Sjekkliste for onboarding av nyansatte

Du har nettopp funnet en ny arbeidstaker som skal starte i nyopprettet stilling. Den ansatte oppfyller alle kravene, har solid dokumentert erfaring og enda bedre, har nettopp akseptert tilbudet ditt. Hva nå? Er den ansatte kommet for å bli, eller vil hen hoppe av toget ved første hindring? 

Hva er onboarding?

Det å onboarde nyansatte er noe av det viktigste en arbeidsplass gjør. Onboardingen sørger for at din nye medarbeider raskt kommer inn i jobbens forventninger og rutiner, blir kjent med sin nye rolle og nye kollegaer, og blir en integrert og produktiv del av samspillet på arbeidsplassen.

En vellykket onboarding er like viktig for både leder og medarbeider – derfor har vi samlet det viktigste det kan være lurt å ha i bakhodet når nye ansatte skal på plass. 

Onboarding er en kritisk og litt kompleks prosess som krever god kontroll og oppfølging av alle involverte. Husk at målet med en slik prosess er å gi nyansatte innblikk i hvordan det egentlig er å jobbe på ny arbeidsplass, samtidig som det skal bekrefte at de har tatt riktig beslutning. 

Webinar: Onboarding - hvordan ta vare på dine ansatte

Vi deler gjerne en onboarding inn i tre faser: 

Fase 1 - Innføring i organisasjonen 

Tenk deg følgende scenario: Du og jeg har akkurat fått drømmejobben i samme selskap. Du har fått en flott leder som tar onboarding seriøst, og som har sørget for at en av dine kollegaer følger deg opp de første månedene. Du møter sjefen på første arbeidsdag, og introduseres både inn i organisasjonen og for dine kollegaer den første uka. Ting er på plass. 

Jeg derimot kommer på første arbeidsdag, og møter kollegaer som ikke visste at jeg skulle komme den dagen. Sjefen ringes opp og blir informert om jeg faktisk starter i dag. Uten noen forberedelser eller introduksjon kastes man mer eller mindre ut på “gulvet”, og jeg må i stor grad klare meg selv da alle andre rundt meg er opptatt med sitt.

Hvem tror du mest sannsynlig vil forlate jobben av oss to?

Engasjement kan undergraves når onboardingen ikke er velstrukturert eller mangler helt. Og selskap kan miste sine nyansatte allerede før de faktisk har begynt. 

Mange bedrifter glemmer hvor mye arbeid som faktisk må legges ned i oppfølgingen av nyansatte. De tenker gjerne på arbeidet som skal utføres, men glemmer at ansatte også skal bli kjent med kulturen – altså hvordan vi gjør ting her, sine kollegaer og ikke minst hvordan organisasjonen er skrudd sammen. Det er gjennom sosialisering at vi blir bedre kjent og dette vil på sikt binde de ansatte sterkere til en organisasjon. 

Det er nemlig bevist at nyansatte trenger å etablere viktige og verdifulle forhold på sin nye arbeidsplass. I løpet av onboardingsperioden må ansatte også introduseres til nettverkene som finnes i selskapet. Fordi det er nettopp disse nettverkene som kan ha en avgjørende rolle i de ansattes fremtidige ytelse og velvære.

Visste du at organisasjoner mister mellom en og to tredjedeler av nyansatte i løpet av de første 12 månedene på jobben?

Så hvordan skal man sikre en god onboarding tidlig? 

• Samarbeid er et viktig stikkord. Det er jo slik at ulike avdelinger trenger å samarbeide i en onboarding-prosess, og dette er et av de viktigste elementene for en vellykket onboarding. Onboarding trenger også struktur og behovskoordinering, samtidig må selskapet sørge for at ansatte blir møtt på en-til-en-basis. 
  
  
• En tilnærming som ofte brukes under onboarding blir referert til som en “30-60-90 plan”. Her snakker vi om antall dager. Denne tilnærmingen kan faktisk brukes av både arbeidsgiveren og arbeidstakeren, men la oss først fokusere på hva arbeidsgiveren kan gjøre. I en “30-60-90 dagers plan” legger arbeidsgiveren en klar fremgangsmåte for den nye medarbeideren de første 30, 60 og 90 dagene i sin nye jobb. Ved å sette konkrete mål og milepæler kan arbeidsgiveren hjelpe nye ansatte til å tilpasse seg sin nye rolle og dermed gjøre overgangen inn i ny jobb enda bedre.
  
  
• Relasjoner og nettverk er en annen arena som organisasjonen bør bruke aktivt. Alle nyansatte trenger en mulighet til å etablere relasjoner med andre mennesker i organisasjonen.
  
  
• Psykologisk trygghet er et begrep som også er verdt å nevne i denne sammenheng. Psykologisk trygghet blir referert til som troen på at du ikke vil bli straffet eller ydmyket for å fortelle om ideer, stille spørsmål, ytre bekymringer eller gjøre feil.
  
  
• En måte en onboarding-prosess kan gjøres mer personlig er ved å sette opp en fadderordning, hvor alle nyansatte får tildelt en egen fadder som gjerne brukes som en “bro” inn i organisasjonen, som hjelper med alt fra hvor toalettene er til hvordan man logger seg på intranettet.  

