Livet til mange arbeidstakere i Norge har endret seg radikalt. Flere jobber i stor grad hjemmefra og det har ført med seg ulike utfordringer. Muligheten vi har til å kommunisere med hverandre er annerledes og å jobbe kreativt sammen blir litt vanskeligere med fysisk avstand i kombinasjon med at verktøyene vi er vant med å bruke ikke alltid er tilstrekkelige.
Hvilke muligheter gir digital samhandling?
Digitale arbeidsmøter og seminarer byr på utfordringer for mange som ikke alltid lar seg løse ved hjelp av kamera, mikrofon og skjermdeling. Slike møter er gjerne krevende og langvarige hvor man både skal løse problemer, jobbe kreativt sammen, diskutere og samarbeide
Digitale arenaer for samhandling kan likevel by på mange muligheter! Med riktige forberedelser, rett programvare og litt trening kan digitale arbeidsmøter og seminarer fort bli mer effektive, mer produktive og ikke minst mye morsommere enn fysiske samlinger. Å få litt snert inn i de digitale møtene er ikke så vanskelig, men krever noe læring, trening og å sette av tid.
Illustrasjonbilde fra LucidSpark. Bildet viser en Business Model Canvas, et typisk LEAN Startup Verktøy som kan benyttes ved ny forretningsstrategi eller utvikling av nye konsepter og som enkelt kan samhandles med i digitale workshops.
Få hjelp til møtekultur og effektiv møteledelse
Hvordan gjennomføre effektive digitale møter
Hvilke digitale verktøy fungerer i arbeidsmøter?
I digitale arbeidsmøter er det viktig å bruke egnet verktøy. I dag er det enkelt å samarbeide på tvers av både tid og sted i tradisjonelle office verktøy som word, powerpoint og excel. Å samarbeide om en powerpoint-presentasjon i team kan være svært effektivt. Man får gjort mye på mye på kort tid når man arbeider parallelt på ulike lokasjoner. Avklaringer internt i et team kan gjøres mens man jobber i en chat eller som kommentarer med tags i dokumentet, og ved å se hva de andre gjør så kan man jobbe mer eller mindre “oppå” hverandre til man er ferdig.
Det finnes i dag også verktøy som på flere områder kan være bedre alternativ i samarbeidsprosjekter. Ved bruk av verktøy som LucidArt og Miro kan det åpnes opp en ny verden for kreativ samhandling i eksempelvis strategiarbeid. Å jobbe i slike verktøy er i prinsippet ganske likt som å jobbe på en tavle i et møterom.
Digitale verktøy gjør det enklere å jobbe kreativt, enklere å få oversikt over arbeidet og ikke minst sparer man mye tid på dokumentasjonsarbeid i etterkant av en samling.
Kombinerer man slike verktøy med gode funksjonaliteter i møteapper som Google Meet, Teams eller Zoom kan man ganske enkelt veksle mellom å jobbe sammen i en større gruppe og å samhandle i mindre grupper. Man kan få til gode kombinasjoner av kreative refleksjoner og individuelle tanker og ideer som for noen kan være utfordrende i fysiske møter.
Skap verdi med effektive prosesser
Konkurransedyktige virksomhetsmodeller
Illustrasjonbilde fra LucidSpark. Illustrasjonsbilde fra en DesignThinkin works shop. Empatikart som kan benyttes i tidlig fase konseptutvikling ifm kartlegging, interaksjon og forståelse av kundebehov.
Har digitale møter noen fordeler? Og egner de seg noen ganger bedre enn fysiske samlinger?
Digitale arbeidsmøter krever på samme måte som fysiske møter et stykke forarbeid. Fordelen med digitale arbeidsmøter er at man som fasilitator gjerne har bedre kontroll på agenda og tid. Man kan lettere styre prosessen man skal gjennom da deltakerne i mindre grad vil falle ut i andre diskusjoner og det er enklere å unngå sidediskusjoner når folk sitter på ulike lokasjoner. Det er likevel viktig å ha spilleregler for arbeidet som som skal gjennomføres, og helst en godt gjennomarbeidet og detaljert plan for samlingen.
Når man jobber med fysisk avstand byr det på mange muligheter. Å kombinere felles prat og presentasjonsgjennomganger med gruppearbeid eller 1-1 refleksjoner gjøres effektivt via break out rooms. Kombineres dette videre med digitale møteplasser slik som i LucidPark kan man man både få til effektive gruppearbeid, presentasjoner av gruppenes arbeid, og ikke minst dokumentere arbeidet som er gjennomført på rekordtid.
Deltakere opplever ofte dette som usedvanlig morsomme måter å jobbe på, som både skaper engasjement og forpliktelser.
Azets kan hjelpe deg!
I Azets har vi lang erfaring i å fasilitere forbedringsarbeid. Ta kontakt så hjelper vi dere i gang.
