Endringsledelse er et nødvendig og effektivt verktøy for å lykkes med å lede medarbeidere gjennom endring når en virksomhet endrer strategi, organisasjonsstruktur, digitaliserer, endrer arbeidsprosesser, og ved nedbemanning eller fusjon.
Relasjonskompetanse er avgjørende i endringsprosessen
Det er mange viktige faser i en endringsprosess, og det å involvere, støtte og få med seg menneskene er en avgjørende faktor om man skal lykkes. Involvering og støtte legger til rette for engasjement rundt endringene. Fokus på og kunnskap om psykologiske aspekter setter oss i stand til å håndtere hvordan medarbeiderne reagerer på endringer. Relasjonskompetanse handler om evnen til å sette seg inn i andres ståsted, se deres perspektiv og bedre forstå ulike ønsker og behov.
Vær obs på usynlig mangfold og endringskapasitet hos de ansatte
Mangfold er summen av synlige og usynlige forskjeller mellom mennesker. I endringsprosesser kommer gjerne det som vi tenker på som usynlig mangfold opp til overflaten. Hvilken adferd og holdninger som utspiller seg i en endringsprosess, handler om ressursene den enkelte arbeidstaker har til å håndtere de kommende endringene. Avhengig av hva ryggsekken vår består av, har vi ulik endringskapasitet og håndterer endringer på ulike måter.
Den ansatte sin reaksjon påvirkes også av omfanget av endringer som skal gjennomføres. En liten endring håndteres gjerne på en mer rasjonell måte, mens ved en omfattende endring kan den ansattes reaksjon i større grad være emosjonell.
Noen ansatte går rett inn i ambassadørrollen, andre tar raskt en motstanderrolle, mens mange trenger tid til å jobbe seg gjennom fasene. Det er avgjørende at eierne av endringsprosessen har kompetanse om dette. Arbeidsgiver tilrettelegger for at endringsprosessen skal bli vellykket ved at hver enkelt leder hensyntar mangfoldet med individuelt tilpasset støtte og motivasjon for endring.
Les også: Synlig og usynlig mangfold
Endringsbehov og endringsprosesser
En endringsprosess kan ha sin bakgrunn i utvikling og innovasjon, en krevende økonomisk situasjon, eller i forbindelse med fusjon eller oppkjøp.
Digitalisering og implementering av nye systemer gjennomføres gjerne som et ledd i en digital strategi for å løse oppgavene på en mer effektiv og hensiktsmessig måte. Slik kan det legges til rette for økt konkurransekraft og gevinstrealisering. Endringsledelse er viktig for å hjelpe de ansatte som opplever utrygghet og manglende kompetanse og mestring.
Les også: Digital ledelse | Hvordan lede digitalt?
Uavhengig av årsak er det ved nedbemanning avgjørende for medarbeiderne hvordan bedriften evner å se menneskene i situasjonen. Både de som må slutte og de som blir med videre, påvirkes i prosessen. Endringsledelse hjelper med å strukturere prosessen, formidle hvorfor nedbemanningen er nødvendig og gir verktøy for å håndtere emosjonelle aspekter av nedbemanning.
En omstillingsprosess kan innebære store endringer for en ansatt selv om man ikke mister jobben. En fusjon eller omorganisering vil ikke nødvendigvis medføre nedbemanning, men også i denne sammenheng er det avgjørende for resultatet hvordan de ansatte reagerer på og håndterer endringen. Det kan ledelsen være med på å påvirke, ved å bruke sin relasjonskompetanse og møte medarbeiderne med respekt og anerkjennelse. Ved å jobbe planmessig med en helhetlig endringsprosess, legger man til rette for å realisere gevinsten man ønsker å oppnå.
Webinar | Er medarbeiderne positive til endring?
Lag en god endringsplan
Endringer krever kunnskap og forståelse om strategi, hvordan organisasjoner fungerer, hvordan mennesker reagerer og hva de har behov for.
Prosci sin ADKAR-modell er en strukturert tilnærming til endringsledelse, hvor en får identifisert forbedringsområder og evaluert endringsinitiativer gjennom fasene Bevissthet (Awareness), Ønske (Desire), Kunnskap (Knowledge), Evne (Ability) og Forsterkning (Reinforcement).
