Nye teknologiske muligheter legger til rette for innovasjon og nye forretningsmodeller som kan gjøre eksisterende virksomheter og produkter overflødige. Bedriftene må kontinuerlig tilpasse seg ved å utnytte muligheter og forbedringspotensiale og alltid jobbe for å levere enda bedre enn i går.
LEAN handler om å kontinuerlig forbedre prosesser og har sin opprinnelse fra bilindustrien i Japan. Etter hvert har filosofien blitt tatt i bruk i andre bransjer. Målet er å skape en virksomhet som:
- Forstår hva kunden trenger
- Effektiviserer og forenkler arbeidsoppgavene for å få god arbeidsflyt
- Lærer og utvikler seg og kontinuerlig forbedrer driften
- Skaper større gevinst for virksomheten og kundene
Tips for å komme i gang med LEAN
- Involver medarbeiderne for å sikre engasjement!
- Forankre LEAN i ledelsen. Medarbeidere og ledelse får slik en felles forståelse av målsetningen.
- Finn ut hvordan LEAN kan brukes i din virksomhet. Hvordan kan organisasjonen rustes for å drive med kontinuerlig forbedringsarbeid?
Visuell styring er nøkkelen!
Det første vi vil fortelle mer om er tavler og tavlemøter. Her er visuell styring nødvendig. Det viktigste verktøyet for dette er fysiske og digitale tavler. Tavlene gjør det lett å vise måltall, resultater, aktiviteter og forbedringspunkter. Tavlen skal gi teamet et overblikk over status i bedriften/avdelingen. Det er ikke teamet som skal rapportere til tavlen, men tavlen som skal rapportere til teamet. På den måten skapes bedre koordinering, framdrift, verdiskapning og kontinuerlig forbedring.
Bli med på webinar for å lære mer om hvordan du kan effektivisere din bedrift.
Tavlene er utgangspunkt for gode og effektive møter og er et godt verktøy for å involvere medarbeidere i kontinuerlig forbedring.
Vi har laget en tavle du kan bruke i din bedrift. Last ned tavle for prosjekt- og målstyring.
I min jobb som produksjonssjef i oppdrettsbransjen brukte vi tavlemøter som en nyttig informasjonskanal, diskusjonsforum, til delegering av oppgaver og for å prioritere de riktige aktivitetene til rett tid.
Tavler og møtestruktur tilpasset virksomheten
Tenk på hva som passer i din bedrift
- Hva slags tavlemøter passer for dere?
- Hvor, når og hvor ofte skal møtene gjennomføres?
- Hvem skal lede møtene?
- Hvordan skal tavlene se ut?
- Hvor bør tavler og annen visuell informasjon plasseres?
Tavler for målstyring
Tavlemøter i en fabrikk handler ofte om produksjonstall, stoppårsaker, HMS-avvik og kvalitetsavvik. Det kan være antall produserte enheter per dag eller skift eller stopptid og avvik, dersom maskiner stopper mer enn en gitt tid. HMS-avvik er også viktig å ha med i produksjonsmiljø. I tillegg bør det være plass til forbedringsforslag som blir satt opp på tavlen etter hvert som forslagene dukker opp.
Tavler for prosjektstyring
Tavlemøtene kan også brukes til oppfølging av prosjekter. Hold daglige statusmøter der deltakerne rapporterer planlagte aktiviteter, gjennomførte aktiviteter, ressursbehov og ledig kapasitet. På den måten blir prosjektet fulgt opp tett og det går ikke unødvendig tid før eventuelle utfordringer blir tatt tak i. I møtene er det også rom for tverrfaglig samhandling. Vår erfaring er at denne type tett og konkret oppfølging av fremdrift skaper eierskap og forpliktelse. Når du daglig rapporterer planlagte aktiviteter, gjennomførte aktiviteter og evt utfordringer som oppstår kan du ikke utsette oppgavene. Du får også mulighet til å løfte problemer tidlig og be om hjelp til å løse dem.
Måltall
For å lykkes med tavler og tavlemøter er det viktig å finne gode måltall og statuser. På en fabrikk kan det være antall enheter produsert per time, eller ventetid for kunder som ringer til et kundesenter. Det viktige er å finne måltall som de ansatte kan påvirke og som underbygger bedriftens overordnede mål. Prøv å bruke tavlemøtet til å gi et felles bilde av hvor dere er, hvor dere skal og hvordan dere kan komme dit. Det er viktig å få opp oppgaver, men ikke bruk for lang tid på å diskutere hver enkelt. Få dem opp på tavlen og definer hvem som er ansvarlig, tidsfrist og gå så videre.
I en større bedrift med flere lokasjoner og fabrikker skal ledelsen kunne besøke ulike lokasjoner og med et blikk på tavlen få et bilde av status. Tavlene standardiseres og innholdet må være gjennomtenkt og konkret.
Eksempel på hvordan en målstyringstavle kan se ut.
Så helt til slutt, en liten huskeliste
- Korte møter (ca. 15 minutter)
- Gjerne stående (fysiske møter), eller digitalt
- Ofte, gjerne daglig eller minimum en gang per uke
- Ta opp avvik mellom mål og status og årsaker til gode eller dårlige resultater
- Diskuter utfordringer. Finn løsninger på det de selv kan forbedre
- Problemstillinger løses på en strukturert måte
- Dagens eller ukens oppgaver prioriteres
- Ledig kapasitet fordeles for å utjevne arbeidsbelastning
Fordeler med tavlemøter
- Møtene er korte og effektive
- Alle involveres i utfordringer og resultatoppnåelse
- Skaper engasjement og eierskap
- Alle blir ansvarliggjort for resultater og tiltak
- Tavlen bidrar til åpenhet om mål og prioritering
Ønsker du å komme i gang med forbedringsarbeidet? Vi kan hjelpe deg i gang og etablere gode verktøy for å hente ut potensielle gevinster. Azets’ konsulenter har mange års erfaring med LEAN og forbedringsarbeid. Les mer om prosessforbedring eller ta kontakt.
