiltak for de periodene det mangler penger.
Det er ikke slik at det kun er bedrifter med problemer som i perioder ikke kan betale regningene på forfall. Også sunne og veldrevne bedrifter kan få slike problemer. Det skyldes at inntektene kommer på andre tidspunkter enn kostnadene og da kan det oppstå det vi kaller midlertidige likviditetsproblemer. Men løses de ikke, kan de føre til langt større problemer.
Fordeler med likviditetsbudsjett:
- God planlegging gir bedre forståelse av fremtiden
- Indikasjoner på likviditetsproblemer frem i tid
- Mulighet for å iverksette tiltak tidlig for å bedre tilgangen til penger
Erfaring viser at det er billigere å løse problemene før de oppstår!
Hvordan sette opp et likviditetsbudsjett?
Når du lager et likviditetsbudsjett ser vi historisk på alle inn- og utbetaling. Deretter oppdaterer du med alle endringer. Det kan for eksempel være økte lønninger, nye leverandører eller nye betalingstidspunkter for avgifter. Deretter må likviditetsbudsjettet oppdateres løpende ettersom ting endrer seg.
Ut i fra dette vil du se hvilke perioder du med stor sannsynlighet er i minus og ikke kan betale regningene. Det er dette man søker å se etter, slik at tiltak kan settes inn tidlig.
Mulige tiltak når du står i minus
Det er en rekke tiltak du kan sette i gang i forkant av en periode som er i minus på likviditeten:
- Endre kredittiden hos leverandørene i perioder eller fast
- Få penger raskere inn fra kunder gjennom kortere kredittid eller bruk av purringer
- Ta i bruk ulike finansieringsordninger som banklån, fakturasalg og driftskreditt
- Gjennomgang av alle kostnadene, for se etter besparelser
Hva skal du bruke likviditetsbudsjett til?
Ingen vet hva fremtiden bringer, men du får en mye bedre oversikt over fremtiden ved hjelp av budsjett og likviditetsbudsjett. Sammen med driftsbudsjettet vil det også gi deg verdifull innsikt i kostnader og inntekter i selskapet. Har du oversikt over alle abonnenter/lisenser på software og når disse fakturaene forfaller? Trenger du alle og bør du gjøre endringer? Det kan være store besparelser å gjøre, når du har fått oversikten du trenger. Og oversikten får du fra likviditetsbudsjettet.
Hva fører til feil i likviditetsbudsjettet?
Likviditet er komplekst av den grunn som er nevnt over. Kostnader og inntekter kommer på ulike tidspunkt og gjerne med ulik frekvens. En offentlig avgift kan komme hver termin, en lisens kan komme årlig og en inntekt kan komme måneder etter at kostnaden ved varen er forfalt. Vi ser også at mange små beløp ikke blir tatt med og vi vet at mange små beløp til slutt blir til et stort.
Derfor kan det være lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner til å sette opp et likviditetsbudsjett, slik at alt blir tatt med - alt fra historiske tall til endringer vi vet vil komme.
Hvordan vil AI påvirke budsjettprosessen?
AI er på full fart inn i finans, og budsjettering er kanskje også det fagfeltet innen finans som kan hente ut stor effekt ved bruk av AI. Det kan gi mer nøyaktige spådommer og dermed legge grunnlaget for riktig fokus mot økt effektivisering og salgsvekst. AI kan effektivt analysere store mengder historiske salgsdata og markedstrender for å lage mer presise prognoser, noe som hjelper med ressursallokering og utforming av effektive salgsplaner. Det vil si at det blir et svært effektivt verktøy for å predikere hva som kan skje, basert på data.
Det er noen utfordringer med implementering av AI i budsjettering.
- Det første er de tekniske utfordringene med integrering inn i eksisterende systemer, slik at data kan brukes og svar sendes tilbake.
- Datasikkerhet er også en bekymring og bedrifter må implementere robuste tiltak for å beskytte kundedata.
- En god brukeropplevelse for de som skal bruke AI er også kritisk for en suksess. Dårlig grensesnitt og mangelfull opplæring i bruk av ai, kan gi store feil og gi økt motstand mot et tiltak som egentlig skal skape en gevinst.
- Kostnader ved å implementere AI kan være betydelig og må veies opp mot de forventede langsiktige gevinstene.
AI bistår i å hente store mengder data og har evnen til å analysere denne mengder av data. På denne måten kan den identifisere mønstre og trender, og lage spådommer.
Har du spørsmål? Ta kontakt - så hjelper vi deg gjerne!
