Likestillings­rapportering: nye krav til årsrapporten for 2020

De siste årene har det vært et økende fokus på likestilling på arbeidsplassen. Fra 2020 ble også regelverket endret, med skjerpede krav til hvordan virksomheter skal arbeide for å sikre likestilling og hindre diskriminering. For mange virksomheter innebærer de nye kravene også en plikt til å offentliggjøre den faktiske tilstanden for kjønnslikestilling i virksomheten. Mange ferdigstiller nå årsrapporten for 2020 og må derfor ta stilling til de nye rapporteringskravene for første gang. Har du kontroll på de nye reglene? 

Hvilke plikter rundt likestillingsrapportering gjelder for arbeidsgivere ?

Hvilke plikter en virksomhet har knyttet til likestilling og ikke-diskriminering avhenger av om de tilhører offentlig eller privat sektor og hvor mange ansatte de har. Her er en kort oppsummering: 

Alle virksomheter, uavhengig av størrelse, har en aktivitetsplikt som innebærer en plikt til å aktivt jobbe for å fremme likestilling og hindre diskriminering. For offentlige virksomheter og private virksomheter med flere enn 50 ansatte, skal dette gjøres gjennom en definert fire-stegs arbeidsmetode som er beskrevet i likestillings- og diskrimineringsloven. Private arbeidsgivere med færre enn 50 ansatte har i utgangspunktet ikke krav til å følge fire-stegs metoden, men de med 20-50 ansatte skal likevel benytte metoden dersom arbeidsgiver, tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte krever det. Alle virksomheter må dokumentere hva de gjør for å oppfylle aktivitetsplikten og dokumentasjonen må kunne legges frem for de ansatte og deres representanter. Dette omtales ofte som dokumentasjonsplikten. Denne dokumentasjonen må offentliggjøres hvis man også har en redegjørelsesplikt. 

Alle offentlige virksomheter og private virksomheter med over 50 ansatte har også en  redegjørelsesplikt. Dette innebærer en plikt til å redegjøre for: 

• Den faktiske tilstanden for kjønnslikestilling i virksomheten
• Hva de gjør for å oppfylle aktivitetsplikten

Plikten gjelder fra året 2020, og skal inngå i årsberetningen som publiseres i 2021, eller i annet offentlig tilgjengelig dokument. 

På samme måte som kravet om bruk av fire-stegs metoden, må også private arbeidsgivere med 20-50 ansatte redegjøre dersom en av arbeidslivets parter ønsker det.  

Kort oppsummert er det disse pliktene som gjelder for ulike type arbeidsgivere: 

• Alle offentlige virksomheter og private virksomheter med over 50 ansatte er omfattet av aktivitetsplikten (i henhold til fire-stegs metoden) og redegjørelsesplikten.
• Private virksomheter med 20-50 ansatte er omfattet av aktivitetsplikten og dokumentasjonsplikten. Dersom en av arbeidslivets parter krever det, må de imidlertid følge samme krav til metode og redegjørelsesplikt som private arbeidsgivere med over 50 ansatte. 
• Private virksomheter med under 20 ansatte er omfattet av aktivitetsplikten og dokumentasjonsplikten. 

Nå som du har kontroll på hvilke regler som gjelder for deg, la oss se nærmere på redegjørelsesplikten - og hvordan det faktisk fungerer.

Hvordan redegjøre for kjønnslikestilling? 

Det første kravet til redegjørelsen er at den skal inneholde den faktiske tilstanden. Det er nok dette momentet ved regelendringene som har fått mest oppmerksomhet så langt, og vi har kunnet lese diverse saker i media om at bedrifter nå må legge frem sitt “kjønnsregnskap”.  