Fase 2 - Ferdigheter og fokus på karriere

Når onboardingen da er kommet i gang, hva er da neste steg? Hvordan holder vi ansattes oppmerksomhet og forhindrer at de “gir opp”?

Etter den første oppstartsfasen etablerer de ansatte seg sakte inn i organisasjonen, og i løpet av denne tiden vil fokuset deres skifte mot de faktiske ferdighetene som trengs for å utføre jobben.

Noen ganger tar nyansatte med seg ferdigheter med inn i organisasjonen, andre ganger må ferdighetene utvikles innenfor organisasjonen. Enten den ansatte kommer med et visst sett med ferdigheter eller ikke, bør den neste fasen ha et særlig fokus på karriereutvikling og vekst innad organisasjonen. 

Tenk på det på denne måten: 

Den innledende fasen handler om å investere i dine ansatte, utvikle ferdighetene sine og sørge for at de oppfyller kravene som stilles til deres stilling. Du som arbeidsgiver ønsker å ende opp med en verdifull medarbeider som er ”in it” på sikt. Så det å snakke med dine ansatte om deres karriereambisjoner og sette sammen en utviklingsplan, bør derfor være en del av onboardingen.

Som arbeidsgiver må du investere i dine ansatte. Vi snakker her om en investering som faktisk vil påvirke både den personlige og det profesjonelle livet til den ansatte. Fordi så mye som vi kan fokusere på ferdigheter og kompetanser, må vi også vurdere at arbeidstakeren trenger å ønske å bli den versjonen som arbeidsgiveren har i tankene. Lojalitet og engasjement for prosessen er nødvendig, og du som arbeidsgiver trenger å kunne utnytte dette.

Vi forventer faktisk mer i dag sammenlignet med bare noen få år tilbake! Og organisasjoner blir ofte kritisert når enkle prosesser blir for kompliserte sammenlignet med andre organisasjoner. Enkle prosesser som tar unødvendig lang tid kan absolutt være trøttende og ikke minst demotiverende for ansatte. 

Opplæring i jobben er et område der teknologien har spilt en betydelig rolle. Vi har sett en økning i digitale læringsplattformer. Digitale læringsplattformer er ofte satt opp slik at nye ansatte får tilgang til små til mellomstore kurs. Noen kurs er satt opp som generelle kurs som gir innsikt i organisasjonen, andre kan fokusere mer på oppgaver, problemløsning eller er rene kompetanse kurs.

Måten vi lærer på jobben har også utviklet seg, og har faktisk blitt mer skreddersydd for de enkelte ansatte. Samtidig ligner denne måten å lære på på hvordan vi lærer nye ferdigheter i våre personlige liv.

Eksisterende kunnskap i selskapet er også en ting som kan være kjernen for slike selskap. Vi kaller det gjerne en-til-en læring, hvor ansatte får tilgang og kan utnytte eksisterende kunnskap. Når dette settes i system vil det kunne gi deg en god og kostnadseffektiv prosess for nyansatte og ansatte ellers til å lære nye ferdigheter på. 

Fase 3 - Utvikling og holde på de ansatte

Vi er nå kommet så langt at arbeidsgiver har investert ganske mye i den nyansatte både gjennom opplæring og oppfølging. Hva skal til for å hindre at ansatte likevel velger å slutte?

Mens den første fasen av onboarding er fokusert på å hjelpe ansatte inn i deres rolle og utvikle de ferdighetene som trengs, må den følgende delen sikre at de ansatte er engasjerte og fortsetter å utvikle seg gjennom årene. 

I denne fasen må du sørge for at de ansatte har en mulighet til å utvikle seg. For noen betyr dette forfremmelse – kanskje ledelse. For andre betyr dette utvikling i en eller annen retning. Ansatte er forskjellige, og du som arbeidsgiver må sørge for at du forstår hva dine ansatte trenger.

Samtidig er det viktig å merke seg at karriereutvikling aldri kan være det eneste fokuspunktet. Ansatte må også føle seg verdsatt. Studier viser faktisk at ansatte som føler seg verdsatt og sett på jobben, presterer bedre og er mer produktive. Vi snakker ikke her om verdsettelse i klingende mynt. Det å få tilbakemelding og bli sett av ledere og kollegaer gir en umiddelbar effekt nettopp i forhold til det å føle seg verdsatt. Men husk at dette er ferskvare og kan ikke være en engangsting.

På organisasjonsnivå må bedriften holde kontakten med sine verdifulle ansatte. Løpende “check-backs” anbefales da slike møter kan løse problemer før de får utviklet seg. Slike møter gir deg nyttig informasjon om hva som fungerer, og hva som bør endres.  

Kommunikasjon er nøkkelen, og er en viktig del av det strategiske arbeidet. Ansatte skal ikke være usikre på hvor selskapet er på vei, eller hva målene er. Samtidig må kommunikasjonen i organisasjonen være toveis og det er det du som arbeidsgiver som må sørge for. 

Husk at målet alltid er forståelse – og lykke til med onboardingen!

Visste du at Azets kan hjelpe deg med å lage en god onboardingsplan?