Slik gjennomfører du en saklig oppsigelse

En oppsigelsesprosess er bundet til en rekke form- og dokumentasjonskrav og brudd på disse kan få store følger for deg og din virksomhet. 

Dette blogginnlegget gir deg føringer på hvordan du bør gå frem i en oppsigelsesprosess. 

En oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold

Det er et krav i henhold til loven at en oppsigelse skal være saklig. For deg betyr det at en arbeidstaker ikke kan sies opp uten at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens eller arbeidstakers forhold.

Typiske tilfeller av arbeidstakers forhold kan være:

• Underprestasjon
• Ulovlig fravær
• Illojalitet og brudd på interne retningslinjer
• Samarbeid og kommunikasjonsproblemer

Dersom du befinner deg en i en situasjon hvor du vurderer å avslutte arbeidsforholdet med en ansatt krever dette at du har en systematisk oppfølging av den ansatte – og ikke minst at du dokumenterer prosessen. Jeg vil anbefale å koble på en rådgiver som kan veilede deg og delta i beslutningen om det foreligger grunnlag for oppsigelse av den aktuelle arbeidstakeren, samt sørger for at du følger formkrav og regelverk.

Få hjelp til nedbemanning og oppsigelse

Når en ansatt presterer for dårlig på jobb må du ta tak tidlig

Dersom du har en ansatt som leverer under evne over tid skaper det frustrasjon og irritasjon hos kollegaer – og påvirker dermed resultatene til hele teamet. Underprestering er tidkrevende for deg som leder å følge opp, og på sikt påvirker det bedriftens kultur og engasjement negativt. Dette kan påvirke blant annet kunderelasjoner og servicenivå, og gi negative økonomiske resultater for virksomheten.

Når ansatte presterer dårlig over tid har det negativ innvirkning på effektivitet, resultater, og engasjement i hele organisasjonen. Derfor er det avgjørende å ta tak tidlig.

Når en ansatt presterer for dårlig på jobb er det avgjørende at du håndterer problemet før det rekker å utvikle seg. Ta derfor tak tidlig, finn årsakene til underpresteringen og vær konkret. Vi anbefaler å kalle inn den ansatte til en samtale hvor dere gjennomgår problemet og dokumenterer samtalen i etterkant med et skriftlig referat. Utarbeid helst en plan sammen med medarbeideren som inneholder konkrete punkter som må forbedres, hva som forventes av deg som arbeidsgiver og tidsfrister for forbedring fra den ansatte. Pass på at du holder en tett dialog i denne perioden og gi hyppige tilbakemeldinger. Sørg for å avtale et nytt oppfølgingsmøte allerede etter første samtale. Det er viktig at den ansatte gis en reell mulighet og tid til å forbedre seg, og dette kan være en vesentlig faktor dersom saken eskalerer.

Du som arbeidsgiver må kunne bevise de faktiske forholdene som er med på å begrunne oppsigelsen. 

Du som leder eller arbeidsgiver må kunne dokumentere at den ansatte har fått riktig og tilstrekkelig opplæring og at det er gitt tilbakemeldinger på at den ansattes prestasjoner ikke er tilfredsstillende. Dersom opplæringen, oppfølgingen og forbedringsmulighetene har vært for dårlig risikerer du at oppsigelsen kan vurderes som usaklig.

Les også: Oppsigelse når en ansatt ikke presterer

Oppsigelse av ansatt i prøvetiden

Dersom du har en ansatt i prøvetid som du mener ikke leverer som forventet, så er terskelen for oppsigelse lavere i prøvetiden. Det betyr ikke at det er fritt frem for deg som arbeidsgiver å gå til oppsigelse, selv om det er flere forhold som kan medføre oppsigelse i prøvetiden enn i et fast ansettelsesforhold.

Du som arbeidsgiver må likevel foreta en vurdering ut fra forutsetningene den ansatte gis for å gjøre en god jobb, og den ansatte må gis en reell sjanse for å lykkes. Saksbehandlingen her må være korrekt og tilfredsstille helt konkrete formkrav.

Saklig grunn til oppsigelse i prøvetiden er dersom det er mangler ved arbeidstakers:

• Tilpasning til arbeidet
• Faglige dyktighet
• Pålitelighet

Disse oppsigelsesgrunnene skiller seg fra det ordinære oppsigelsesvernet som gjelder i et løpende arbeidsforhold.

Min anbefaling til arbeidsgiver er å bruke prøvetiden aktivt for å finne ut av om den ansatte mestrer oppgavene og at den ansatte faktisk har de faglige kvalifikasjonene for å oppfylle sine plikter etter arbeidsavtalen, på en tilfredsstillende måte. Det er fordelaktig med god opplæring og en oppfølgingsplan - for å sikre deg dokumentasjon og god ryggdekning for en eventuell uheldig sak i fremtiden. 

Dersom du allerede i løpet av prøvetiden kjenner at du kan ha gjort en feilansettelse, ta tak. Det kan være en kostnadsfull affære å la være.