Grunnmuren som må på plass aller først er forståelse for endringen. Hvorfor er det behov for endring og hva er konsekvensen om en ikke endrer seg? Om en endring blir suksess avhenger av om de berørte har et ønske om å bli med på endringen. Mange hopper direkte til steget rundt kunnskap og tenker at så lenge nødvendige parter har eller får tilført nødvendig kompetanse, så blir endringen vellykket. Men om evnen til å sette kunnskapen ut i praksis mangler, er ikke teoretisk kunnskap nok. Siste fase består av forsterkende handlinger som skal bidra til at endringen blir varig.
Endringsleder må lage en god endringsplan som loser de involverte gjennom de ulike fasene, sikrer ressurser og sørger for at kommunikasjon og opplæring treffer riktig målgruppe til riktig tid.
Kommunikasjonsplan er en viktig del av en endringsplan. Hva skal kommuniseres når og til hvem? Og hvem skal kommunisere?
Få hjelp til planlegging og gjennomføring av endringsprosesser
Det er viktig at toppledelsen, gjerne omtalt som sponsoren, har eierskap til endringen og kommuniserer hvorfor endring skal skje. I tillegg må de ha en aktiv rolle i fasen som bidrar til at ansatte er motivert for endringen, og i forsterkningsfasen for å sørge for at endringen blir varig.
I Prosci sine studier er følgende et tydelig funn "Active and visible sponsorship is the single greatest contributor to the success of a change initiative."
Medarbeidere har behov for personalledere som samtalepartnere rundt hvordan endringen påvirker hver enkelt. Ledere må derfor være bevisst hvordan de leder sine ansatte trygt gjennom en endring, gjennom å bygge support og minske motstand.
Endringsprosessens ulike faser og leders rolle
Vi kan belyse endringsprosessen gjennom flere faser. Fornektelse av den kommende endringen kan oppstå i starten, og kan gjøre seg gjeldende gjennom motstand. Gjennom en videre modningsprosess blir man mer klar for å utforske det nye, før man til sist tar eierskap til endringen. Det å normalisere fasene er med på å skape trygge ansatte, og gi rom for å være mennesker gjennom endringsprosessen.
Endringskurven (Kübler-Ross) beskriver ulike psykologiske reaksjoner på endring. Det er viktig å trygge personalledere i deres relasjonskompetanse, slik at de kan være en god støtte for medarbeiderne. Ved å være oppriktig nysgjerrig på hva som ligger bak motstanden, kan leder avdekke viktig informasjon. Bak motstanden kan det ligge manglende forståelse, grunnet manglende informasjon og innsikt i hva endringer innebærer for den enkelte. Det kan være at den ansatte ikke er komfortabel med endringen med bakgrunn i manglende kompetanse, eller at den ansatte ikke opplever trygghet eller har tillit til leder eller ledelsen. God endringsledelse gjennom transparens, åpenhet og vennlig tilstedeværelse fra leders side, bidrar til å skape trygghet og at den ansatte opplever seg sett og verdsatt i prosessen. Dermed kan endringskurven bli mindre bratt og tidshorisonten frem til forpliktelse kan forkortes.
Å få med seg medarbeiderne på endringen er avgjørende for om den blir vellykket. Med utgangspunkt i Kurt Lewins (1951) tretrinnsmodell, utviklet John Kotter (1996) en modell med åtte faser. De fire innledende fasene i denne modellen skal bidra til å få med seg medarbeiderne og redusere risikoen for motstand.
I vår artikkel Er medarbeiderne positive til endring? kan du lese mer om John Kotter (1996) sine åtte grunner til at endringer lykkes.
Gratis webinar om ansattes endringsvilje
Om Azets | Endringsledelse
Endringsledelse handler om å lede store endringer i en virksomhet. For å lykkes må du skape forståelse, engasjement og motivasjon i organisasjonen til å gjennomføre endringsprosessen.
Våre erfarne konsulenter bistår med å oppnå vellykket implementering av endringer i organisasjoner. Ved å formulere klare, konkrete og meningsfulle mål, skaper vi engasjement blant medarbeiderne som bidrar til støtte for endringene gjennom hele prosessen. Ta kontakt for en uforpliktende prat!
I prosjekter gir vi oppfølging og støtte til ledere og medarbeidere slik at hele endringsprosessen blir smidig og vellykket.
Om Anne Neteland
