Azets håndterer lønn for mange norske bedrifter, noe som innebærer behandling av et betydelig antall reiseregninger hver måned.
Imidlertid må noen av disse avvises fordi de ikke oppfyller skattemyndighetenes krav. For at en reiseregning skal kunne utbetales skattefritt, må den være korrekt utfylt på utbetalingstidspunktet.
Du som godkjenner og attesterer reiseregningene må ha oversikt over hva som skal til for at en reiseregning er god nok.
Attesteres en reiseregning som ikke er god nok, vil Azets måtte sende reiseregningen i retur, slik at den som har reist kan påføre tilstrekkelige opplysninger.
Skulle det være slikt at reiseregningen likevel skal betales ut, så må det trekkes skatt i utbetalingen. De færreste ønsker det, og vil heller ha muligheten til å rette opp reiseregningen.
Krav til innhold i reiseregninger
For at en reiseregning skal være gyldig, må den inneholde følgende informasjon:
- Ansattes navn, adresse og underskrift (eventuelt elektronisk signatur).
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst.
- Formålet med reisen.
- Opplysninger om hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på.
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen også inkludere:
- Navn og adresse på overnattingsstedet.
- Type overnatting (hotell, pensjonat eller privat innkvartering).
For bilgodtgjørelse må følgende opplysninger være med:
- Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer.
- Totalt kjørt distanse, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram.
- Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for.
Kvitteringer for alle kostnader, som fly, drosje og overnatting, må legges ved. Enkelte småutgifter som bompenger og parkeringsavgifter kan føres uten kvittering.
AZETS EXPENSE: Har du hørt om vårt utleggsverktøy Azets Expense?
LES OGSÅ: Hvor mye av reiseregningene er skattefritt?
Formål med reisen
Det er viktig å angi et klart og presist formål for reisen. Dette hjelper skattemyndighetene med å vurdere om reisen har faglig innhold eller også private formål.
Utlegg for andre
Hvis en utgift berører flere personer, må navnene på alle disse føres på reiseregningen for at utgiften skal kunne refunderes skattefritt. Ved bevertning eller representasjon er det også et krav om å oppgi hvilket firma de enkelte deltakerne representerer.
Jobb vs. privat
Grensen mellom private og jobbrelaterte utgifter kan være uklar. Dersom det er en privat utgift på reiseregningen, må arbeidsgiver vurdere om denne skal refunderes. Hvis arbeidsgiver velger å refundere private utgifter, må arbeidstaker skattlegges for beløpet.
Vær nøye – spar penger
Ofte vil rådgiveren eller lønnskonsulenten måtte bruke mer tid enn nødvendig dersom reiseregningene ikke er gode nok. Dette er normalt tid som vil bli fakturert deg som kunde. Derfor er det lønnsomt å være nøye ved utfylling og godkjenning av reiseregninger.