I praksis innebærer dette kravet at arbeidsgivere skal kartlegge og redegjøre for:

• Kjønnsbalansen totalt i virksomheten
• Kjønnsforskjeller på midlertidig ansatte 
• Kjønnsforskjeller på ansatte i deltidsstillinger
• Gjennomsnittlig antall uker foreldrepermisjon for kvinner og menn

Disse punktene skal inngå i redegjørelsen hvert år. I tillegg til disse faste punktene skal virksomheter minimum annethvert år gjennomføre en mer omfattende kartlegging og redegjørelse for: 

• Lønnsforskjeller på ulike stillingsnivå/grupper
• Lønnsforskjell totalt i virksomheten
• Kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper
• Ansatte som jobber ufrivillig deltid

Ettersom denne kartleggingen kun må gjøres annethvert år, skal det senest gjennomføres for regnskapsåret 2021. Mange virksomheter vil nok derfor velge å utelate dette fra årsberetningen for 2020, og heller ta det med i beretningen for inneværende år, når den publiseres i 2022.  

Hvordan redegjøre for arbeidet for likestilling og mot diskriminering?

I tillegg til den faktiske tilstanden om kjønnslikestilling, skal virksomheter som er omfattet av redegjørelsesplikten også beskrive hva de gjør for å oppfylle aktivitetsplikten. Med andre ord; hvordan de jobber aktivt for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Dette skal gjøres årlig og inkludere informasjon om: 

• Virksomhetens retningslinjer, prinsipper, standarder og prosedyrer for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Dette inkluderer også forebygging av trakassering og kjønnsbasert vold. 

• Hva som gjøres for å omsette teori til praksis, gjennom den lovbestemte fire-stegs arbeidsmetoden (aktivitetsplikten). 

Det er viktig å understreke at dette ikke bare handler om å jobbe aktivt for kjønnslikestilling og faktorer som graviditet, permisjoner og omsorgsoppgaver. Det handler også om å fremme likestilling på grunnlag av andre faktorer som for eksempel etnisitet, religion og livssyn, funksjonsnedsettelse og seksuell orientering. Dokumentasjonen av aktivitetsplikten skal inneholde informasjon om alt dette, men av hensyn til personvern er det bare kjønnslikestilling som skal redegjøres for rent tallmessig - altså kvantitativt. 

Økt åpenhet bidrar til reduserte kjønnsforskjeller

Danmark innførte krav om offentlig rapportering av kjønnsforskjeller i lønn tilbake i 2006, for virksomheter med mer enn 35 ansatte. I en empirisk studie publisert i Harward Business Review i 2019¹  sammenligner forskerne lønnsstatistikk for danske selskaper før og etter kravene ble innført. Resultatene fra studien indikerer at offentliggjøring av lønnsforskjeller mellom kjønnene faktisk bidrar til å redusere forskjellene. Studien argumenterer også for at offentliggjøringen førte til en økning i antall kvinner som ble ansatt, antall kvinnelige forfremmelser, og en reduksjon i total lønnsvekst. 

Økt åpenhet rundt likestilling på arbeidsplassen er ikke bare drevet frem av myndighetspålagte rapporteringskrav. Nye teknologiske løsninger bidrar til at ansattes erfaringer med likestilling på egen arbeidsplass enkelt kan samles, struktureres og offentliggjøres i et digitalt format. Et eksempel på dette er den digitale plattformen Equality Check, der ansatte selv kan gå inn og rangere sin arbeidsgiver på viktige indikatorer som mangfold, like muligheter og balanse mellom jobb og fritid. På denne måten kan potensielle fremtidige ansatte enkelt få tilgang til strukturert informasjon om opplevd likestilling på arbeidsplassen. Dette bidrar til ytterligere fokus, åpenhet og tilgang på informasjon om likestilling. 

^Kilde: 

^{1: Research: Gender Pay Gaps Shrink When Companies Are Required to Disclose Them, by Morten Bennedsen, Elena Simintzi, Margarita Tsoutsoura and Daniel Wolfenzon. January 23, 2013  (Harward Business Review)}

Vi bistår våre kunder med å oppfylle de nye kravene

Vi i Azets bistår våre kunder med å oppfylle de kravene som stilles til de som arbeidsgivere. Trenger du hjelp for å komme i gang med arbeidet med likestilling- og ikke-diskriminering? Eller ønsker bistand til å utarbeide rapporten i årsberetningen?

Ta kontakt ved å fylle ut skjemaet - så tar vi en uforpliktende samtale: