Ved å automatisere behandlingen av fakturaer og betalinger har speditørselskapet Logi Trans allerede spart 1 årsverk.
Dette digitaliseringsprosjektet betyr at speditørene har frigjort tid som de i stedet kan bruke på reell kundehåndtering, ekspedisjon og salg. Kapasitetsutnyttelsen for våre speditører har økt med 20 %
sier daglig leder i Logi Trans, Cathrine Ogne.
Logi Trans AS er ledende leverandør av internasjonal og nasjonal spedisjon. Selskapets mål er å være den foretrukne partneren for all spedisjon lokalt og globalt, inkludert farlig gods og tollklarering.
Selskapet har et stort fokus på digitalisering, og dette har gjort det mulig å øke kapasitet på eksisterende personell og samtidig øke omsetning og ordremengde uten ekstra personalkostnader. Gjennom de siste årene har ulike prosesser blitt analysert for å hente effektiviseringsgevinster. Kanskje det mest vellykkede prosjektet så langt har vært automatisering og digitalisering av fakturamottaket.
Manuelle fakturarutiner til besvær
For å sikre korrekte behandling av faktura og betalinger, har det ofte vært nødvendig med manuell kontroll. Et av hovedproblemene har vært å identifisere hva som er transportfaktura fra våre samarbeidende leverandører og hva som er vanlige administrative driftsfaktura, slik at de blir lastet opp i riktige systemer for korrekt viderebehandling og eventuelt viderefakturering. Dette har vært nødvendig for å sikre at alle direkte og indirekte kostnader ved transporten blir fanget opp og korrekt fakturert til sluttkunde.
- Speditørene våre har tradisjonelt brukt mye av sin tid i å sikre at dette skjer på en kvalitativt riktig måte, men har kostet flere timer av deres arbeidsdag, som igjen skapte utfordringer på kostnadssiden, sier Cathrine Ogne.
- Vi innså at våre systemer og rutiner hadde store svakheter som medførte mye arbeid med å følge opp bilag. Dette stjal verdifull tid hos speditørene hvor de brukte altfor mye tid på å sjekke papirer og være regnskapsfolk, forteller Ogne.
Den digitale løsningen
Sammen med Azets, og programvareleverandør Maritech identifiserte Logi Trans at nøkkelproblemet bestod i å kunne automatisk sortere de ulike fakturatypene fra hverandre på en automatisk og korrekt måte og sikre at de ble levert og kontrollert av riktig system. Dette var utfordrende, da selskapet har flere hundre leverandører som sender faktura fra ulike systemer elektronisk, via e-post og med vanlig post, samt at de har flere systemer internt hvor de ulike fakturaene skal behandles.
I den nye løsningen, sørger Azets for at alle fakturaer, uansett format og sendemåte, blir korrekt digitalt sortert og automatisk distribuert til økonomisystem eller fagsystem.
Løsningen gjorde at Logi Trans kom opp på et normalt nivå med innkommende faktura i forhold til å matche post mot leverandørene. Hvis ordrebekreftelse er sendt til leverandør (PO i et regnskap), så er transaksjonen allerede godkjent og gått gjennom regnskapet, uten at noen trenger å gjøre noe.
Tidligere måtte saksbehandler gå gjennom post for post. De som ikke hadde lagt inn kostnaden, måtte gå inn i Timpex å legge inn faktura og kostnad.
Besparelser og kapasitetsutnyttelse
- Vi sparer 1 årsverk da saksbehandler, som er operative speditører, ikke lenger må gå gjennom fakturaene manuelt. Denne tiden er frigjort via automatisering samt at fakturaer nå lettere kan kontrolleres av backup personell. Dette har frigjort tid til speditørene som nå kan bruke tiden på reell kundehåndtering, ekspedisjon og salg. Vi ser at dette digitaliseringsprosjektet har gjort det mulig for oss å øke kapasitetsutnyttelsen for våre speditører med 20 %, forklarer Cathrine Ogne.
Dette prosjektet har vært en viktig del av konsernets digitaliseringsprosess, og anses i dag som ett av Logi Trans mest vellykkede digitaliseringsprosjekter.
I vanskelige tider som disse er det spesielt viktig å kunne jobbe mest mulig effektivt slik at vi kan håndtere flere oppdrag. Denne løsningen gjør at våre medarbeidere kan være speditører og ikke regnskapsmedarbeidere. Det er spedisjon som er vår kjernevirksomhet, ikke regnskap
avslutter en fornøyd Cathrine Ogne.
Fakta om Logi Trans AS
Logi Trans ble etablert i 1994, har sitt hovedkvarter i Tananger og er i dag en ledende leverandør av internasjonal og nasjonal spedisjon, inkludert farlig gods og fortolling.
Logi Trans AS er et speditørselskap som tilbyr transporttjenester og logistikkløsninger hovedsakelig rettet mot olje- og energisektoren i Norge og utland.
Selskapet har avdelinger i Norge, Danmark og Nederland, og har blant annet ansvar for godstransporten til olje- og offshoreindustrien i hele Norge. Det være seg transport av alt fra mat til offshoreutstyr og nedslagsfeltet er hele Europa samt en del Global Oil & Gas destinasjoner. Selskapet håndterer også trailerne som kommer sjøveien med fraktskipene som seiler mellom Norge og kontinentet og UK.