Azets fører lønn for mange firmaer i Norge, noe som også betyr at vi håndterer drøssevis av reiseregninger for kunder – hver eneste måned. Men rett som det er må reiseregningene avvises.
Hvorfor? Fordi de ikke tilfredsstiller krav fra skattemyndighetene. Innholdskravene til reiseregninger er nemlig ganske detaljerte. For at reiseregningen kan utbetales uten at det skal trekkes skatt, må innholdet være korrekt på utbetalingstidspunktet.
Du som godkjenner og attesterer reiseregningene må ha oversikt over hva som skal til for at en reiseregning er god nok.
Attesteres en reiseregning som ikke er god nok, vil Azets måtte sende reiseregningen i retur, slik at den som har reist kan påføre tilstrekkelige opplysninger.
Skulle det være slikt at reiseregningen likevel skal betales ut, så må det trekkes skatt i utbetalingen. De færreste ønsker det, og vil heller ha muligheten til å rette opp reiseregningen.
Hva var formålet, sa du?
På alle reiseregninger skal det angis et formål. Dette skal være en kortfattet og presis beskrivelse av reisens innhold. Formål brukes av skattemyndighetene til å vurdere om det er en reise med faglig innhold, eller om den også/eller har private formål.
Å legge ut for andre
For at en utgift som berører flere personer skal kunne refunderes uten at det skal trekkes skatt, må navnene på alle disse føres på reiseregningen. Er det bevertning eller representasjon er det også et krav at det gis opplysninger om hvilket firma de enkelte deltakerne representerer.
Jobb vs. privat
Ikke sjelden ser vi at arbeidstakere krever private utgifter refundert. Og grensen mellom hva som er en privat og jobbrelatert utgift er vanskelig.
Dersom det er en privat utgift på reiseregningen, må arbeidsgiver ta stilling til om dette skal refunderes eller ikke. Her er det viktig å ha en klar og tydelig policy overfor de ansatte. Velger arbeidsgiver å refundere slike private utgifter, må arbeidstaker skattlegges.
Vær nøye – spar penger
Ofte vil rådgiveren eller lønnskonsulenten måtte bruke mer tid enn nødvendig dersom reiseregningene ikke er gode nok. Dette er normalt tid som vil bli fakturert deg som kunde. Det kan med andre ord være penger å spare på å være nøye når du attesterer og godkjenner reiseregningene!
