Hvordan kommer vi i gang?

Forestill deg at du har besluttet å sette bort regnskap eller lønnsfunksjoner til Azets. Vi har inngått en avtale, men hva skjer etter dette?

Det er da "onboarding"-fasen inntrer. Det er denne fasen som er den første delen i kundeforholdet mellom Azets og deg. Hvem gjør hva, hvor lang tid tar det og hva er de spesifikke trinnene i oppstartsprosessen. Dette kan du lese mer om under.

Svar på 3 vanlige spørsmål

1. Hvor lang tid tar det å komme i gang?

Dersom du tenker å sette bort lønnen eller regnskapet til en ekstern partner, er det avgjørende å vite hvor lang tid det tar før du er oppe og går. Det trygge og enkle svaret er at det alltid vil bero på dine nåværende prosedyrer og systemer, historiske data, antall datakilder, og kompleksiteten i de prosesser som skal outsources.

Basert på lang erfaring og svært mange oppstartsprosesser for både regnskap og lønn ser vi at det for et meget ryddig kundeforhold kan ta:

• 2 - 4 uker for regnskap- og økonomifunksjonen

• 4 - 8 uker for lønnsadministrasjonen

2. Hva må du gjøre selv?

Hvem gjør hva når avtalen er signert? Det meste gjøres av din eksterne partner. Som kunde blir din hovedoppgave å gi tilgang til relevante systemer med regnskaps- og lønnsdata, å beskrive dine ønsker og behov, og å være tilgjengelig for å besvare spørsmål.

Leverandøren din vil som hovedregel overføre all data til nye systemer (med mindre leveransen skal kjøres på dine eksisterende systemer). Videre vil leverandøren ta seg av implementering, konfigurering, integrering, test og så videre – og holde deg løpende oppdatert på fremdriften.

3. Hvem trenger du å involvere?

Flere av dine ansatte vil være involvert i oppstartsfasen. Hvem og når avhenger av hvordan ansvaret er fordelt i selskapet ditt. Vi ser at følgende faser og roller som oftest involveres:

• Innledningsfasen: Ledelsen og lønns-/regnskapsansvarlig

• Mellomfasen: Lønns-/regnskapsansvarlig og IT-sjefen

• Sluttfasen: Ledelsen og lønns-/regnskapsansvarlig

Diskresjon og støtte

Å hente inn ekstern hjelp får nødvendigvis noen konsekvenser for enkelte medarbeidere. Alle trenger derfor ikke å bli involvert og informert med én gang. Det er viktig å velge en samarbeidspartner som har lang erfaring med slike prosesser. Leverandøren skal vite hva som skal til for å lage en svært god løsning som dekker alt – og som involverer de ansatte som påvirkes av beslutningen. Du skal rett og slett forvente at leverandøren opptrer profesjonelt på alle nivåer.