Tall fra SSB viser at sykefraværet i Norge lå på hele 6,8 % i 2022. Høyere nivå har vi ikke hatt siden svineinfluensaen i 2009. Videre viste tall fra NHO at en ukes sykefravær i snitt kostet 17.000 kroner i 2020. Disse tallene viser oss at sykefraværsoppfølging i aller høyeste grad bør prioriteres. Men hva er god sykefraværsoppfølging, og hvordan gjøres dette best i praksis?
God personalomsorg bidrar til å øke lønnsomheten for bedrifter ved at en sykmeldt arbeidstaker føler seg tatt på alvor, noe som igjen kan bidra til at veien tilbake til jobb blir kortere. Mye av nøkkelen til god oppfølging ligger derfor i å skape en god og tett dialog med den sykmeldte. Hvor raskt man kommer i gang med denne prosessen, kan være avgjørende for hvor raskt en arbeidstaker kommer tilbake i jobb.
Hvordan kan du som leder legge til rette og planlegge, slik at du oppnår en god dialog med din arbeidstaker som nå er blitt sykmeldt? Vi skal nå se litt nærmere på akkurat dette.
Forberedelse før samtalen med sykemeldt
Det er viktig å ha klart for seg hva målet med sykefraværsoppfølgingen er, nemlig det å få arbeidstakeren så raskt som mulig tilbake i jobb. For å ha mulighet til å oppnå dette, kreves en god og tett oppfølging under hele sykefraværet, og ikke bare i startfasen.
Som leder tar du ansvar for å opprette dialogen med den sykmeldte på et så tidlig tidspunkt som mulig. Tenk deg at du mottar en melding fra din medarbeider om at hun er sykmeldt, uten at det foreligger nærmere informasjon. Hva gjør du da? En måte å løse dette på, er å sende henne en sms samme dag og spørre om det er greit at du ringer henne opp. På den måten har hun mulighet til å forberede seg mentalt før samtalen, som for noen kan oppleves som ubehagelig.
Det optimale for en arbeidsgiver er selvfølgelig å ha en så god dialog med sine ansatte at de kommer til deg før de blir sykmeldt, og at du allerede der kan starte med dialogen og tilrettelegging for arbeidstakeren. Du kan da ha en mulighet for å unngå at det ender med sykmelding. Men ikke sjeldent er sykmeldingen allerede et faktum før leder og arbeidstaker har kommet i gang med denne dialogen.
For å få mest mulig ut av den første samtalen, er det svært viktig at man forbereder seg grundig i forkant.
Som leder kan du stille deg noen spørsmål som for eksempel:
- Hva vil jeg oppnå med denne samtalen?
- Hvordan kan jeg legge til rette slik at jeg får arbeidstaker raskest mulig tilbake i jobb?
- Hvordan skal jeg få medarbeideren til å føle seg trygg, slik at hun åpner seg og forteller om situasjonen?
En god struktur og plan for hvordan du som leder ønsker å legge opp denne samtalen, vil gjøre gjennomføringen lettere. Både leder og medarbeider skal i god tid vite både tid og sted for når samtalen finner sted, gjerne i minst 1 uke på forhånd. På denne måten har begge parter mulighet til å forberede seg, evt. sette seg opp spørsmål som de ønsker å få svar på. Den sykmeldte skal ha mulighet til å komme med alle sine tanker og refleksjoner rundt sykmeldingen og situasjonen, mens du som leder igjen skal være tydelig og konstruktiv i dine tilbakemeldinger underveis i samtalen. For å klare dette, kreves god planlegging.
Finn et egnet sted for gjennomføring av samtalen. Unngå å bruke kontoret ditt, da arbeidstaker lett kan føle på at hun blir kalt inn på teppet. Det beste er å velge en nøytral plass med god atmosfære.
Still åpne spørsmål
For å få mest mulig informasjon ut av den første samtalen, er det viktig å stille åpne spørsmål. Videre kan det være lurt å stille oppfølgingsspørsmål, slik at du får utdypet samtalen og på denne måten kan få ut mer informasjon. Om du for eksempel spør din arbeidstaker “Føler du deg sliten”? Svaret du mest sannsynlig får er “Ja”. For å få mer ut av dette spørsmålet, kan du heller spørre “Hvordan føler du deg nå”? Med et slikt åpent spørsmål kan arbeidstaker selv få forklare hvordan hun føler seg, uten at du legger føringer for svaret som kommer.
Selv om du på forhånd har lagt opp en god plan for gjennomføring av første samtale, kan det være lurt å ikke ha et fast manus som du planlegger å følge. Du vet jo ikke på forhånd hvordan den sykmeldte vil reagere, hvilke følelser som oppstår eller om hun i det hele tatt åpner seg opp. Derfor kan det være greit å la samtalen bli litt til underveis, og heller tilpasse spørsmålene til situasjonen.
Vis emosjonell forståelse
Din sykmeldte arbeidstaker kan sitte inne med mye følelser, og kan reagere på ulike måter under samtalen. Selv om du da er godt forberedt, kan samtalen ta en annen vei enn du først hadde tenkt. Da er du som leder bedre rustet om du klarer å håndtere de ulike følelser som kan oppstå. Det er derfor viktig å være mentalt godt forberedt.
Å forstå følelser handler om å gjenkjenne både egne og andres følelser og hva som utløser disse følelsene
(Kilde; NDLA)
Det finnes flere måter du kan forberede deg på i håndtering av reaksjoner og følelser. Det er nemlig en stor fordel og ikke minst viktig at du fremstår som emosjonelt trygg. Skulle du derimot være usikker, be om veiledning i forkant av samtalen. Kanskje har du en leder- kollega som har hatt samme type samtale selv, og som kan dele sine erfaringer med deg? Det finnes også ulike typer verktøy hvor du kan øve deg på den vanskelige samtalen; DFØ Læringsplattformen har blant annet e-læringskurs innenfor dette temaet (https://arbeidsgiver.dfo.no/). Her får du mulighet til å øve deg på forskjellige mulige hendelser som kan oppstå under en slik samtale, og du får forslag og alternativ til hvordan du kan håndtere dette på riktig måte. I tillegg har du mulighet til be om bistand fra NAV, Bedriftshelsetjenesten eller andre med kompetanse innen vanskelige samtaler.
Å vise emosjonell forståelse kan i enkelte tilfeller være vanskelig, men start med å prøve å sette deg inn i den sykmeldtes situasjon, slik at du lettere kan ta frem empatien under samtalen.
Tenk over hvilke muligheter du har for tilrettelegging for den sykemeldte
I forkant av første samtale kan det være lurt å tenke over hvilke muligheter du har for tilrettelegging. Hvordan kan du bistå medarbeideren din som nå er blitt sykmeldt, kanskje pga. utbrenthet?
- Kanskje har dere i en periode mulighet til å avlaste på enkelte arbeidsoppgaver, slik at dagene blir litt lettere?
- Kan det være mulighet for bruk av hjemmekontor/starte på jobb litt senere på dagen?
- Kanskje har dere et tilbud om samtaler i for eksempel stresshåndtering?
Bruk litt tid og tenk godt igjennom hvilke muligheter du som arbeidsgiver har, og hva du kan gjøre av tilrettelegging ut i fra den type stilling din sykmeldte arbeidstaker har.
Gjennomføring av den første samtalen med sykemeldt
Under den første samtalen er det viktig som leder å tenke på at du skal utøve god personalomsorg og at det er den sykmeldte som skal stå i sentrum. I tillegg må du huske på hensikten med samtalen, nemlig hva som skal til for at den ansatte vender raskt tilbake i jobb. For deg som arbeidsgiver gjelder det da å skaffe seg mest mulig informasjon rundt sykefraværet.
Samtalen skal ikke dreie seg om sykdommen, men hvordan man kan tilpasse og legge til rette slik at sykefraværet ikke blir lengre enn nødvendig
Prøv under samtalen å få tak i hva som er selve problemet. Lytt aktivt, og vis samtidig med kroppsspråk og øyekontakt at du får med deg det som blir sagt. Nikk gjerne anerkjennende underveis som den sykmeldte forklarer. Et lite smil er heller ikke dumt og kan bidra til økt trygghet.
Ikke sjeldent kan det være ubehagelige saker som er årsaken til at en arbeidstaker er sykmeldt, noe som kan være krevende å stå i også for deg som leder. Det vil i disse tilfellene kreves mer av deg under oppfølgingen. Som leder er det derfor viktig å våge å utfordre den ansatte, og tørre å stille de vanskelige spørsmålene. Da gir vi arbeidstakeren mulighet til å åpne seg opp om de ønsker det. Mange har tungt for å snakke om det som er vanskelig, og da kan det for enkelte være lettere om arbeidsgiver legger opp til denne praten. Uansett, husk at arbeidsgiver ikke har rett til å vite hvorfor arbeidstakeren er sykmeldt. Ønsker derimot medarbeideren å fortelle om dette, er det greit.
Få en avklaring med den sykmeldte om det er noen restarbeidsevne til stedet. I tillegg bør du få avklart hvor langt fraværet blir og hva vi kan forvente oss fremover.
Stort sett alle mennesker verdsetter å få tilbakemelding/anerkjennelse, og dette er også viktig å tenke på under samtalen med den sykmeldte. Den som er sykmeldt kan være i en vanskelig situasjon, de kan oppleve situasjonen som ubehagelig og de kan lett føle seg liten. Da er det desto viktigere at leder kommer med tilbakemelding om at den sykmeldte er ønsket tilbake på jobb og at jobben de gjør blir verdsatt.
I slutten av samtalen kan det være greit å oppsummere det du hører og får tak i, for å få bekreftet at du har fått med deg riktig informasjon.
Hvordan oppnår du som leder tillit hos den sykmeldte?
Noe av det første du bør tenke på, er hvordan du kan sørge for at arbeidstakeren får tillit til deg. For å oppnå tillit, er det viktig at vi møter opp med et åpent sinn. La den sykemeldte få snakke først, uten avbrytelser. Ikke vær redd for pauser, evt. hvis den sykmeldte trenger tid til å hente seg inn igjen pga. følelsesutbrudd.
Vær på som leder og vis interesse og omsorg. Legg til side dine egne meninger og følelser rundt sykefraværet, og ikke la dette bli førende for hvordan dialogen og oppfølgingen skal bli. Det kan forekomme at du som leder føler på at en sykmelding ikke er nødvendig, og at du tenker at arbeidstaker kunne løst dette på en bedre måte. Disse følelsene har du lov til å kjenne på. Uansett bør du som leder være imøtekommende, og ikke fordømmende når du møter den sykmeldte. Vedkommende vil ofte føle skam og kan grue seg til å fortelle om sykmeldingen. Møter vi da den sykmeldte med fordommer og lite forståelse, kan dette være ødeleggende for tilliten som skapes til deg som arbeidsgiver, og også i den videre dialogen. Dermed kan veien tilbake til jobb bli lengre enn nødvendig.
For å oppnå tillit til medarbeideren din som er utbrent, kan du for eksempel gjøre dette;
- Vis forståelse for hennes situasjon
- Kommuniser tydelig at du ønsker å bistå henne og at du er tilgjengelig
- Spør om hun har noen ønsker for tilrettelegging
- La henne vite at hun er ønsket tilbake i jobb og at hun er betydningsfull i jobben
Gi ansvar til den sykmeldte
Som leder tar du ansvaret for å holde dialogen gående under hele sykefraværet. Samtidig er det også viktig at den sykmeldte får ansvar i denne perioden.
Arbeidsgiver har hovedansvaret for både tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen. Arbeidstaker har på sin side konkrete plikter som stiller krav til arbeidstakers aktivitet og medvirkning under sykefraværet.
(Kilde; HR Magasinet)
Legg noe ansvar til arbeidstakeren, som for eksempel at hun tar kontakt med deg etter legetimen. Du kan be om at du ønsker hun tar kontakt med deg for å informere om eventuelle endringer og for informasjon om ny status. Husk at den sykmeldte også har plikt til å aktivt prøve og ikke minst samarbeide med deg for å finne gode løsninger for å komme raskest mulig tilbake i jobb. En mulighet er å la den sykmeldte først få komme med forslag for mulige tilretteleggingstiltak, for deretter å ta en felles gjennomgang om hva som er mulig å tilrettelegge, ut ifra hvilken stilling og oppgaver vedkommende har.
Når den sykmeldte er involvert og har jevnlig kontakt med sin arbeidsplass, vil hun føle seg inkludert og på den måten fortsatt føle tilhørighet til arbeidsplassen sin.
Oppfølging i etterkant
Sørg for å holde kontinuitet i oppfølgingen gjennom hele fraværsperioden. Bli enig med arbeidstaker om hvor ofte hun ønsker å ha kontakt, og ta i tillegg hensyn til hva du mener er nødvendig. Det som er viktig er at oppfølgingen ikke avsluttes, men gjennomføres så lenge arbeidstaker er sykmeldt og også i en periode i etterkant. Enkelte kan starte opp i jobb igjen med gradert sykmelding, og da er det svært viktig at oppfølgingen fortsetter. Følg opp underveis, det trenger ikke være mye, men spør hvordan det går, og om det er noe du kan bidra med.
På slutten av hver samtale, bli enig om når dere skal ha neste samtale. Flere og nye dialogmøter vil avdekke endring av sykdomsbildet underveis. Den sykmeldte vil i tillegg føle en tilhørighet til arbeidsplassen sin og samtidig føle seg forpliktet til å være aktiv i fraværsperioden. Gjennom den gode og tette dialogen du som leder har lagt opp til, vil den sykmeldte mest sannsynlig føle seg ivaretatt. Resultatet av dette vil være at du som arbeidsgiver har et bedre utgangspunkt når det gjelder å få arbeidstaker tilbake i jobb igjen.
7 gode tips til å skape en god dialog med den sykemeldte
|
