Varetelling og varelager – det du trenger å vite

Hva er et varelager?

Et varelager er alle varer et foretak har på lager. Dette kan være innkjøp for videresalg, egenprodusert laget for videresalg, eller varer til bruk i produksjon av ferdige varer.

Krav til varetelling

Alle foretak som har et varelager skal foreta en nøyaktig opptelling av varelageret pr. 31.12. hvert år. Bokføringsforskriften § 6-1 krever at alle varer skal telles, føres opp med riktig antall og med riktig verdi ved regnskapsårets slutt, dvs at telle-listen skal være fullstendig, og at alle varene fysisk finnes på lager.

Med andre ord, kravene til varetelling er å vite hva som er på lager, hva som mangler, hvor mye som er svinn og hva som er årsaken til svinnet.

Årsaker til svinn i varelageret:

•  Tyveri
•  Feilprising
•  Flytting av varer til annet lager/butikk
•  Feil periodisering*

Å ha god svinnkompetanse og å finne årsaker til svinn er avgjørende for korrekt varelager og god lønnsomhet; redusert svinn vises direkte på bunnlinjen.

Jevnlig varetelling

For mange foretak er det hensiktsmessig å også foreta varetellinger gjennom året for å få bokført beholdningsendringer. Dette kan gjøres ved løpende varetelling eller ved full varetelling for eksempel hver fjerde måned eller hvert halvår. De foretak som har et lagersystem vil løpende ha en teoretisk lagerverdi hele året som må avstemmes mot faktisk varetelling pr. 31.12. Hvorvidt det er hensiktsmessig å foreta full varetelling gjennom året må vurderes i hvert enkelt tilfelle ut fra kost/nytte.

Ta kontakt med din regnskapsfører om du er i tvil.

Blogg - tips til hvordan få kontroll på varelageret

Påvirker varelageret resultatet?

Ja, endring i varelageret vil påvirke resultatet fordi beholdningsendringen inntektsføres når varelageret øker og kostnadsføres ved reduksjon. For å få mest mulig korrekt resultat, kan det derfor for mange foretak være hensiktsmessig å foreta jevnlige vareopptellinger eller teoretiske beregninger av varelageret gjennom året.

Planlegging – økt kvalitet på varetellingen

1. Sørg for at en person er ansvarlig for gjennomføring av varetellingen.
2. Sørg for at du har oversikt over hvilke varelager og varer som skal tas med i tellingen. Husk også varer som ikke er fysisk på lager, men som du er eier av, fjernlagre, delelagre, deler i arbeids-biler etc.
3. Det kan være lurt å rydde både i butikk og på lageret i forkant; det er tidsbesparende og det blir lettere å telle.
4. Etabler en tydelig telleinstruks slik at alle utfører oppgaven likt og flere kan være med på varetellingen.
5. Avtal med revisor når varetellingen kan kontrolleres.

Når bør varetellingen gjennomføres?

• Varetellingen bør gjennomføres så nært opp til 31.12. som mulig.
• Noen foretak har lagerregnskap; de kan foreta opptelling gjennom året, da forutsatt at tilgang og avgang fra siste telling og frem til 31.12. kan dokumenteres. I slike tilfeller er det viktig å ha kontroll på periodisering* av kjøp og salg, samt at alle faktura som er datert 2023 kommer med i varelageret for 2023.

*) Periodisering varelager

Med periodisering varelager menes å flytte inntekter og kostnader knyttet til varelager til den regnskapsperioden varene faktisk tilhører. Det vil si at salgsinntekter inntektsføres og varelageret reduseres når salget er opptjent og varene levert, ikke når det faktureres dersom det er ulike perioder. Varekjøp og varelagerøkning bokføres den perioden varene har kommet inn på lager, ikke når det mottas faktura dersom det er ulike perioder.

• Dersom varetelling ikke er foretatt 31.12. etter stenging (av butikk), husk å opplyse regnskapsfører om dette slik at det blir beregnet korrekt lagerverdi pr 31.12.
• Telling etter 31.12. må justeres for varesalg og vareleveringer fra 01.01. til og frem til telling.
• Telling før 31.12. må justeres for varesalg og vareleveringer fra telling til og med 31.12.
• Hvis ikke alle fakturaer med fakturadato 2023 er talt med, opplys også regnskapsfører om dette slik at de får gjort nødvendige periodiseringer i regnskapet.

Kontakt din regnskapsfører for utfyllende informasjon vedrørende periodisering.

Hvordan skal varetellingen pr. 31.12. dokumenteres?

Det skal settes opp en varetellingsliste som dokumenterer varetellingen. Varetellingslisten skal være datert og det skal fremgå hvem som har foretatt tellingen. Er varetellingslistene på papir, skal de også være nummererte. I tillegg skal telle-listene inneholde opplysninger om: 

• Varens art
• Antall og angivelse av måleenhet
• Anskaffelseskost for hver enkelt vare
• Summeringskolonne pr. varelinje for den totale verdien av varen

Brukes det lister fra lagersystem som utgangspunkt for varetellingen, pass da på at det tas ut lister som ikke viser antall på tidspunktet for telling.

Komplette varetellingslister sendes/rapporteres til din regnskapsfører så snart som mulig etter varetelling.

Regnskapsmessig og skattemessig verdi av varelager

Det er ulike regler for hvordan varelageret skal verdsettes regnskapsmessig og skattemessig, og begge verdier skal fremkomme av telle-listene. Regnskapsmessig benyttes laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Skattemessig vurderes varene alltid til anskaffelsesverdien (for egenproduserte varer, tilvirkningskosten). Ukurante varer må kastes eller selges før du får skattemessig fradrag for tap eller prisnedgang. Foretak som kun er bokføringspliktig, ikke regnskapspliktig, skal kun forholde seg til skattereglene. 

• Bokføringspliktige foretak: Alle aksjeselskap er bokføringspliktige og alle enkeltmannsforetak med en inntekt over kr 50 000, det vil si at det må føres et regnskap etter bokføringsloven og bokføringsforskriften.
• Regnskapspliktige foretak: Alle aksjeselskap har regnskapsplikt og må levere årsregnskap til Brønnøysund. Også noen enkeltmannsforetak og andre selskapsformer har regnskapsplikt.

Kontakt din regnskapsfører om du er i tvil om ditt foretak er regnskapspliktig.

Ukurante varer

Regnskapsmessig skal varelageret nedskrives for ukurans eller prisnedgang. Ukurante varer er varer som ikke kan selges til ordinær pris eller brukes slik de var tenkt til. Det vil si at varen kan være utdatert, helt eller delvis ødelagt etc. Ukurans kan også skyldes skifte i mote og trend, nye varer som bedre dekker samme behov, gammel teknologi etc.

Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egen gruppe i varelagerlisten.

Forskjell mellom skattemessig og regnskapsmessig verdi på varelageret fører til midlertidige forskjeller, som igjen gir utsatt skatt eller utsatt skattefordel.

Oppbevaring av dokumentasjon

Dokumentasjon av gjennomført varetelling og varelageret i balansen skal som hovedregel oppbevares ordnet og betryggende sikret i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt, som annet regnskapsmateriale.

Har du spørsmål eller er i tvil om punktene rundt varetelling, kan din regnskapsfører hjelpe deg med dette. 

Lykke til med varetellingen!