I det vi begynner å prate om kostnadskutt blir det fort dårlig stemning. Årsaken kan være at de som har laget planen allerede har vært gjennom en prosess, så det de står overfor har fått tid til å modne seg. De som sitter ute i organisasjonen derimot, har ikke hatt denne muligheten og da kan det komme brått på og de forstår kanskje ikke hvorfor.
Å få kontroll på kostnadene er en kunst fordi det er så mange motstridende effekter. Kutter vi kostnader, kan det få følger for kvaliteten vi leverer til kunden. Sparer vi kostnader ett sted, kan de øke de et annet. Sparer vi i oktober, kan kostnadene øke igjen i desember. Derfor må vi tenke annerledes når vi skal kutte kostnader. Enten det går godt eller vi sliter i motgang.
Vi vet at kostnadskutt påvirker hverdagen til en hel bedrift og hver enkelt ansatt. Derfor er kostnadskutt ikke bare en krevende oppgave i seg selv, men også en krevende oppgave for en leder å stå i over tid.
I en ideell verden skal vi ha så god kostnadskontroll, at vi ikke har behov for store prosjekter med kostnadskutt. Men verden har vist seg uforutsigbar de siste årene. Det vil fortsette å dukke opp små og store situasjoner, som krever at vi trekker i bremsene og tvinger oss til betydelige kutt i kostnadene. Dette kan være endringer i lover, regler eller avgifter fra myndigheter, nye konkurrenter, økte priser fra leverandører og svikt i etterspørselen.
Webinar | Få kontroll på kostnadene
Fem ting du må tenke på når kostnader skal kuttes i din bedrift
1. Forstå situasjonen
Forståelse av situasjonen er grunnleggende før vi starter. Skyldes det økte kostnader eller svikt i omsetningen? Er eksterne forhold årsaken, for eksempel økt konkurranse eller interne forhold hvor vi ikke har hatt kontroll?
2. Få oversikt
Når vi vet mer om årsaken til situasjonen må vi få oversikt. Et godt utgangspunkt er regnskapet hvor vi leter i de historiske tallene frem til i dag og bruker budsjett og prognoser for å forstå mer om konsekvensene av situasjonen vi har havnet i.
3. Legg en plan
En god oversikt gir grunnlaget for en god plan. En god plan forteller oss hva vi skal gjøre, hvordan, når, hvorfor og hvem som har ansvaret for de ulike tiltakene.
4. Dobbeltsjekk at riktige kostnader kuttes
En plan er ikke nødvendigvis god, hvis vi bare kutter enkle kostnader og ikke de som gir riktig effekt. En god refleksjon på hvilken innsats og effekt det enkelte tiltaket har, er viktig. Dette arbeidet må gjøres i forkant, kontinuerlig underveis, og som del av evalueringen i etterkant - slik at vi lærer til neste gang.
5. Kommuniser godt ut i organisasjonen
Vi må kommunisere på en god og åpen måte. Organisasjonen må forstå hvorfor vi gjør kutt og forstå tiltakene som er valgt. Har vi en felles forståelse av situasjonen, blir det også lettere å få gjennomført planen.
Få hjelp til å sette opp budsjett
Blogg | Budsjettering i bedrift
Målet med kostnadskutt er overskudd
Kostnadsbasen i et regnskap, styres gjerne mot inntektene og kravene til fortjeneste. Her søker vi å finne en bærekraftig balanse som står seg over tid og som er konkurransedyktig i markedet. Men vi vet også at mange har opplevd at bransjer snus på hodet av store endringer. Nye konkurrenter kommer inn med betydelig lavere kostnadsbaser og kan levere produkter og tjenester med helt andre marginer. Det kan tvinge frem kostnadskutt som velter om på hele bedriften.
Målet med kostnadskutt er alltid det samme: Å skape en god balanse mellom kostnader og inntekter, slik at vi får overskudd. En levedyktig bedrift skaper nye arbeidsplasser og et godt arbeidsmiljø.
Få økonomisk rådgivning
Blogg | Strategisk kostnadskontroll
Azets Navita - skybasert program for budsjettering og prognoser