Oppsigelse grunnet virksomhetens forhold

En oppsigelse grunnet “virksomhetens forhold” begrunnes ofte med rasjonaliseringstiltak eller driftsinnskrenkninger. Da må du som arbeidsgiver kunne vise til et bedriftsøkonomisk behov som tilsier at en eller flere oppsigelser er nødvendig, og at andre muligheter er vurdert. Dette kan f.eks være å tilby annet passende arbeid eller å ha vurdert permittering. Sistnevnte mulighet er kun aktuelt dersom behovet for redusert arbeidskraft anses som midlertidig. Det viktigste for deg er å vite at du i slike tilfeller må fremlegge dokumentasjon på at du har vurdert situasjonen grundig, og at du har gjort en bedriftsøkonomisk vurdering som er holdbar og viser til antatt rasjonaliseringsgevinst.

En nedbemanningsprosess kjennetegnes ofte av utvelgelsen og saklighetskravet som innebærer at utvelgelsen av ansatte er godkjent. Hvem skal sies opp – og hvordan gjør du en slik vurdering? Det er ikke alltid at det er den du i første omgang tenker må gå som faktisk ender opp med å måtte sies opp.

Du må ta utgangspunkt i hele virksomheten og velge riktig utvalgskrets. I noen tilfeller er det relevant å kun vurdere ansatte i en bestemt butikk, filial eller et forretningsområde, slik som i “Gresvig-dommen” fra 2015 hvor høyesterett aksepterte at den enkelte butikk ansås som utvalgskrets, og ikke hele virksomheten som sådan.

Dersom du har mange ansatte bør du sammen med tillitsvalgte sette noen utvalgskriterier. Høyesterett har nylig slått fast at ansiennitetsprinsippet fortsatt skal være et like sentralt kriterium ved utvelgelse ved nedbemanning.

Andre sentrale kriterier ved nedbemanning er:

• Kvalifikasjoner
• Kompetanse
• Personlig egnethet
• Sosiale hensyn
• Virksomhetens kompetansebehov

Drøftelsesmøte – oppsigelsen skal drøftes med den ansatte

Uansett om du som leder eller arbeidsgiver ønsker å avslutte et arbeidsforhold, enten det gjelder den ansattes eller arbeidsgivers forhold, må du følge bestemte formkrav i denne prosessen. En av disse reglene er bestemmelsene om drøftelsesmøte, eller det såkalte 15-1 møtet etter Arbeidsmiljøloven §15-1. 

Denne bestemmelsen viser til at spørsmålet om oppsigelse skal drøftes med den aktuelle arbeidstakeren før beslutningen om oppsigelse fattes. Formålet er at du som arbeidsgiver skal foreta nødvendige vurderinger i forhold til saklighetskravet, og at den ansatte skal kunne komme med innspill og innvendinger som kan påvirke beslutningen.

Det er ingen formkrav til innkallingen til et slikt møte, men min erfaring er at du også her bør gå forsiktig frem for å gjennomføre en god saksbehandling. Den ansatte bør få god varslingstid, mulighet til å forberede seg og tilbud om å ta med seg en rådgiver. Husk å sørge for at innkallingen er skriftlig og at du allerede her tenker på at du skal samle god bevisbyrde. Du må oppsummere møtet med en protokoll eller et referat, og jeg oppfordrer til at dette referatet bør signeres i slutten av møtet.

Når oppsigelsen blir et faktum

Når du er trygg på at det foreligger en saklig grunn, du har gjennomført drøftelsesmøtet og kan dokumentere en god saksbehandling, må du utforme en skriftlig oppsigelse. 

En slik oppsigelse skal ivareta formkrav som følger av regler etter AML§ 15-4. Oppsigelsestiden bør være fastsatt i ansettelseskontrakten til den ansatte, men du må passe på at fristen er etter hovedreglene fra loven med hensyn til ansiennitet og alder. Det er viktig at den ansatte blir informert om sine rettigheter og at oppsigelsen blir levert personlig eller sendes rekommandert. Sørg for at du får veiledning og kvalitetssikring på oppsigelsen fra en rådgiver dersom du er usikker på formkravene. 

Webinarserie i tre deler | Oppsigelse av langtidssykemeldte: 

Del 1 - Oppsigelse av langtidssykemeldte | Arbeidsgivers handlingsrom

Del 2 - Oppsigelse av langtidssykemeldte | Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt

Del 3 - Oppsigelse av langtidssykemeldte | Grensetilfellene

Azets kan hjelpe deg i personalsaker

Vi i Azets bistår gjerne i personalsaker hvor det er på tide å ta fatt når en ansatt ikke fungerer, eller i situasjoner hvor du må redusere antall ansatte. Vi kan opptre som rådgiver og tredjepart, være behjelpelig med utforming av materiell og planer for opplæring og oppfølging, samt hjelpe våre kunder med å avslutte arbeidsforholdet.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!